Чи повинен ФОП на ЄП зберігати первинні документи?

01.08.25

Питання для ФОП на єдиному податку 1, 2 та 3 групи без ПДВ. Чи треба зберігати первинні документи у 2025 році під час воєнного стану: як довго, які штрафи?

У 2025 році питання зберігання первинних документів для ФОПів на єдиному податку першої, другої та третьої групи (без ПДВ) залишаються актуальними. Навіть якщо підприємець не веде облік витрат і не подає докладну звітність, обов’язок зберігати документи, що підтверджують дохід, не скасовано.

Які документи має зберігати ФОП-єдинник

Згідно з п. 296.1 ПКУ, ФОП 1 та 2 груп ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного фіксування доходів. А ФОП 3 групи (без ПДВ) — облік доходів і витрат, окремо від сільськогосподарської діяльності.

 Проте підставою для формування податкової звітності є первинні документи. Саме вони підтверджують:

  • факт отримання доходу;
  • право на застосування спрощеної системи;
  • відсутність порушень, що могли б призвести до донарахувань.

Строки зберігання первинних документів

Вид документів Мінімальний строк зберігання Норма ПКУ
Податкові документи, пов’язані з трансфертним ціноутворенням 2555 днів (7 років) п.п. 44.3.1
Інші податкові документи (зокрема ФОП) 1825 днів (5 років) п.п. 44.3.2
Інші документи, не зазначені вище 1095 днів (3 роки) п.п. 44.3.3
Документи з інших законів під наглядом ДПС 1095 днів (3 роки) п.п. 44.3.4

 Початок обліку строку: з моменту подання звітності або останнього дня строку подання, якщо звіт не подано.

Що буде, якщо документи не зберігалися

 За незберігання первинних документів:

  •  1020 грн — перше порушення (п. 121.1 ПКУ)
  •  2040 грн — повторне порушення протягом року

 Виняток: штрафи не застосовуються, якщо документи підтверджують лише витрати на товари/послуги (а не дохід).

Спеціальні умови для територій бойових дій

 Якщо ФОП працював на території активних бойових дій або тимчасово окупованій території, але втратив первинні документи, застосовується п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ:

  • Підтвердження податкової інформації можливе альтернативно — без штрафів.
  • Важливо обґрунтувати неможливість пред’явлення документів.

Висновки

  1. Так, ФОП-єдинники зобов’язані зберігати первинні документи на підтвердження доходів (у т.ч. акти, накладні, виписки банку, договори).
  2. Документи зберігаються від 3 до 7 років, залежно від типу.
  3. У разі перевірки відсутність первинки = штрафи.
  4. Винятки передбачені тільки:
    • для документів, що стосуються витрат;
    • для територій бойових дій (за підтвердженням неможливості зберігання).

Коваленко Сергій