Прежде всего следует отметить, что процедура оформления и выдачи дубликата трудовой книжки определена Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.1993 г. № 58 (далее - Инструкция № 58).
Согласно разделу 5 Инструкции № 58 лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы.
Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения - в другие сроки, собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней нового образца с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняются по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о наградах» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о наградах и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
В дубликат трудовой книжки должна быть внесена информация о трудовой деятельности, предшествовавшей работе в последней организации и подтвержденная документами.
Такими документами могут быть удостоверенные в установленном порядке: справки о работе в других организациях; копии приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении с предыдущих мест работы; дипломы (свидетельства); справки о периодах получения пособия по безработице; трудовые договоры о работе у физических лиц, сведения из Пенсионного Фонда Украины по форме СЗВ-К и СЗІ-5 (первая содержит сведения о стаже за тот период, когда работник еще не был зарегистрирован в системе обязательного страхования пенсии, вторая справка уже является выпиской из лицевого счета работника).
Согласно части седьмой пункта 5.3 Инструкции № 58 владелец или уполномоченный им орган обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.
Если работодатель уже не существует, то есть субъект хозяйствования ликвидирован, то нужно направлять запрос в архив, где хранятся документы этой организации. Архив выдаст справку, которая будет одним из документов, подтверждающих Ваш стаж.
Эта информация необходима для определения продолжительности страхового стажа как для назначения пенсии, так и для назначения пособия по безработице или временной нетрудоспособности.