Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


17.07.20
49499 28 Друкувати

Перевірки Держпраці: які документи готувати? [перелік]

Ушакова Лілія експерт з кадрових і податкових питань

Комплект документів, необхідних при перевірці з питань дотримання законодавства про працю:

1. Установчі документи підприємства.

2. Документи, що підтверджують повноваження керівника.

Трудовий договір (контракт), наказ або розпорядження про призначення на посаду.

3. Колективний договір та додатки до нього.

Якщо колдоговір є. Якщо немає — ну й добре. Держпраці не може змусити його укласти. Колдоговір — справа добровільна.

4. Трудові договори, якщо укладені в письмовій формі.

Коли потрібен письмовий договір? Перелік випадків — у ст. 24 КЗпП.

5. Повідомлення про прийняття на роботу.

Мають бути на всіх працівників, працевлаштованих з 03.07.2015 р.

Але є винятки. З 05.03.2020 р. Повідомлення не треба подавати при прийнятті на роботу (1) керівника підприємства, (2) члена виконавчого органу господарського товариства (якщо відомості про нього включені до ЄДР).

6. Накази щодо особового складу.

Ними оформляють прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення працівників, надання відпусток, відряджання тощо. Такі накази реєструють та їх облік ведуть окремо від наказів за основною діяльністю.

Окремо з групи наказів щодо особового складу виділяють і реєструють накази про відрядження працівників підприємства.

Для реєстрації наказів щодо особовогоу складу зазвичай використовують журнал (книгу) реєстрації. Форму такого журналу (книги) запропонувало Мінпраці в листі від 19.10.2005 р. № 09-487.

Важливо! Трудове законодавство не зобов'язує вести журнал (книгу). Тут можна говорити про косяки в діловодстві. Але це не порушення трудового законодавства.

7. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

 Чи потрібні Правила ФОП?

Мінсоцполітики в листі від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133 говорить про можливість їх складання підприємцями.

 А Держпраці? Вона традиційно хоче Правил. Хоча, на мій погляд, Правила для ФОП надто глобальні і всі питання, які вони регулюють, як правило, вже погоджені в трудовому договорі.

Але якщо не хочете радувати інспекторів праці відсутністю Правил, врахуйте, що затверджує Правила не роботодавець, а трудовий колектив
Кожен новоприйнятий працівник повинен бути ознайомлений з Правилами під підпис.

8. Положення про оплату праці та Положення про преміювання.

Але їх може і не бути, якщо оплатно-преміальні питання погоджені в інших внутрішніх документах роботодавця.

Зазвичай ці Положення оформляють як додатки до колдоговору. 
Але можна скласти самостійні документи, наприклад, якщо колдоговору немає. Тоді їх затверджує керівник підприємства після узгодження з профкомом (уповноваженим представником трудового колективу).

9. Посадові (робочі) інструкції працівників.

Нормативно-правовими актами прямо не встановлений обов'язок роботодавця розробляти ці інструкції.

АЛЕ! Мінсоцполітки та Держпраці наполягають на обов'язковості посадових (робочих) інструкцій.

Інакше — порушення трудового законодавства — штрафи. Адже роботодавець зобов'язаний роз'яснити працівникові його права та обов'язки і проінформувати під підпис про умови праці (ст. 29 КЗпП).

Не хочете з ними сперечатися? Розробіть посадові (робочі) інструкції.

Не знаєте, з чого почати? Розпочніть із Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Дивитеся Довідник і розумієте, що він не зовсім підходить? Без проблем. Роботодавець має право відступати від нього, розробляючи інструкцію «під себе». Так, завдання та обов'язки, включені Довідником до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої посади, можна розподілити між окремими працівниками.

Можлива й зворотна ситуація, коли коло завдань та обов'язків окремих працівників можна розширити дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад (професій), рівних за складністю (чи меншою складністю), виконання яких не вимагає іншої спеціальності, кваліфікації. Наприклад, до посадової інструкції бухгалтера «довантажити» обов'язки касира.

