Комплект документов, требуемых при проверке по вопросам соблюдения законодательства о труде:
1. Учредительные документы предприятия.
2. Документы, подтверждающие полномочия руководителя.
Трудовой договор (контракт), приказ или распоряжение о назначении на должность.
3. Коллективный договор и приложения к нему.
Если колдоговор есть. Если нет — ну и ладно. Гоструда не может заставить заключить колдоговор. Колдоговор — дело добровольное.
4. Трудовые договоры, если заключены в письменной форме.
Когда нужен письменный договор? Перечень случаев – в ст. 24 КЗоТ.
5. Уведомления о приеме на работу.
Должны быть на всех работников, трудоустроенных с 03.07.2015 г.
Но есть исключения. С 05.03.2020 г. Уведомление не нужно подавать при приеме на работу (1) руководителя предприятия, (2) члена исполнительного органа хозяйственного общества (если сведения о нем включены в ЕГР).
6. Приказы по личному составу.
Ими оформляют прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпусков, командирование и т. п. Такие приказы регистрируют и их учет ведут отдельно от приказов по основной деятельности.
Отдельно из группы приказов по личному составу выделяют и регистрируют приказы о командировании работников предприятия.
Для регистрации приказов по личному составу обычно используют журнал (книгу) регистрации. Форму такого журнала (книги) предложило Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-487.
Важно! Трудовое законодательство не обязывает вести журнал (книгу). Тут можно говорить про косяки в делопроизводстве. Но это не нарушение трудового законодательства.
7. Правила внутреннего трудового распорядка
Нужны ли Правила ФЛП?
Минсоцполитики в письме от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133 говорит о возможности их составления предпринимателями.
А Гоструда? Она традиционно хочет Правил. Хотя, на мой взгляд, Правила для ФЛП слишком глобальны и все вопросы, которые они регулируют, в большинстве случаев уже улажены в трудовом договоре.
Но если не хотите радовать инспекторов труда отсутствием Правил, учтите, что утверждает Правила не работодатель, а трудовой коллектив.
Каждый вновь принятый работник должен быть ознакомлен с Правилами под подпись.
8. Положение об оплате труда и Положение о премировании.
Но их может и не быть, если оплатно-премиальные вопросы утрясены в других внутренних документах работодателя.
Обычно эти Положения оформляют как приложения к колдоговору.
Но можно составить самостоятельные документы, например, если колдоговора нет. Тогда их утверждает руководитель предприятия после согласования с профкомом (уполномоченным представителем трудового коллектива).
9. Должностные (рабочие) инструкции работников.
Нормативно-правовыми актами прямо не установлена обязанность работодателя разрабатывать эти инструкции.
НО! Минсоцполитки и Гоструда настаивают на обязательности должностных (рабочих) инструкций.
Иначе — нарушение трудового законодательства — штрафы. Ведь работодатель обязан разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под подпись об условиях труда (ст. 29 КЗоТ).
Не хотите с ними спорить? Разработайте должностные (рабочие) инструкции.
Не знаете, с чего начать? Начните со Справочника квалификационных характеристик профессий работников.
Смотрите Справочник и понимаете, что он не совсем подходит? Без проблем. Работодатель вправе отступать от него, разрабатывая инструкцию «под себя». Так, задачи и обязанности, включенные Справочником в типовую квалификационную характеристику той или иной должности, можно распределить между отдельными работниками.
Возможна и обратная ситуация, когда круг задач и обязанностей отдельных работников можно расширить поручением им работ, предусмотренных для разных групп должностей (профессий), равных по сложности (или меньшей сложности), выполнение которых не требует другой специальности, квалификации. Например, в должностную инструкцию бухгалтера «догрузить» обязанности кассира.
10. «Расценочные» документы.
При тарифной системе оплаты труда (повременной и сдельной) могут попросить:
— схемы должностных окладов, тарифные сетки и схемы тарифных (должностных) разрядов;
— штатное расписание. Опять-таки трудовое законодательство не требует наличия штатного расписания. И опять-таки Гоструда традиционно настаивает на обязательном наличии штатного расписания у всех субъектов хозяйствования, в том числе и у ФЛП. Не готовы спорить с инспекторами труда? Ну, вы поняли…
11. Табели учета использования рабочего времени.
Типовая форма Табеля № П-5 носит рекомендательный характер. А значит, ее можно дополнить нужными вам показателями.
Но, предупреждаю, на практике попадаются такие инспекторы труда, которые свято уверены, что эта форма обязательна для всех и изменять ей нельзя. Если к вам пришли именно такие проверяющие, прочтите вместе с ними примечание 2 к форме № П-5.
12. Личные карточки работников и личные дела.
Личные карточки заводят на каждое лицо, принятое на постоянную, временную или сезонную работу, в том числе по совместительству. Типовая форма этого документа № П-2 для обычных работников утверждена приказом № 495.
