Новий квартальний Об'єднаний розрахунок для ФОП: порядок заповнення

Номер рядка

Порядок відображення даних

Рядок 01

Тип Квартального розрахунку зазначають необхідний тип:

• «Звітний» – якщо Розрахунок подають за звітний період (квартал) перший раз;
• «Звітний новий» – якщо до закінчення граничного терміну подання Розрахунку проводять коригування інформації з попередньо поданих за такий звітний період Розрахунків з типом «Звітний» та/або «Звітний новий»;
• «Уточнюючий» – якщо після закінчення граничного терміну подання Розрахунку проводять коригування даних з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період Розрахунків

Рядок 02

Звітний (податковий) період.

Тут наводять рік та квартал (цифрове значення від 1 до 4), за який подають Квартальний розрахунок, та порядковий номер.

Номер Податкового розрахунку зазначають у хронологічному порядку незалежно від типу

Рядок 03

Платник.

Зазначають прізвище (за наявності), ім’я, по батькові (за наявності) платника згідно з реєстраційними даними

Рядок 031

Наводять реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) фізичної особи (за наявності) або серію (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті

Рядок 032

Зазначають код Кодифікатора за місцезнаходженням платника, нотаріус – за місцем розташування робочого місця приватного нотаріуса.

Коди за Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ) затверджено наказом Мінрозвитку від 26.11.2020 №290

Рядок 04

Податкова адреса.

Вказують податкову адресу платника, поштовий індекс, а також контактні телефони та адресу електронної пошти

Рядок 05

Зазначають найменування контролюючого органу, до якого подають Квартальний розрахунок

Рядок 06

Фіксують інформацію про додатки, що є складовими Квартального розрахунку.

За наявності відповідного додатку у складі Квартального розрахунку навпроти нього проставляють позначку «X» та наводять кількість аркушів додатків.

• у рядку 061 подання додатку ФІЗ-Д1,
• рядку 062 – додатку ФІЗ-4ДФ,
• рядку 063 – додатку ФІЗ-Д5,
• рядку 064 – додатку ФІЗ-Д6.

Навпроти додатків, які не подають:

• на паперових носіях просталяють прочерки;
• в електронній формі поле залишають незаповненим

Рядок 07

Зазначають код основного виду економічної діяльності згідно з Класифікацією видів економічної діяльності (ДК 009:2010)

Рядок 08

Ознака платника єдиного внеску.

Якщо Квартальний розрахунок подає ФОП або незалежник, що використовує працю найманих працівників, то в рядку 081 «роботодавець» проставляє позначку «Х»

Рядок 09

Кількість працівників.

У відповідних рядках зазначають інформацію про чисельність працівників за звітний період.

Показники кількості працівників наводять у цілих одиницях. Заповнюють окремо за кожний місяць звітного періоду (кварталу)

Рядки 091, 091.1, 091.2

Відображають середньооблікову кількість штатних працівників (СКШП) за звітний місяць (рядок 091) та за окремими категоріями (рядки 091.1 та 091.2).

Цей показник визначають відповідно до приписів Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286.

Вказують:

• у рядку 091.1 – СКШП працівників, яким відповідно до чинного закону встановлено інвалідність;
• рядку 091.2 – працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню.

Рядок 092

Зазначають кількість працівників у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату

Рядки 10 та 101

Наводять додаткову інформацію щодо трудових відносин.

Зокрема, в рядку 101 відображають кількість створених нових робочих місць у звітному періоді, але з розбивкою по місяцях кварталу.

Увага! Новим робочим місцем є робоче місце, яке створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, що створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника

Номер рядка

Порядок відображення даних

Рядок 1

Загальна сума нарахованого доходу. Рядок 1 - заробітна плата за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, структура якої визначається Інструкцією зі статистики заробітної плати, Законом України "Про оплату праці", сума винагороди за договорами цивільно-правового характеру, сума оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника єдиного внеску, сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів Пенсійного фонду України, та сума допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, без обмеження максимальною величиною, та дорівнює сумі відповідних показників графи 16 додатка ФІЗ-Д1 до Розрахунку ФОП / НПД за звітний період, у тому числі окремо вказуються показники:

• у рядку 1.1 – суму нарахованої заробітної плати;
• рядку 1.2 – суму винагороди за договорами цивільно-правового характеру;
• рядку 1.3 – суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків;
• рядку 1.4 – суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, яку виплачують за рахунок коштів Пенсійного фонду України;
• рядку 1.5 – суму допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