10. «Розцінкові» документи.

При тарифній системі оплати праці (почасовій та відрядній) можуть попросити:

            — схеми посадових окладів, тарифні сітки і схеми тарифних (посадових) розрядів;

— штатний розпис. Знову-таки трудове законодавство не вимагає наявності штатного розпису. І знову-таки Держпраці традиційно наполягає на обов'язковій наявності штатного розпису в усіх суб'єктів господарювання, у тому числі й у ФОП. Не готові сперечатися з інспекторами праці? Ну, ви зрозуміли…

11. Табелі обліку використання робочого часу.

Типова форма Табеля № П-5 носить рекомендаційний характер. Тобто її можна доповнити потрібними вам показниками.

Але, попереджаю, на практиці трапляються такі інспектори праці, які свято впевнені, що ця форма обов'язкова для всіх і зраджувати їй не можна. Якщо до вас завітали саме такі перевіряючі, прочитайте разом із ними примітку 2 до форми № П-5.

12. Особові картки працівників та особові справи.

Особові картки заводять на кожну особу, прийняту на постійну, тимчасову або сезонну роботу, у тому числі за сумісництвом. Типова форма цього документа № П-2 для звичайних працівників затверджена наказом № 495.

Чи треба ФОП вести особові картки? Мінсоцполітики наполягає, що так (лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06).

Представники Держпраці також часто-густо вимагають, щоб ФОП вели особові картки працівників. Є судова практика, коли суди в цьому питанні підтримують перевіряючих (див. постанову Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17).

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки (вкладиша), працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці. Уточніть цей момент перед перевіркою. Інакше перевірить Держпраці. Немає підписів — штраф. І суд не допоможе (див. постанову Верховного Суду від 18.06.2020 р. № 808/1083/17).

13. Трудові книжки, вкладиші до них та Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Не стосується ФОП і фізичних осіб, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не зберігають і Книгу не ведуть.

14. Дозвіл на працевлаштування іноземців.

Якщо працюють іноземці.

15. Графіки відпусток та Повідомлення про початок відпустки.

Обов'язкові для всіх роботодавців (ст. 79 КЗпП). Уніфікованих форм Графіка відпусток та Повідомлення немає. Тут усе у ваших руках.

Порада: не намагайтеся схрестити Графік із Повідомленням. Верховний Суд вважає, що письмове Повідомлення за два тижні до початку відпустки не рівнозначне ознайомленню з Графіком відпусток (див. постанову Верховного Суду від 18.06.2020 р. № 808/1083/17).

16. Графіки виходу на роботу (графіки змінності).

Якщо за працівниками ведеться підсумовуваний облік робочого часу або працівник працює за індивідуальним графіком виходу на роботу, то Держпраці попросить надати відповідні графіки.

17. Норми тривалості робочого часу на відповідний рік.

Їх роботодавець визначає самостійно з дотриманням вимог ст. 50 — 53, 67 і 73 КЗпП. Але якщо 5-денка з двома вихідними в суботу та неділю з однаковою тривалістю часу роботи за день протягом робочого тижня, то Норми можна запозичити з листів Мінсоцполітики.

Проте якщо режим роботи інший розрахуйте і затвердіть Норми!

18. Документи щодо нарахування/виплати зарплати і відрядних.

19. Документи на відрахування із зарплати.

Це можуть бути заяви працівників, виконавчі документи, накази про відрахування, з якими ознайомлений працівник, тощо.

20. Графіки погашення заборгованості з виплати зарплати.

За наявності заборгованості з виплати заробітної плати.

21. Заяви працівників.

22. Пояснення/пояснювальні записки працівників.

Якщо були порушення трудової дисципліни. Додайте акти, доповідні записки, пов'язані з такими порушеннями.

23. Письмові згоди працівників

У тих випадках, коли вони потрібні (на переведення, на нічну роботу пільгових категорій працівників, на понаднормові). Відмови від продовження роботи в тих умовах праці, що змінилися.

24. Договори про повну матеріальну відповідальність (за наявності).

