Якщо не подали до ПФУ оцифровану трудову книжку: інструкція до дії

Нагадаємо, до 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг https://portal.pfu.gov.ua/.

В Україні роботодавці зобов’язані подавати відомості про трудову діяльність працівників в електронній формі. Йдеться, зокрема, про інформацію щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення, проходження військової служби та інших подій, які раніше фіксувалися у паперових трудових книжках.

Перед скануванням трудової книжки необхідно провести її ретельний аудит, тобто перевірити усі записи на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58. На що звернути увагу під час аудиту і як виправити виявлені неточності читайте у матеріалах Ваш стаж можуть обнулити: перевірте трудову сьогодні та  Час оцифрування трудової діяльності спливає: як перевірити трудову книжку.

Пенсійний фонд України розповідає, що оцифрувати паперову трудову книжку працівника досить просто. Для цього роботодавцю потрібно скористатися електронними сервісами ПФУ. Ознайомитеся із цією процедурою у відео нижче.

Покроковий алгоритм для роботодавців, як оцифрувати трудову книжку працівника

Як працівнику самостійно оцифрувати трудову книжку за допомогою телефону — за 5 хвилин

Оцифрувати трудову книжку можна самостійно за допомогою смартфона через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Для цього потрібно лише сфотографувати сторінки документа та завантажити їх у систему. Водночас якщо роботодавець вже оцифрував вашу трудову книжку, то самостійно дублювати дані не потрібно.

Як підготувати фото трудової книжки

Спочатку необхідно зробити фото потрібних сторінок трудової книжки через додаток «Камера» на телефоні.

Важливо, щоб:

• зображення були чіткими та добре читалися;

• розмір кожного файлу не перевищував 1 Мб;

• фото за потреби було відредаговано (вирівняно або обрізано).

Як подати документи через портал ПФУ

Після підготовки фото потрібно виконати такі кроки:

1. Зайти на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
2. Натиснути кнопку «Вхід» у правому верхньому куті.
3. Обрати авторизацію за кваліфікованим електронним підписом (КЕП) та завантажити файл ключа.
4. Ввести пароль до ключа та натиснути «Увійти».
5. У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати пункт «Відомості про трудові відносини».
6. Ознайомитися з інформацією та натиснути «Продовжити».
7. Перевірити свої дані та завантажити фото сторінок трудової книжки.
8. Надати згоду на обробку персональних даних.
9. Підписати заяву та відправити її до ПФУ.

Де перевірити результат

Після подання заяви статус її опрацювання можна відстежити у розділі «Мої звернення» на порталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Таким чином, оцифрувати трудову книжку можна швидко та без відвідування державних установ — достатньо смартфона, електронного підпису та доступу до порталу ПФУ.

Як роботодавцю подати сканкопію трудової книжки працівника

Щоб передати дані про трудову діяльність працівника, роботодавцю необхідно:

1. Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
2. У меню «Відділ кадрів» вказати дані працівника або співробітника кадрової служби, якому надається право подавати сканкопії трудових книжок та інші документи про страховий стаж.
3. Уповноважена особа використовує кваліфікований електронний підпис підприємства.

Після авторизації необхідно:

• перейти до меню «Комунікація з ПФУ»;

• обрати розділ «Відомості про трудові відносини працівника»;

• заповнити обов’язкові поля;

• додати сканкопію трудової книжки та за потреби інші документи зі страхового стажу.

Після перевірки інформації документ потрібно підписати КЕП та відправити до Пенсійного фонду.

Як перевірити результат

Статус поданої сканкопії можна переглянути у розділі «Відомості про трудові відносини».

Водночас Пенсійний фонд звертає увагу: подати сканкопію трудової книжки може не лише роботодавець, а й сама застрахована особа, скориставшись тим самим алгоритмом на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Як сформувати витяг з електронної трудової книжки онлайн?

Дані з електронної трудової книжки можна використати для підтвердження досвіду роботи під час працевлаштування. Для цього в онлайн-режимі потрібно сформувати витяг з електронної трудової книжки, скориставшись вебпорталом електронних послуг Пенсійного фонду України. Покроковий алгоритм дій з формування витягу з  електронної трудової книжки читайте у матеріалі Як сформувати витяг з електронної трудової книжки онлайн?