Чи можна підписувати первинні документи гелевою ручкою або чорного кольору?

Що робити, якщо відмовляються визнавати записи в договорах та інших документах гелевою ручкою та/або чорною ручкою?

Питання підпису первинних документів та договорів регулюється Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

Пункт 2.9 Положення № 88 встановлює:
усі записи в первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку, створених у паперовій формі, повинні здійснюватися чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок.

При цьому закон не містить визначення терміна “темний колір”.
На практиці до нього відносять синій та чорний кольори, які забезпечують чіткість і довготривалість збереження записів.

Заборонено лише використання олівця, оскільки такі записи можуть бути стерті або змінені.

Таким чином, гелеві ручки синього чи чорного кольору відповідають вимогам закону.

Правовий захист у разі відмови

Якщо контрагент або контролюючий орган відмовляється приймати документи через колір підпису:

1. Посилайтесь на п. 2.9 Положення № 88 — це пряма норма, яка дозволяє підпис чорнилом темного кольору.
2. Зафіксуйте відмову у письмовій формі (наприклад, актом або службовою запискою).
3. У разі спору використовуйте ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», яка визначає, що первинний документ є підставою для бухгалтерського обліку, якщо він містить усі обов’язкові реквізити (колір підпису серед них не зазначено).

Висновок

•  Підписання документів гелевою синьою або чорною ручкою є законним.
•  Відмова у прийнятті таких документів не має нормативного підґрунтя.
•  Єдина вимога — щоб записи та підписи були чіткими, розбірливими та стійкими до збереження.