Можно ли подписывать первичные документы гелевой ручкой или черного цвета?

Что делать, если отказываются признавать записи в договорах и других документах гелевой ручкой и/или черной ручкой?

Вопрос подписания первичных документов и договоров регулируется Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.

Пункт 2.9 Положения № 88 устанавливает:
все записи в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, созданных в бумажной форме, должны осуществляться чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек.

При этом закон не содержит определения термина “темный цвет”.
На практике к нему относят синий и черный цвета, которые обеспечивают четкость и долговременность сохранения записей.

Запрещено только использование карандаша, поскольку такие записи могут быть стерты или изменены.

Таким образом, гелевые ручки синего или черного цвета соответствуют требованиям закона.

Правовая защита в случае отказа

Если контрагент или контролирующий орган отказывается принимать документы из-за цвета подписи:

1. Ссылайтесь на п. 2.9 Положения № 88 — это прямая норма, которая позволяет подпись чернилами темного цвета.
2. Зафиксируйте отказ в письменной форме (например, актом или служебной запиской).
3. В случае спора используйте ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», которая определяет, что первичный документ является основанием для бухгалтерского учета, если он содержит все обязательные реквизиты (цвет подписи среди них не указан).

Вывод

•  Подписание документов гелевой синей или черной ручкой является законным.
•  Отказ в принятии таких документов не имеет нормативного основания.
•  Единственное требование — чтобы записи и подписи были четкими, разборчивыми и устойчивыми к сохранению.