Увольнение работника: алгоритм проверки для кадровика в 2025 году

Увольнение работника в 2025 году – как правильно провести? Основания (ст. 36 КЗоТ, ст. 38 КЗоТ), компенсация за отпуск, объединенная отчетность в ГНС, кадровые документы.

Определение основания увольнения

Первый и ключевой шаг — правильно определить основание увольнения в соответствии с КЗоТ.

Наиболее распространенные варианты:

• по соглашению сторон (п. 1 ст. 36 КЗоТ);
• по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ);
• окончание срока трудового договора (п. 2 ст. 36 КЗоТ);
• перевод к другому работодателю (п. 5 ст. 36 КЗоТ);
• по инициативе работодателя (ст. 40 – 41 КЗоТ);
• другие обстоятельства (смерть работника, невозможность выполнения работы по состоянию здоровья, решение суда и т. д.).

Заявление и приказ

 Заявление работника — обязательно при увольнении по собственному желанию; должно быть написано собственноручно, с четкой датой и подписью.
Пример: «Прошу звільнити мене за власним бажанням з 8 вересня 2025 року».

 Приказ об увольнении:

• форма № П-4 или собственная форма предприятия;
• указать ФИО, должность, основание со ссылкой на статью КЗоТ, дату увольнения;
• обязательно ознакомить работника под подпись.

Дата увольнения

Это критически важный реквизит: он фигурирует в приказе, трудовой книжке, расчетных документах и отчетности.

• Если отрабатываются 2 недели → последний день работы.
• Если не отрабатываются 2 недели → последний день работы, указанный в заявлении.
• Если увольнение после отпуска → последний день отпуска.
• Если работник на больничном → дата переносится после закрытия листка нетрудоспособности.
• По инициативе работодателя → дата соответствует завершению всех процедур (получение объяснений или составление акта).

 Не путайте дату приказа с датой увольнения!

Документы, которые обязательно должны быть в день увольнения

• заявление работника (завизированное);
• приказ об увольнении + заверенная копия;
• уведомление о начисленных и выплаченных суммах (обязательно, даже без заявления работника);
• запись в трудовой книжке (если бумажная);
• личная карточка (форма № П-2) с подписью работника;
• полный расчет: зарплата за отработанное время + компенсация за неиспользованный отпуск (по Порядку № 100 от 08.02.1995);
• уведомление в ПФУ (для объектов критической инфраструктуры);
• уведомление в ТЦК (если увольняется военнообязанный или ответственный за учет).

 Отсутствие любого из документов — типичная причина штрафов от Госинспекции труда.

Отражение в отчетности

В месяце увольнения бухгалтер обязан правильно подать данные в объединенной отчетности:

• Приложение Д5 — дата и основание увольнения, номер приказа;
• Приложение Д1 — зарплата и компенсация за отпуск, другие выплаты в месяце увольнения, количество дней в трудовых отношениях;
• Приложение 4ДФ — окончательные доходы и удержанные налоги (НДФЛ, ВС), дата увольнения.

Подготовка к проверке

Инспекторы Госинспекции труда часто проверяют именно увольнение.

Наиболее распространенные нарушения:

• увольнение «задним числом»;
• отсутствие компенсации за отпуск;
• невыдача копии приказа и уведомления о расчете;
• расхождения между приказом и отчетностью;
• отсутствие подписей или подтверждающих документов.

 Рекомендация: сохранять все документы не только в бумажном, но и в сканированном виде.

Вывод

• Увольнение — это рискованная область кадровой работы, где любая ошибка может обернуться штрафом или судебным спором.
• Кадровику и бухгалтеру стоит четко пройти алгоритм: основание → заявление/приказ → дата → пакет документов → отчетность → архивирование.

Мищенко Екатерина