Оцифровка трудовых книжек: как проверить результат

14.07.25

Подать сканкопии трудовых книжек на оцифровку может работодатель за своих наемных работников или застрахованное лицо самостоятельно за себя на вебпортале Пенсионного фонда Украины.

Как проверить статус обращения?

  • Работодатель – в кабинете страхователя на вебпортале Пенсионного фонда, в разделе «Відомості про трудові відносини».
  • Застрахованное лицо – в личном кабинете на вебпортале в разделе «Мої звернення».

Возможные статусы обращения:

  • «Виконано» – обращение успешно обработано, данные актуализированы.
  • «Скасовано виконання» – обнаружены ошибки, обращение не обработано (причина указывается в поле «Повідомлення»).
  • Другие статусы – обращение еще в работе.

 Типичные причины отмены:

  1. Нарушение требований к сканкопиям документов: не принадлежат заявителю; черно-белые или не с оригинала; плохое качество (обрезаны даты, записи); отсутствует титульная страница; нарушена хронология.
  2. Нарушение правил оформления трудовой книжки: отсутствует подпись владельца или печать; нет записи о смене ФИО.
  3. Ошибки в форме обращения.

Важно! Результаты обработки обращений типа «Відомості про трудові відносини робітника» работодатель должен доводить до сведения работников. Ведь незачтенные периоды будут влиять на размер и право на пенсию.

Для исправления недостатков необходимо создать новое обращение на вебпортале Пенсионного фонда Украины и добавить исправленные сканкопии документов. При необходимости работник может дополнительно предоставить документы: справки, выписки из приказов, личные счета, сведения о зарплате и т.д. – в соответствии с «Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній», утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины №637 от 12.08.1993.

Также специалист Фонда напомнила, что до завершення терміну оцифрування трудових книжок осталось меньше года, поэтому важно не откладывать подачу сканкопий в Пенсионный фонд.

Видеозапись вебинара можно посмотреть, перейдя по ссылке.