У рядку 1.6 зазначають суму нарахованої заробітної плати за найманих працівників, призваних під час мобілізації на військову службу до Збройних Сил України, які не отримували доходи у вигляді грошового забезпечення у період мобілізації, визначеної Указом Президента України «Про загальну мобілізацію» від 24.02.2022 №65/2022, затвердженим Законом України від 03.03.2022 №2105-IX (22%)

Рядок 2

Наводять суму нарахованого доходу у межах максимальної величини, на яку нараховують ЄСВ. У рядку 2 проставляють загальну суму за рядками 2.1–2.3. Показник цього рядка дорівнює сумі графи 17 та 18 Додатку ФІЗ-Д1.

У цьому рядку не враховують суми, які в Додатку ФІЗ-Д1 відобразили із кодом типу нарахування 2, 3, 6–9, 11 і 12 у графі 09 Додатку ФІЗ-Д1.

Нижче у рядках 2.1-2.4 зазначають такий нарахований дохід у розмірі сум нарахованого доходу:

• у рядку 2.1 – суму доходу, на яку відповідно до закону нараховують ЄСВ у розмірі 22%;
• рядку 2.2 – суму доходу, на яку відповідно до закону нараховують ЄСВ у розмірі 8,41% (за працюючих осіб з інвалідністю). Його заповнюють, якщо є працюючі особи з інвалідністю;
• рядку 2.3 – якщо є підстава, зазначають різницю між розміром МЗП та фактично нарахованою зарплатою, якщо сума такої заробітної плати менша ніж розмір МЗП, установленої законом за місяць, за який нараховують заробітну плату, що дорівнює сумі відповідних показників графи 18 додатка ФІЗ-Д1 до Квартального розрахунку відповідного місяця звітного кварталу, проведених стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 13, 14.

Рядок 2.4 заповнюють ФОПи третьої групи платників єдиного податку, якщо є наймані працівники, яких було призвано під час мобілізації на військову службу до Збройних Сил України та які не отримували доходів у вигляді грошового забезпечення у період мобілізації, визначеної Указом Президента України «Про загальну мобілізацію» від 24.02.2022 №65/2022, затвердженим Законом України від 03.03.2022 №2105-IX (22%).

У цьому рядку не враховують суми, які в додатку ФІЗ-Д1 були відображені із кодом типу нарахування 2, 3, 6–9, 11 і 12 у графі 09 Додатку ФІЗ-Д1

Рядок 3

Нарахований ЄСВ. 

Рядок 3 - розраховується як сума рядків 3.1, 3.2, 3.3, що дорівнює сумі відповідних показників графи 20 додатка ФІЗ-Д1 до Розрахунку ФОП / НПД відповідних місяців звітного кварталу (1, 2, 3)

Рядок  3.1 дорівнює сумі відповідних показників графи 20 додатка ФІЗ-Д1 до Розрахунку ФОП / НПД відповідних місяців звітного кварталу (1, 2, 3), і відповідає добутку значень відповідних граф рядка 2.1 та 22 %

Рядок 3.2 дорівнює сумі відповідних показників графи 20 додатка ФІЗ-Д1 до Розрахунку ФОП / НПД відповідних місяців звітного кварталу (1, 2, 3), і відповідає добутку значень відповідних граф рядка 2.2 та 8,41 %

У рядку 3.3 наводять загальну суму ЄСВ, нарахованого на додаткові бази ЄСВ, що відображені у рядку 2.3.

У рядку 3.2.1 зазначають довідково суми ЄСВ, які нарахував би страхувальник на базу нарахування ЄСВ працівника з інвалідністю, якби не застосовував пільгову ставку. Значення цього рядка визначають за формулою:

Рядок 3.2.1 = рядок 2.2 × 22% ÷ 100 %.

Важливо! Значення за рядком 3.2.1 до загального значення рядка 3 не включають.

У рядку 3.4 показують суму ЄСВ, нарахованого ФОПами третьої групи платників єдиного податку на суми заробітної плати найманим працівникам, яких було призвано під час мобілізації на військову службу до Збройних Сил України, які не отримували доходів у вигляді грошового забезпечення у період мобілізації, визначеної Указом Президента України «Про загальну мобілізацію» від 24.02.2022 №65/2022, затвердженим Законом України від 03.03.2022 №2105-IX (22%)

Рядок 4

Рядок 4 - зазначається сума рядків 4.1, 4.2 Донараховано та/або доутримано ЄСВ у зв’язку з виправленням помилок, яких припустилися в попередніх звітних періодах. 