Договори такого роду можна укладати не з усіма найманими працівниками, а лише з тими, хто відповідає певним параметрам. Це працівники, які (1) досягли 18 років + (2) обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей.

25. Протоколи комісії соціального страхування, лікарняні листи.

26. Карти умов праці при проведенні атестації робочих місць.

27. Копії «трудових» статзвітів (якщо подаються).

 

Ви в тихому захваті від кількості документів?

Єдине, чим можу порадувати, що всі ці документи можуть запитати інспектори праці тільки під час планової перевірки. А на планові перевірки поки табу.

Сьогодні інспектори праці можуть нишпорити тільки в пошуках неоформлених трудових відносин. Відповідно набір документів, які вони можуть попросити надати, буде набагато скромніший. Тут їх цікавитимуть трудові договори, накази про прийняття на роботу, повідомлення про прийняття на роботу.

Крім того, можуть завітати з позаплановою перевіркою на підставі скарги працівника або особи, яка вважає себе працівником, а ви її не оформили. У цьому випадку набір документів залежатиме від того, на що скаржився скаржник.

Ще один момент. Досить часто трапляється ситуація: завітала Держпраці, не знайшла якигось документа (наприклад, штатного розпису) і виписала припис «Зробити». Якщо ви не згодні з Держпраці, вважаєте, що не зобов'язані мати цього документа і збираєтеся захищати свою позицію у суді, не треба виконувати припис! Суди розцінюють такі дії роботодавця як визнання своєї вини. І тут не посперечаєшся. Якщо впевнений, що штатний розпис тобі не потрібен, так навіщо ж його зробив?!

На який штраф чекати за відсутність документа, що цікавить Держпраці? Уперше штраф в 1 мінімалку та адмінштраф від 510 до 1700 грн. А якщо працівник, чиї права були порушені відсутністю документа, ще й неповнолітній, вагітний або одинокий із дитиною до 14 років, то адмінштраф вже буде від 1700 до 5100 грн.

Не шкодьте собі самі. І нехай трудові перевірки обходять вас стороною.

Бухгалтер 911 наголошує: зміст авторських матеріалів може не співпадати з політикою та точкою зору редакції. Серед авторів матеріалів, що публікуються, є не лише представники редакційної команди.

Викладена інформація в конкретній публікації відображає позицію автора. Редакція не втручається в авторські матеріали, не редагує тексти, тож не несе відповідальності за їх зміст.

Коментарі
  • Ольга
17.07.20 11:49

Спасибо вам самое огромное за такую подборку, потому как этот вопрос мучал очень давно. А скажите они проверяют только по текущим сотрудникам или по уволенным тоже?

Відповісти
  • Лілія
17.07.20 12:38

Ольга, и по уволенным тоже. По ним смотрят:
1) правильность и полноту начисления сумм при окончательном расчете. Например, неначислили компенсацию за неиспользованный отпуск или неправильно рассчитали кол-во дней такой компенсации (а это уже нарушение мингарантий, можно штраф сбить);
2) своевременно ли провели расчет (несвоевременно - еще штраф). Так что им есть что ловить. + По уволенным бывает очень тяжело испариться, а именно найти работника, чтоб выплатить ему недоплаченное. А исправление - это не только начисление в бухучете, но и выплата работнику.
Но опять таки, в 2020 году плановых проверок по труду по идее быть не должно. Только внеплановые мероприятия. А там они смотрят те вопросы, по которым к ним обратились.

Відповісти
  • Наталья
17.07.20 15:13

Лілія,что вы имеете ввиду "плановых проверок" быть не должно? у нас  назначена  на сентябрь, не понятно, перенесут ее или нет?