Нужно ли ФЛП вести личные карточки? Минсоцполитики настаивает, что да (письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06).
Представители Гоструда также зачастую требуют, чтобы ФЛП вели личные карточки работников. Есть судебная практика, когда суды в этом вопросе поддерживают проверяющих (см. постановление Третьего апелляционного админсуда от 13.11.2018 г. по делу № 804/1854/17).
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), работника ознакомляют под подпись в личной карточке. Уточните этот момент перед проверкой. Иначе проверит Гоструда. Нет подписей — штраф. И суд не поможет (см. постановление Верховного Суда от 18.06.2020 г. № 808/1083/17).
13. Трудовые книжки, вкладыши к ним и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Не касается ФЛП и физлиц, которые используют наемный труд. Они трудовые книжки наемных работников у себя не хранят и Книгу не ведут.
14. Разрешение на трудоустройство иностранцев.
Если работают иностранцы.
15. Графики отпусков и Уведомления о начале отпуска.
Обязательны для всех работодателей (ст. 79 КЗоТ). Унифицированных форм Графика отпусков и Уведомления нет. Здесь все в ваших руках.
Совет: не пытайтесь скрестить График с Уведомлением. Верховный Суд считает, что письменное Уведомление за две недели до начала отпуска не равнозначно ознакомлению с Графиком отпусков (см. постановление Верховного Суда от 18.06.2020 г. № 808/1083/17).
16. Графики выхода на работу (графики сменности).
Если по работникам ведется суммированный учет рабочего времени или работник трудится по индивидуальному графику выхода на работу, то Гоструда попросит предоставить соответствующие графики.
17. Нормы продолжительности рабочего времени на соответствующий год.
Их работодатель определяет самостоятельно с соблюдением требований ст. 50 — 53, 67 и 73 КЗоТ. Но если 5-дневка с двумя выходными в субботу и воскресенье с одинаковой продолжительностью времени работы за день на протяжении рабочей недели, то Нормы можно позаимствовать из писем Минсоцполитики.
Однако если режим работы другой – рассчитайте и утвердите Нормы!
18. Документы по начислению/выплате зарплаты и командировочных.
19. Документы на отчисления из зарплаты.
Это могут быть заявления работников, исполнительные документы, приказы об отчислении, с которыми ознакомлен работник, и т. д.
20. Графики погашения задолженности по выплате зарплаты.
При наличии задолженности по выплате заработной платы.
21. Заявления работников.
22. Пояснения/объяснительные записки работников.
Если были нарушения трудовой дисциплины. Приложите акты, докладные записки, связанные с такими нарушениями.
23. Письменные согласия работников.
В тех случаях, когда они нужны (на перевод, на ночную работу льготных категорий работников, на сверхурочные). Отказы от продолжения работы в изменившихся условиях труда.
24. Договоры о полной материальной ответственности (при наличии).
Договоры такого рода можно заключать не со всеми наемными работниками, а лишь с теми, кто соответствует определенным параметрам. Это работники, которые (1) достигли 18 лет + (2) занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.
25. Протоколы комиссии социального страхования, больничные листы.
26. Карты условий труда при проведении аттестации рабочих мест.
27. Копии «трудовых» статотчетов (если подаются).
Вы в тихом восторге от количества документов?
Единственное, чем могу обрадовать, что все эти документы могут запросить инспекторы труда только в ходе плановой проверки. А на плановые проверки пока табу.
Сегодня инспекторы труда могут рыскать только в поисках неоформленных трудовых отношений. Соответственно набор документов, которые они могут попросить предоставить, будет гораздо скромнее. Здесь их будут интересовать трудовые договоры, приказы о приеме на работу, уведомления о приеме на работу.
Кроме того, могут прийти с внеплановой проверкой на основании жалобы работника или лица, которое считает себя работником, а вы его не оформили. В этом случае набор документов будет зависеть от того, на что жаловался жаловальщик.
Еще один момент. Довольно часто встречается ситуация: нагрянуло Гоструда, не нашло какой-либо документ (например, штатное расписание) и выписало предписание «Сделать». Если вы не согласны с Гоструда, считаете, что не обязаны иметь этот документ и собираетесь защищать свою позицию в суде, не нужно выполнять предписание! Суды расценивают такие действия работодателя как признание своей вины. И тут не поспоришь. Если уверен, что штатное расписание тебе не нужно, так зачем же его сделал?!
Какой штраф ждать за отсутствие интересующего Гоструда документа? В первый раз — штраф в 1 минималку и админштраф от 510 до 1700 грн. А если работник, чьи права были нарушены отсутствием документа, еще и несовершеннолетний, беременный или одинокий с ребенком до 14 лет, то админштраф уже будет от 1700 до 5100 грн.
Не вредите себе сами. И пусть трудовые проверки обходят вас стороной.