Автор: Казанова Марина, налоговый эксперт, CAP.
Одна из самых горячих новостей сентября — вступление в силу нового стандарта по оформлению документов: ДСТУ 4163:2020. В прошлом номере мы информировали об этой новости. А в этой статье уже более детально проанализируем новшества, которые предусматривает этот стандарт.
ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» вступил в силу 1 сентября 2021 года (на смену ДСТУ 4163:2003).
Стандарт распространяется на всех юридических лиц. ФЛП, считаем, тоже нужно его применять — с учетом принципа из ст. 51 ГКУ.
Как указано в стандарте, его требования касаются:
— организационных (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. п.);
— распорядительных (постановления, решения, приказы);
— информационно-аналитических (акты, справки, служебные записки, пояснительные записки, служебные письма и т. п.) документов, создаваемых в результате деятельности предприятий.
А значит, названную документацию, включая и все кадровые документы, предприятие должно вести, ориентируясь на этот стандарт.
Новым ДСТУ определено, что он распространяется на документы независимо от носителя информации (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). То есть его требования касаются и электронных документов.
ДСТУ 4163:2020 устанавливает 32 реквизита организационно-распорядительных документов. Для документов, которые создают юрлица, обязательными являются следующие реквизиты (4.4 ДСТУ): наименование юридического лица (04), название вида документа (09) (не указывают в письмах), дата документа (10), регистрационный индекс документа (11), заглавие к тексту документа (19), текст документа (20), подпись (для электронных документов — электронная подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи) (22).