Предприниматели на общей системе налогообложения обязаны вести Книгу учета доходов и расходов, в которой по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход, на основании первичных документов осуществляются записи о полученных доходах и документально подтвержденные расходы.
Форма и порядок ведения Книги учета доходов и расходов утвержден приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481.
Объектом налогообложения предпринимателя на общей системе налогообложения является чистый налогооблагаемый доход, то есть разница между общим налогооблагаемым доходом (выручка в денежной и неденежной форме) и документально подтвержденными расходами, связанными с хозяйственной деятельностью такого предпринимателя.
Книга учета доходов и расходов должна быть зарегистрирована после даты государственной регистрации предпринимателя, до начала осуществления деятельности.
Предприниматель заполняет Книгу по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход, на основании первичных документов, осуществляя записи о полученных доходах и документально подтвержденных расходах.
Предприниматель заполняет Книгу самостоятельно по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход.
Требование по ведению Книги наемными лицами, находящимися в трудовых отношениях с самозанятым лицом, не предусмотрено.
Книга ведется следующим образом:
- в графе 2 отражается сумма дохода, полученного от осуществления хозяйственной деятельности с суммарным итогом за месяц, квартал, год, в частности, средства, поступившие на текущий счет, кассу налогоплательщика и / или полученная наличными, сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности, стоимость безвозмездно полученных товаров (работ, услуг);
- в графе 3 указывается сумма возвращенных средств за товары (работы и услуги) или возвращенной предоплаты;
- графа 4 рассчитывается как разница между полученным доходом (графа 2) и суммой возвращенных средств за товары (работы и услуги) (графа 3);
- в графе 5 указываются реквизиты документа, подтверждающего понесенные расходы, непосредственно связанные с полученным доходом, в частности, платежные поручения, приходные кассовые ордера, квитанции, фискальные чеки, акты закупки, акты выполненных работ, оказанных услуг и другие первичные документы, удостоверяющих факт оплаты;
- в графе 6 отражается сумма расходов, документально подтвержденных и непосредственно связанных с получением дохода по итогам дня.
Если доход получен в одном месяце, а расходы, связанные с его получением понесены в следующем, то по итогам дня по факту получения дохода / несения расходов (на основании первичных документов) в соответствии заполняется графа 2 «Сумма дохода, полученного от осуществления хозяйственной деятельности» и графа 6 «Сумма расходов, связанных с приобретением товаров (работ, услуг)».
В графе 7 отражается сумма расходов на оплату труда и начисления на оплату труда наемных лиц, понесенных в отчетном месяце, в течение которого получен доход, но, если доход в отчетном месяце не получался, то графа 7 «Сумма расходов на оплату труда наемных лиц» Книги не заполняется.
В графе 8 отражается сумма фактически понесенных других расходов, непосредственно связанных с получением дохода, не указанных в графах 6 и 7, в частности, расходы на оплату услуг, связи, арендных и коммунальных платежей и т.д., которые должны быть документально подтверждены в гр.5.
Также, в графе 8 отражаются суммы уплаченного за себя единого взноса, а также уплаченные суммы платежей за получение лицензий на осуществление определенных видов хозяйственной деятельности по факту их уплаты на основании подтверждающих документов.
В графе 9 указывается сумма чистого налогооблагаемого дохода (разница между доходом за отчетный период (графа 4) и понесенными расходами от осуществления хозяйственной деятельности (графы 6, 7, 8)).
Однако, в случае если результатом расчета будет отрицательное значение, то графа 9 Книги прочеркивается.
Предприниматели, которые зарегистрированы плательщиками НДС, в Книге суммы доходов и расходов отражают без НДС.
В случае нерегистрации (неведения) Книги учета доходов и расходов к физического лица предпринимателя применяются штрафные санкции, предусмотренные ст. 121 НКУ (510 грн., 1020 грн.) и ст. 1641 Кодекса Украины об административных правонарушениях (штраф от 3 до 8 необлагаемых минимумов доходов граждан, а при наложении штрафа в течение года за то же нарушение - от 5 до 8 необлагаемых минимумов доходов граждан).
Указанная норма предусмотрена п. 177.2, п. 177.10; п. 178.6 НКУ и Порядком ведения Книги физическими лицами предпринимателями на общей системе налогообложения, утвержденным приказом Миндоходив от 16.09.2013 г. № 481.