Лица, которые в соответствии с НКУ имеют статус налоговых агентов, обязаны подавать в сроки, установленные НКУ для налогового квартала, налоговый расчет суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога на доходы физических лиц (далее –НДФЛ), а также суммы удержанного с них НДФЛ в контролирующий орган по месту своего расположения. Такой расчет подается только в случае начисления сумм указанных доходов плательщику НДФЛ налоговым агентом в течение отчетного периода.
Нормы установлены п.п. «б» п. 176.2 НКУ.
Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ) утверждены приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4 (далее - Порядок № 4).
Согласно п. 3.7 раздела III Порядка № 4 графы 6 и 7 налогового расчета по форме № 1ДФ заполняются на физических лиц, которые:
- принимались на работу в отчетном периоде (графа 6);
- были уволены в отчетном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или были уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде (графа 7).
Для тех физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются.
Напротив надписи «Работало по трудовым договорам» в реквизитах налогового расчета по форме № 1ДФ проставляется количество работников, работающих по трудовым договорам (контрактам) (п. 3.1 раздела III Порядка № 4).
При этом, если, например, по состоянию на 1 апреля текущего года по трудовым договорам работало 30 человек, а в течение отчетного квартала один человек уволился, два человека были приняты на работу, то фактически в течение отчетного квартала работало 32 человека.
Итак, если в течение отчетного периода количество работников менялась в связи с принятием и увольнением с места работы, то в графе «Работало по трудовым договорам» налогового расчета по форме № 1ДФ следует указывать максимальное количество работников, которые фактически работали по трудовым договорам в течение отчетного квартала.