1. Складання акта приймання
Перший крок — документальне оформлення факту нестачі. Для цього складається акт приймання товару, в якому зазначається інформація про виявлену нестачу або невідповідність.
Затвердженої форми такого документа немає, тож можна застосовувати довільну форму, наприклад, за зразком раніше скасованої форми № М-7.
Акт оформляється приймальною комісією підприємства-покупця обов’язково у присутності представника постачальника або перевізника. Складається у двох примірниках:
– один передається до бухгалтерії,
– інший — до постачальницького або юридичного підрозділу для подальшого врегулювання.
2. Направлення претензії
Встановивши факт нестачі, покупець має з’ясувати, на чиїй стороні виник ризик втрати або пошкодження товару, та пред’явити претензію відповідній стороні.
-
Якщо товар ушкоджено або втрачено під час транспортування — претензія може бути направлена перевізнику.
-
Якщо відповідальність ще не перейшла до покупця — претензія подається постачальнику.
3. Відображення нестачі в обліку
Оформлений акт є підставою для бухгалтерського обліку. Нестача може бути:
-
У межах норм природного убутку — у цьому випадку втрати визнаються допустимими.
-
Понад норми — облік проводиться як наднормативна нестача з подальшим виставленням претензії винній стороні.
Висновок:
Наявність документально підтвердженої нестачі дозволяє покупцю захистити свої інтереси, звернутись із претензією до винної сторони, а також правильно відобразити втрати в бухгалтерському та податковому обліку.