1. Составление акта приемки
Первый шаг — документальное оформление факта недостачи. Для этого составляется акт приемки товара, в котором указывается информация об обнаруженной недостаче или несоответствии.
Утвержденной формы такого документа нет, поэтому можно использовать произвольную форму, например, по образцу ранее отмененной формы № М-7.
Акт оформляется приемочной комиссией предприятия-покупателя обязательно в присутствии представителя поставщика или перевозчика. Составляется в двух экземплярах:
– один передается в бухгалтерию,
– другой — в снабженческий или юридический отдел для дальнейшего урегулирования.
2. Направление претензии
Установив факт недостачи, покупатель должен выяснить, на чьей стороне возник риск утраты или повреждения товара, и предъявить претензию соответствующей стороне.
-
Если товар поврежден или утрачен во время транспортировки — претензия может быть направлена перевозчику.
-
Если ответственность еще не перешла к покупателю — претензия подается поставщику.
3. Отражение недостачи в учете
Оформленный акт является основанием для бухгалтерского учета. Недостача может быть:
-
В пределах норм естественной убыли — в этом случае потери признаются допустимыми.
-
Сверх нормы — учет ведется как сверхнормативная недостача с последующим выставлением претензии виновной стороне.
Вывод:
Наличие документально подтвержденной недостачи позволяет покупателю защитить свои интересы, обратиться с претензией к виновной стороне, а также правильно отразить потери в бухгалтерском и налоговом учете.