Обязан ли ФЛП на ЕН сохранять первичные документы?

01.08.25

Вопрос для ФЛП на едином налоге 1, 2 и 3 групп без НДС. Нужно ли сохранять первичные документы в 2025 году во время военного положения: как долго, какие штрафы?

В 2025 году вопрос сохранения первичных документов для ФЛП на едином налоге первой, второй и третьей групп (без НДС) остается актуальным. Даже если предприниматель не ведет учет расходов и не подает детализированную отчетность, обязанность сохранять документы, подтверждающие доход, не отменена.

Какие документы должен сохранять ФЛП-единщик

Согласно п. 296.1 НКУ, ФЛП 1 и 2 групп ведут учет в произвольной форме путем помесячной фиксации доходов. А ФЛП 3 группы (без НДС) — учет доходов и расходов, отдельно от сельскохозяйственной деятельности.

 Однако основанием для формирования налоговой отчетности являются первичные документы. Именно они подтверждают:

  • факт получения дохода;
  • право на применение упрощенной системы;
  • отсутствие нарушений, которые могли бы привести к доначислениям.

Сроки хранения первичных документов

Вид документов Минимальный срок хранения Норма НКУ
Налоговые документы, связанные с трансфертным ценообразованием 2555 дней (7 лет) п.п. 44.3.1
Другие налоговые документы (в частности ФЛП) 1825 дней (5 лет) п.п. 44.3.2
Другие документы, не указанные выше 1095 дней (3 года) п.п. 44.3.3
Документы из других законов под надзором ГНС 1095 дней (3 года) п.п. 44.3.4

 Начало учета срока: с момента подачи отчетности или последнего дня срока подачи, если отчет не подан.

Что будет, если документы не сохранялись

 За несохранение первичных документов:

  •  1020 грн — первое нарушение (п. 121.1 НКУ)
  •  2040 грн — повторное нарушение в течение года

 Исключение: штрафы не применяются, если документы подтверждают только расходы на товары/услуги (а не доход).

Специальные условия для территорий боевых действий

 Если ФЛП работал на территории активных боевых действий или временно оккупированной территории, но утратил первичные документы, применяется п.п. 69.28 подраздел. 10 разд. ХХ НКУ:

  • Подтверждение налоговой информации возможно альтернативно — без штрафов.
  • Важно обосновать невозможность предъявления документов.

Выводы

  1. Да, ФЛП-единщики обязаны сохранять первичные документы для подтверждения доходов (в т.ч. акты, накладные, выписки банка, договоры).
  2. Документы сохраняются от 3 до 7 лет, в зависимости от типа.
  3. В случае проверки отсутствие первички = штрафы.
  4. Исключения предусмотрены только:
    • для документов, касающихся расходов;
    • для территорий боевых действий (при подтверждении невозможности хранения).

Коваленко Сергей