Рядок 4.1 заповнюють у разі самостійного донарахування ЄСВ за минулі звітні періоди. Донарахування сум ЄСВ у рядку 4.1 проводять на підставі даних з графи 20 додатка Д1 до Розрахунку ФОП/НПД стосовно застрахованих осіб за звітні періоди, за які здійснено донарахування з кодом типу нарахувань 2. Причому в рядку 4.1.1 додатково наводять донарахування ЄСВ за ставкою 8,41%.

Рядок 4.2 заповнюють у разі самостійного виявлення платником ЄСВ заниження відображених сум єдиного внеску (утриманого) у попередніх звітних періодах у розмірах, визначених Законом №2464 у відповідний період, або для виправленням помилки, якої припустилися у попередніх звітних періодах. Дані беруть із графи 19 додатка ФІЗ-Д1 до Квартального розрахунку стосовно застрахованих осіб за звітні періоди, за які здійснено таке утримання з кодом типу нарахувань 2.

Рядок 4.3 заповнюють ФОПи 2–3 груп платників єдиного податку та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, якщо вони самостійно виявили заниження відображених сум ЄСВ (нарахованого) у попередніх звітних періодах під час подання Квартальних розрахунків із типом «Звітний» або з типом «Уточнюючий», у якому уточнено (збільшено) показники сум єдиного внеску, відображених у Квартальному розрахунку із типом «Звітний» або «Звітний новий» поза межами звітного (податкового) періоду (22%)

Рядок 5, 5.1

Заповнюють у випадку нарахування пені.

Проставляють суму, яка самостійно розрахована відповідно до ч. 2 ст. 25 Закону №2464, а саме з розрахунку 0,1%, зазначених у графі 4 сум, за кожен день прострочення платежу.

 Рядок 5 може містити від’ємне значення у разі виправлення помилки, якої припустилися у попередніх Податкових розрахунках, за умови заповнення рядка 5.1.

У рядку 5.1 зазначається реєстраційний номер Розрахунку ФОП / НПД, в якому заповнено некоректні показники самостійно нарахованої пені (заповнюється у разі допущення помилки при самостійному нарахуванні пені для зменшення самостійно визначеної суми пені до сплати)

Рядок 6

Сума, на яку зменшено суму нарахувань та/ або утримань з єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилки, якої припустилися в попередніх звітних періодах.

Рядок 6 - зазначається сума рядків 6.1, 6.2.

Рядок 6.1 заповнюють у разі самостійного виявлення платником єдиного внеску завищення відображених сум єдиного внеску (нарахованого) у попередніх звітних періодах у розмірах, визначених Законом №2464 у відповідний період, або для виправлення помилки, якої припустилися у попередніх звітних періодах.

Зменшення нарахованої суми єдиного внеску в рядку 6.1 проводять на підставі даних з графи 20 додатка ФІЗ-Д1 до Квартального розрахунку стосовно застрахованих осіб у розрізі місяців кварталу, у яких здійснюють зменшення нарахування з кодом типу нарахувань 3.

Рядок 6.2 заповнюють у разі самостійного виявлення платником єдиного внеску завищення відображених сум єдиного внеску (утриманого) у попередніх звітних періодах у розмірах, визначених Законом №2464 у відповідний період, або для виправлення помилки, якої припустилися у попередніх звітних періодах.

Зменшення утриманої суми єдиного внеску в рядку 6.2 проводять на підставі даних з графи 19 додатка ФІЗ-Д1 до Квартального розрахунку стосовно застрахованих осіб у розрізі місяців кварталу, у яких здійснюють зменшення утримання з кодом типу нарахувань 3.

Рядок 6.3 заповнюється, якщо платником самостійно виявлено завищення відображених сум єдиного внеску (нарахованого) у попередніх звітних періодах під час подання Розрахунків ФОП / НПД з типом "Звітний" або з типом "Уточнюючий", у якому уточнено (збільшено) показники сум єдиного внеску, відображених у Розрахунку ФОП / НПД з типом "Звітний" або "Звітний новий" поза межами звітного (податкового) періоду (22 %)

Рядок 7

В розрізі місяців звітного кварталу відображається сума єдиного внеску, що підлягає обов'язковій сплаті, що розраховується шляхом додавання даних, зазначених у відповідних графах рядків 3, 4, та віднімання даних відповідних графах рядка 6.

