Передача книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг на постоянное хранение в государственный архив осуществляется ежегодно — после завершения 75-летнего срока их хранения в отделах государственной регистрации актов гражданского состояния (ГРАГС).
Таким образом, если с даты составления актовой записи прошло менее 75 лет, за получением справки следует обращаться в отдел ГРАГС по месту проживания.
После завершения 75 лет с дня составления записи документы передаются в государственный архив соответствующей области или города Киева, и именно туда нужно обращаться для получения архивной справки.
Подать запрос можно лично, отправить по почте или, при наличии технической возможности, в электронной форме. В запросе важно четко указать:
Срок рассмотрения — до 30 календарных дней, в исключительных случаях — до 45 дней (по решению руководителя архива).
В случае нахождения архива на временно оккупированной территории и невозможности выполнения информационных запросов граждан, Укргосархив может определить другое государственное архивное учреждение временным хранителем фонда пользования или страхового фонда, которому делегируется право выдачи информационных документов.