Відповісти
  • Лілія
17.07.20 15:42

Наталья, смотрите, если Вы откроете План проверок гоструда на 2020 год.https://buhgalter911.com/spravochniki/otvetstvennost-shtrafnye-sankcii/plan-perevirok-derghpraci-1046804.html, то Вы там найдете проверки по по вопросам:
Додержання законодавства у сферах зайнятості населення, зайнятості та працевлаштування осіб з інвалідністю 
Додержання законодавства у сферах промислової безпеки,охорони праці, гігієни праці, поводження з вибуховими матеріалами промислового призначення
А вот Додержання законодавства про працю нет. 
Т.е. Гоструда может проверять в 2020 году соблюдение, например, законодательства об охране труда и требовать предоставить доки, связанные с охраной труда. 
Но прийти с плановой проверкой по вопросам соблюдения законодательства о труде (КЗоТ, Закон об оплате труда, Закон об отпусках), не может.  

Відповісти
  • Наталья
17.07.20 15:59

Лілія,да, у меня и написана гігієна праці. Спасібо.

Відповісти
  • Буржуй
17.07.20 12:43

Застрелиться!(ть)

Відповісти
  • Татьяна
17.07.20 13:43

Интересно , а эти специалисты ТРУДОВИКИ, когда нибудь сами работали и заполняли  ВСЕ-ВСЕ эти шедевры и такое количество?

Відповісти
  • Igor
17.07.20 15:54

..допустим кадровый учёт как часть общего ведётся в 1с 8.3.. соответственно и личные карточки сотрудников (будь они неладны!!) - тоже... О всякого рода действиях сотрудники под роспись уведомляется приказами соответственно.. следуя логике статьи - каким образом вносить роспись кадра в карточку?? Не распечатывать же ее каждый раз?? Или все же достаточно продемонстрировать стос приказов с личными росчерками сотрудников??

Відповісти
  • 555
22.07.20 16:58

Igor, на бумажечке, на бумажечке,  ведем карточку (получается дублируем в электр. виде в 1С) и иногородним высылаем под роспись каждый раз, и трепетно ждем обратно, чтоб работник не  дай бог не похерил!!!

Відповісти
  • Лілія
17.07.20 16:42

Igor, понимаете в чем фикус, в том что контролеры будут тупо читать бумажку, где написано, должна быть подпись в особой картке. Технический прогресс их вряд ли впечатлит. В КЗоТ так и не внесли норму о документах в письменной и электронной форме. Точнее законопроект был принят в конце прошлого года и даже направлен ЗЕ на подпись. Там он до сих пор и лежит

Відповісти
  • Наталья
17.07.20 17:52

Большое спасибо ,отличная статья !

Відповісти
  • Алла
17.07.20 19:18

что значит гигиена трудаЧто п роверяют.,?

Відповісти
  • Сомневающийся Sкептиk
18.07.20 10:10

Спасибо!
Т.к. в пункте 7 упомянут ответ Минсоцполитики на мой запрос, дополню более подробным своим письмом и ответами, прикреплёнными к нему "Про кадровые документы у работодателей физлиц" (если нажать на ссылки, выделенные синим цветом, то письма-ответы откроются). В данном письме приводятся ответы, в том числе упомянутое в п. 7: від 21.05.2019р. №34/0/23-19/133 на моє звернення від 05.05.2019р., и від 25.06.2019р. №
37/0/23-19/133 на моє звернення від 24.05.2019р., и ответы МОЗ, Держпраци, и др. а также своё видение и предложения разъяснить действующее законодательство (т.к. многие нормы им лень менять) совместным письмом или наказом:  https://drive.google.com/file/d/15B4SoLladauSJFu27znEBupkFEYUhMZZ/view?usp=sharing

Відповісти
  • Влад
21.07.20 18:23

Сомневающийся Sкептиk, Вы провели больше работы чем все эти сраные министерства за год...

Відповісти
  • Сонечка
18.07.20 13:08

Яка бюрократіяколи це все відмінять ?,трудовий договір і все,для чого ті "пояснювальні записки " ???

Відповісти
  • Шурик
19.07.20 19:54

Сонечка,
Как зачем - Чтобы в Украине не было рабочих мест.
Это обыкновенный экономический терроризм.

