Можно ли округлять зарплату, индексацию, больничные и отпускные

Можно ли округлять зарплату, индексацию, больничные, отпускные, чтобы избежать копеек? Когда округление допустимо, какие документы это регулируют и какие риски штрафов ожидают работодателей в случае ошибки?

Почему нельзя округлять начисления?

Законодательство Украины прямо не предусматривает округление начисленных сумм зарплаты. Особенно это критично, если округление проводится в меньшую сторону. Такое уменьшение оплаты труда — это неполная выплата зарплаты, что является нарушением трудового законодательства.

 Например, если работник отработал неполный месяц или работает на 0,5 ставки, сумма зарплаты может содержать копейки (например, 4523,78 грн). Все эти копейки должны быть начислены в полном объеме.

 На эту сумму далее начисляют:

• 18% НДФЛ;
• 5% военного сбора;
• 22% ЕСВ.

Когда округление допустимо: наличные и безналичные выплаты

 Допустимо округление только при наличной выплате зарплаты, и только на этапе выдачи средств из кассы, а не при начислении!

• Согласно п. 6 постановления НБУ от 15.03.2018 № 25, при переводе на карту зарплата с копейками перечисляется полностью.
• Если же зарплату выплачивают наличными, копейки меньше 5 коп. не выдают, так как в обращении остались только монеты номиналом от 10 копеек.

Пример:
Начислено 7860,98 грн
Выплачено через кассу: 7861,00 грн
Разницу учитывают во второй части зарплаты.

 Важно! Для этого желательно иметь заявление работника на округление.

 Что делать, когда 10 копеек изымут из обращения?

Как округляют оклады в бюджетных и коммерческих учреждениях?

Тип учреждения	Округление окладов	Нормативная база
Бюджетные	Да, до 1 грн	Постановление КМУ № 1298, примечание 1 к приложению 1
Коммерческие	Могут предусмотреть в локальных актах	Собственное положение об оплате труда

 При неполной занятости (0,25; 0,5; 0,75 ставки) оклад не округляется (письмо Минсоцполитики от 12.02.2019 № 2963/0/2-19/52).

Можно ли округлять отпускные и больничные?

 Нет. Оба вида выплат рассчитываются по утвержденным нормативно-правовым документам:

• Отпускные — по Постановлению КМУ № 100;
• Больничные — по Постановлению КМУ № 1266.

В этих документах не предусмотрено округление. Выплачивать следует точную сумму.

 ПФУ особенно тщательно контролирует выплаты: завышение даже на несколько копеек может рассматриваться как неправомерное использование средств.

Индексация зарплаты: бюджет vs хозрасчет

Тип учреждения	Можно ли округлять индексацию?	При каких условиях
Бюджетные	Запрещено	Излишек — нецелевое использование бюджетных средств
Хозрасчет	Разрешено в большую сторону	Если предусмотрено коллективным договором или локальным актом

 Пункт 5 Порядка № 1078 позволяет коммерческим работодателям самостоятельно устанавливать лучшие условия, в частности — округлять индексацию до гривны в большую сторону.

 Важно: Округлять индексацию в меньшую сторону запрещено даже для хозрасчетных предприятий.

Выводы

1. Округлять можно только суммы к выплате наличными, и только в большую сторону — с заявлением работника.
2. Начисления окладов, больничных, отпускных, индексации — округлению не подлежат, если это не предусмотрено нормативами или локальными актами.
3. Для хозрасчетных предприятий возможно округление индексации — но исключительно в большую сторону и только после прописания во внутреннем положении.
4. Бюджетным учреждениям запрещено любое округление в большую сторону — это будет нецелевое использование средств.
5. Коммерческие компании могут прописать округление в локальных документах — при необходимости.

Мищенко Екатерина