Закон Украины № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме»
— установил учет трудовой деятельности в электронной форме в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования с 10 июня 2021 года.
Пятилетний переходный период с 10.06.2021 до 10.06.2026, в течение которого данные из бумажных книжек должны быть внесены в электронный реестр (при необходимости путем сканирования).
После оцифровки электронная трудовая книжка имеет приоритет как источник информации о трудовой деятельности (реестр застрахованных лиц).
Бумажная трудовая книжка после внесения данных по желанию работника возвращается ему на хранение — работодатель не обязан ее хранить после передачи скан-копий и оцифровки.
Работодатель должен подать информацию о трудовой деятельности работника, включая те записи, которых нет в электронном реестре (до 10.06.2026 в переходный период).
Подача осуществляется через личный кабинет страхователя на вебпортале ПФУ с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи) или через портал электронных услуг.
Работник также может самостоятельно подать свои скан-копии трудовой книжки в ПФУ через личный кабинет застрахованного лица.
После оценки всех данных работодатель должен:
• Проверить, внесены ли все периоды трудовой деятельности работника в Реестр.
• Обеспечить подачу информации, если ее не хватает (особенно за периоды до 2004 года — важно для пенсионных прав).
Несмотря на переход на электронный учет, порядок формирования и основания для внесения персональных данных остаются такими, которые определяются трудовым законодательством и нормами ведения трудовых книжек (на переходном этапе эти данные еще могли фиксироваться в бумажной книжке, а после — учитываться в Реестре):
Внесение такой записи в трудовую книжку (по желанию работника) осуществляется на основании приказа о переводе, с точным названием должности согласно Классификатору профессий Украины и формулировкой согласно документу.
В электронном реестре информация о переводе фактически отображается через поданную информацию страхователя (работодателя) при подаче данных о кадровом событии.
Понятие «очередного ранга» используется, в частности, в сфере государственной службы и некоторых профессиональных категориях.
Такой факт оформляется приказом, и он может быть отображен как кадровое событие в системе электронного учета, если это прямо влияет на трудовые отношения или является основанием для внесения сведений согласно приказу. Юридически запись в бумажную книжку не обязательно автоматически дублируется в электронную версию — важно подать соответствующие документы в ПФУ или в кадровые документы работодателя.
Порядок внесения записей о государственных наградах и поощрениях в бумажную книжку определялся п. 2.2–2.25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 г. № 58.
Согласно этой Инструкции в отдельный раздел «Сведения о награждениях» вносились данные о государственных наградах и отличиях Украины, а в «Сведения о поощрениях» — поощрения за успехи в труде.
В электронном реестре ПФУ такие сведения непосредственно не передаются как награды — они могут быть поданы только как часть информации работодателя при заполнении данных.
Практические рекомендации
Проведите инвентаризацию данных работников: определите, какие записи уже в электронном реестре, а какие — нет.
Сформируйте и подайте комплект необходимой информации о трудовых событиях (прием, перевод, изменения условий труда, награждения и т.д.) в ПФУ через электронную систему.
После завершения оцифровки верните бумажные трудовые книжки работникам под подпись.
Проверяйте электронную трудовую книжку на портале ПФУ и в своем личном кабинете.
Если какие-то записи отсутствуют, подавайте скан-копии своих документов самостоятельно через портал или обращайтесь к работодателю с соответствующим заявлением.
Электронная трудовая книжка стала основным учетным документом о трудовой деятельности, а бумажная — дополнительным. Основные действия после оцифровки сводятся к контролю и корректному внесению событий трудовой деятельности в Электронный реестр застрахованных лиц ПФУ, включая переводы, награждения и другие события, на основании соответствующих кадровых приказов или распоряжений и с учетом требований действующих инструкций.