Відповісти
  • Ирина
20.07.20 09:37

На одного наемного сколько бумаг, табеля , графики, инструкции и т.д. Неужели нельзя как- то упростить этот учет, кому оно надо? Работнику или предпринимателю? Только проверяющим.

Відповісти
  • SergeyY
20.07.20 11:22

А обовязково подавати повідомлення про прийняття на роботу? Я не подаю з 2015 року так як подаючи останній раз, мені сказали що цього вже можна не робити. При подачі додатка 4 дані вказуються та дублюються в 1ДФ.

Відповісти
  • Татьяна
21.07.20 10:23

SergeyY, Ви щось точно переплутали. Це повідомлення є обовязковим з 2015 року...без нього Ви не можете допустити працівника до роботи!!!

Відповісти
  • Сомневающийся Sкептиk
20.07.20 11:54

SergeyY, на обычных сотрудников обязательно подавать, как раз-таки с 2015 года.

Відповісти
  • Інна
22.07.20 13:47

Особливо радує такий шедевральний документ, як письмове повідомлення про початок відпустки  при наявності графіку відпусток та наказу про надання відпустки,з якими працівник ознайомлений під розпис. 
 Хочу подивитися на творця цього шедевру бюрократії,і побажати йому (ій) успіхів  в подальшій  нелегкій праці  з захисту прав наших трудящих .

Відповісти
  • Татиана
22.07.20 14:28

Да, такого "шедевра"- предупреждать за 2 недели: что ты ж смотри, ты идёшь в отпуск через две недели, не забудь!, - это просто! такой бюрократии в жизни ни при каком строе не было!!!

Відповісти
  • Ирина
22.07.20 16:45

А ещё более всё это ,, шедеврально,, в семейном бизнесе, когда своему супругу приходится писать ,, Уважаемый.......  уведомляю Вас, что согласно графика Ваш отпуск запланирован на такой-то месяц, сообщите точную дату начала отпуска и т.д.

Відповісти
  • Лида
22.07.20 17:32

Вот у бизнеса сейчас других проблем не хватает, кроме как эти проверки проходить. Ну нет денег платить зп в сроки, потому что клиенты не платят, это же замкнутый круг. Я не знаю, если прийдет какая-то мразота и начнет гнусавым голосом что-то возникать.... Мой директор сейчас на грани, давление, сердце.....

Відповісти
  • Ирина
22.07.20 22:53

Лилия, подскажите пожалуйста вновь созданому ФОП, как ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка своего единственного работника, ведь Правила утверждают  не менее 2/3 работников предприятия? Когда в таких случаях для вновь созданных предприятий вводить в действие  Правила???

Відповісти
  • Сомневающийся Sкептиk
23.07.20 10:11

Ирина, как советует поступать в таких случаях Ірина Житкова, головний редактор MCFR Кадри электронного журнала Кадровик-01: 

Роботодавець, у т. ч. ФОП, не має права затвердити ПВТР наказом. Вихід є. ФОП укладає з працівником письмовий трудовий договір (ч. 1 ст. 24 КЗпП). Укажіть у письмовому трудовому договорі: «Тимчасово, до затвердження трудовим колективом ПВТР, встановити такий графік роботи...». Обов’язково пропишіть у трудовому договорі тривалість щоденної роботи, час початку і закінчення щоденної роботи та перерви для відпочинку. Затверджуйте ПВТР, коли приймете другого працівника. Документ поширюватиметься як на двох перших, так і на всіх майбутніх працівників. 

Відповісти
  • Елена
09.09.20 13:51

А яка "вартість" відсутності на підприємстві трудового розпорядку і письмового повідомлення працівника про відпустку?

Відповісти
  • Алиса
02.10.20 12:52

мы тоже стояли в плане проверок,специально наняли человека чтобы он нам сделал все документы для проверки,но ее не было,а так все как у всех работаем без всяких лишних бумажек.если бы были профсоюзы,которые это все контролировали бы ,то этих проверок вообще не должно быть.Но профсоюзы невыгодны ,ведь они действительно отстаивают права работающих а не деньги снимают 

Відповісти
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам