Комплект документів, необхідних при перевірці з питань дотримання законодавства про працю:
1. Установчі документи підприємства.
2. Документи, що підтверджують повноваження керівника.
Трудовий договір (контракт), наказ або розпорядження про призначення на посаду.
3. Колективний договір та додатки до нього.
Якщо колдоговір є. Якщо немає — ну й добре. Держпраці не може змусити його укласти. Колдоговір — справа добровільна.
4. Трудові договори, якщо укладені в письмовій формі.
Коли потрібен письмовий договір? Перелік випадків — у ст. 24 КЗпП.
5. Повідомлення про прийняття на роботу.
Мають бути на всіх працівників, працевлаштованих з 03.07.2015 р.
Але є винятки. З 05.03.2020 р. Повідомлення не треба подавати при прийнятті на роботу (1) керівника підприємства, (2) члена виконавчого органу господарського товариства (якщо відомості про нього включені до ЄДР).
6. Накази щодо особового складу.
Ними оформляють прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення працівників, надання відпусток, відряджання тощо. Такі накази реєструють та їх облік ведуть окремо від наказів за основною діяльністю.
Окремо з групи наказів щодо особового складу виділяють і реєструють накази про відрядження працівників підприємства.
Для реєстрації наказів щодо особовогоу складу зазвичай використовують журнал (книгу) реєстрації. Форму такого журналу (книги) запропонувало Мінпраці в листі від 19.10.2005 р. № 09-487.
Важливо! Трудове законодавство не зобов'язує вести журнал (книгу). Тут можна говорити про косяки в діловодстві. Але це не порушення трудового законодавства.
7. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Чи потрібні Правила ФОП?
Мінсоцполітики в листі від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133 говорить про можливість їх складання підприємцями.
А Держпраці? Вона традиційно хоче Правил. Хоча, на мій погляд, Правила для ФОП надто глобальні і всі питання, які вони регулюють, як правило, вже погоджені в трудовому договорі.
Але якщо не хочете радувати інспекторів праці відсутністю Правил, врахуйте, що затверджує Правила не роботодавець, а трудовий колектив.
Кожен новоприйнятий працівник повинен бути ознайомлений з Правилами під підпис.
8. Положення про оплату праці та Положення про преміювання.
Але їх може і не бути, якщо оплатно-преміальні питання погоджені в інших внутрішніх документах роботодавця.
Зазвичай ці Положення оформляють як додатки до колдоговору.
Але можна скласти самостійні документи, наприклад, якщо колдоговору немає. Тоді їх затверджує керівник підприємства після узгодження з профкомом (уповноваженим представником трудового колективу).
9. Посадові (робочі) інструкції працівників.
Нормативно-правовими актами прямо не встановлений обов'язок роботодавця розробляти ці інструкції.
АЛЕ! Мінсоцполітки та Держпраці наполягають на обов'язковості посадових (робочих) інструкцій.
Інакше — порушення трудового законодавства — штрафи. Адже роботодавець зобов'язаний роз'яснити працівникові його права та обов'язки і проінформувати під підпис про умови праці (ст. 29 КЗпП).
Не хочете з ними сперечатися? Розробіть посадові (робочі) інструкції.
Не знаєте, з чого почати? Розпочніть із Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.
Дивитеся Довідник і розумієте, що він не зовсім підходить? Без проблем. Роботодавець має право відступати від нього, розробляючи інструкцію «під себе». Так, завдання та обов'язки, включені Довідником до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої посади, можна розподілити між окремими працівниками.
Можлива й зворотна ситуація, коли коло завдань та обов'язків окремих працівників можна розширити дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад (професій), рівних за складністю (чи меншою складністю), виконання яких не вимагає іншої спеціальності, кваліфікації. Наприклад, до посадової інструкції бухгалтера «довантажити» обов'язки касира.
10. «Розцінкові» документи.
При тарифній системі оплати праці (почасовій та відрядній) можуть попросити:
— схеми посадових окладів, тарифні сітки і схеми тарифних (посадових) розрядів;
— штатний розпис. Знову-таки трудове законодавство не вимагає наявності штатного розпису. І знову-таки Держпраці традиційно наполягає на обов'язковій наявності штатного розпису в усіх суб'єктів господарювання, у тому числі й у ФОП. Не готові сперечатися з інспекторами праці? Ну, ви зрозуміли…
11. Табелі обліку використання робочого часу.
Типова форма Табеля № П-5 носить рекомендаційний характер. Тобто її можна доповнити потрібними вам показниками.
Але, попереджаю, на практиці трапляються такі інспектори праці, які свято впевнені, що ця форма обов'язкова для всіх і зраджувати їй не можна. Якщо до вас завітали саме такі перевіряючі, прочитайте разом із ними примітку 2 до форми № П-5.
12. Особові картки працівників та особові справи.
Особові картки заводять на кожну особу, прийняту на постійну, тимчасову або сезонну роботу, у тому числі за сумісництвом. Типова форма цього документа № П-2 для звичайних працівників затверджена наказом № 495.
Чи треба ФОП вести особові картки? Мінсоцполітики наполягає, що так (лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06).
Представники Держпраці також часто-густо вимагають, щоб ФОП вели особові картки працівників. Є судова практика, коли суди в цьому питанні підтримують перевіряючих (див. постанову Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17).
З кожним записом, що вноситься до трудової книжки (вкладиша), працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці. Уточніть цей момент перед перевіркою. Інакше перевірить Держпраці. Немає підписів — штраф. І суд не допоможе (див. постанову Верховного Суду від 18.06.2020 р. № 808/1083/17).
13. Трудові книжки, вкладиші до них та Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Не стосується ФОП і фізичних осіб, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не зберігають і Книгу не ведуть.
14. Дозвіл на працевлаштування іноземців.
Якщо працюють іноземці.
15. Графіки відпусток та Повідомлення про початок відпустки.
Обов'язкові для всіх роботодавців (ст. 79 КЗпП). Уніфікованих форм Графіка відпусток та Повідомлення немає. Тут усе у ваших руках.
Порада: не намагайтеся схрестити Графік із Повідомленням. Верховний Суд вважає, що письмове Повідомлення за два тижні до початку відпустки не рівнозначне ознайомленню з Графіком відпусток (див. постанову Верховного Суду від 18.06.2020 р. № 808/1083/17).
16. Графіки виходу на роботу (графіки змінності).
Якщо за працівниками ведеться підсумовуваний облік робочого часу або працівник працює за індивідуальним графіком виходу на роботу, то Держпраці попросить надати відповідні графіки.
17. Норми тривалості робочого часу на відповідний рік.
Їх роботодавець визначає самостійно з дотриманням вимог ст. 50 — 53, 67 і 73 КЗпП. Але якщо 5-денка з двома вихідними в суботу та неділю з однаковою тривалістю часу роботи за день протягом робочого тижня, то Норми можна запозичити з листів Мінсоцполітики.
Проте якщо режим роботи інший — розрахуйте і затвердіть Норми!
18. Документи щодо нарахування/виплати зарплати і відрядних.
19. Документи на відрахування із зарплати.
Це можуть бути заяви працівників, виконавчі документи, накази про відрахування, з якими ознайомлений працівник, тощо.
20. Графіки погашення заборгованості з виплати зарплати.
За наявності заборгованості з виплати заробітної плати.
21. Заяви працівників.
22. Пояснення/пояснювальні записки працівників.
Якщо були порушення трудової дисципліни. Додайте акти, доповідні записки, пов'язані з такими порушеннями.
23. Письмові згоди працівників
У тих випадках, коли вони потрібні (на переведення, на нічну роботу пільгових категорій працівників, на понаднормові). Відмови від продовження роботи в тих умовах праці, що змінилися.
24. Договори про повну матеріальну відповідальність (за наявності).
Договори такого роду можна укладати не з усіма найманими працівниками, а лише з тими, хто відповідає певним параметрам. Це працівники, які (1) досягли 18 років + (2) обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей.
25. Протоколи комісії соціального страхування, лікарняні листи.
26. Карти умов праці при проведенні атестації робочих місць.
27. Копії «трудових» статзвітів (якщо подаються).
Ви в тихому захваті від кількості документів?
Єдине, чим можу порадувати, що всі ці документи можуть запитати інспектори праці тільки під час планової перевірки. А на планові перевірки поки табу.
Сьогодні інспектори праці можуть нишпорити тільки в пошуках неоформлених трудових відносин. Відповідно набір документів, які вони можуть попросити надати, буде набагато скромніший. Тут їх цікавитимуть трудові договори, накази про прийняття на роботу, повідомлення про прийняття на роботу.
Крім того, можуть завітати з позаплановою перевіркою на підставі скарги працівника або особи, яка вважає себе працівником, а ви її не оформили. У цьому випадку набір документів залежатиме від того, на що скаржився скаржник.
Ще один момент. Досить часто трапляється ситуація: завітала Держпраці, не знайшла якигось документа (наприклад, штатного розпису) і виписала припис «Зробити». Якщо ви не згодні з Держпраці, вважаєте, що не зобов'язані мати цього документа і збираєтеся захищати свою позицію у суді, не треба виконувати припис! Суди розцінюють такі дії роботодавця як визнання своєї вини. І тут не посперечаєшся. Якщо впевнений, що штатний розпис тобі не потрібен, так навіщо ж його зробив?!
На який штраф чекати за відсутність документа, що цікавить Держпраці? Уперше — штраф в 1 мінімалку та адмінштраф від 510 до 1700 грн. А якщо працівник, чиї права були порушені відсутністю документа, ще й неповнолітній, вагітний або одинокий із дитиною до 14 років, то адмінштраф вже буде від 1700 до 5100 грн.
Не шкодьте собі самі. І нехай трудові перевірки обходять вас стороною.