Согласно Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утверждённому постановлением НБУ № 148 от 29 декабря 2017 года (далее – Положение № 148), предприятие обязано самостоятельно разработать ряд внутренних документов, которые регулируют особенности его документооборота, связанного с кассовой дисциплиной. Такие внутренние документы не должны противоречить требованиям Положения № 148, но являются обязательными, так как при проверке кассовой дисциплины они являются обоснованием оформления кассовых операций тем или иным образом.
Какие же именно документы предприятие должно разработать самостоятельно для правильной организации работы с кассой?
Порядок оприходования наличных в кассе предприятия
Согласно п. 12 раздела II Положения № 148, субъект хозяйствования обязан самостоятельно разработать положение о порядке оприходования наличных в кассе предприятия, в котором следует учесть как особенности работы кассы самого предприятия, так и его обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики смен и т.п.). Для обособленных подразделений также следует оформить свой внутренний порядок оприходования наличных.
Порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия
Согласно п.40 раздела IV Положения № 148, предприятия, у которых есть обособленные подразделения, проводящие кассовые операции, и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия-юридического лица (в том числе в выходные и праздничные дни), внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия.
Лимит кассы и порядок его расчета
В соответствии с п.50 раздела IV Положения № 148, субъект хозяйствования на основании норм Положения НБУ № 148, а также с учетом особенностей его работы, обязан разработать и утвердить внутренним документом порядок расчета лимита кассы предприятия и его обособленных подразделений.
В таком расчете, согласно указанному пункту, учитывается срок сдачи предприятием наличной выручки для зачисления ее на счет в банке. Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается и доводится к сведению соответствующим внутренним документом.
Прогнозный лимит кассы, который утверждается предприятием на первые три месяца работы субъекта, обязан быть пересмотрен в двухнедельный срок на основании фактических показателей обращения наличных. Отсутствие утвержденного лимита кассы означает, что лимит равен нулю.
Достаточно ли указанных документов для правильной организации работы касс предприятия и его структурных подразделений?
На наш взгляд, предприятию необходимо урегулировать дополнительно ряд моментов, которые являются специфическими и могут влиять на организацию кассовой дисциплины.
Мы можем порекомендовать субъекту хозяйствования оформить такой внутренний документ, как Приказ об организации обращения наличных в кассе предприятия «Х» и в его структурных подразделениях.
Рекомендуем описать в нем следующие моменты:
Для грамотной организации работы с наличными средствами торговых точек предприятие может также внутренним документом описать внутренние процессы обособленного подразделения. Такой внутренний документ, например, может называться Приказ о создании и работе структурного подразделения «Магазин «Ромашка». Рекомендуем указать в нем следующие пункты:
При наличии этих внутренних документов предприятие сможет легко обосновать внедренный им внутренний алгоритм действий при работе с наличной выручкой как проверяющим, так и самим сотрудникам предприятия, которые отвечают з работу или контроль наличного обращения.