Рядок 7 = рядок 3 + рядок 4 – рядок 6

Номер рядка / графи ФІЗ-Д1

 Порядок відображення даних

Рядок 01

Тип додатка.  Відмічають відповідну клітинку, залежно від типу Розрахунку, який подається:

• «Звітний» (рядок 011) – звіт подають за звітний період перший раз;
• «Звітний новий» (рядок 012) – звіт подають із метою уточнення внесених відомостей (виправлення помилок) щодо реквізитів та/або сумових показників вже після подання розрахунку типу «Звітний», але до закінчення граничного строку звітування.
• «Уточнюючий» (рядок 013) – порядок заповнення такого звіту такі ж, що й для «Звітного нового», але подають його у разі, коли несумові помилки знайдені після закінчення граничного строку подання.

Коригування даних проводять на підставі інформації з попередньо поданих за такий звітний період звітів (із типом «Звітний» та поданих пізніше з типом «Звітний новий»).

Рядок 02

Період.  Наводять арабськими цифрами:

• звітний (податковий) період (календарний рік), за який подають Квартальний розрахунок;
• квартал, за який формують Квартальний розрахунок (цифрове значення від 1 до 4);
• номер місяця у звітному кварталі (цифрове значення від 1 до 3);
• номер додатка в Квартальному розрахунку

Рядок 03

Зазначають прізвище (за наявності), ім’я, по батькові (за наявності) платника єдиного внеску

Рядок 031

Наводять РНОКПП фізичної особи (за наявності) або серію (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті

Графа 04

Вказують арабськими цифрами номер за порядком проведеного запису щодо застрахованої особи

Графа 05

Проставляють відповідну позначку щодо громадянства фізичної особи.

Коли застрахована особа, щодо якої зазначають відомості в ФІЗ-Д1, є громадянином України проставляють позначку «1», якщо ні – «0»

Графа 06

Зазначають стать застрахованої особи.

Графа 07

Зазначають РНОКПП або серію (за наявності) та номер паспорта застрахованої особи.

Якщо особа відмовилася від РНОКПП й має паспорт громадянина України у формі:

• книжечки, графу заповнюють у форматі БКNNXXXXXX, де БК – константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; NN – дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX – шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями);
• пластикової ID-картки, графу заповнюють у форматі ПХХХХХХХХХ, де П – константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; ХХХХХХХХХ – дев’ять цифр номера ID-паспорта

Графа 08

Вказують код застрахованої особи (КЗО).

Такий код обирають з відповідної таблиці, яка наведена в додатку 1 до Порядку №4:

• КЗО «1» – нарахування заробітної плати звичайному працівнику (ставка ЄСВ – 22%);
• КЗО «2» – нарахування заробітної плати працівнику з інвалідністю (ставка ЄСВ – 8,41%);
• КЗО «29» – нарахування лікарняних застрахованій особі (ставка ЄСВ – 22%);
• КЗО «42» – нарахування допомоги по вагітності та пологах (декретних);
• КЗО «26» – виплата винагороди за виконані роботи (надані послуги) за договором ЦПХ

Графа 09

Цю графу заповнюють лише у певних випадках із зазначенням коду типу нарахування (КТН) 1–15. Усі коди детально відображені у нижній частині ФІЗ-Д1 з індексом "^9".

У більшості випадків роботодавці використовують такі КТН:

• 1 – якщо відображають зарплату, нараховану колишньому працівникові за відпрацьований час або за рішенням суду середній заробіток за вимушений прогул; або винагороду за ЦПД за виконані роботи (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць;
• 2 – якщо самостійно донараховують ЄСВ за минулі періоди;
• 3 – якщо самостійно зменшують зайво нарахований ЄСВ за минулі періоди;
• 10 – якщо відображають відпускні. Якщо в поточному місяці були нараховані «перехідні» відпускні, відпускні за дні відпустки майбутнього місяця, то їх відображають в окремих рядках в сумі, що припадає на дні відпустки в цих місяцях. Обов’язково вказують місяць та рік, за який вони були нараховані;
• 13 – якщо потрібно відобразити ЄСВ-різницю (різницю між МЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ). Саму різницю зазначають у графі 18 за поточний місяць. Внесення інформації за минулі місяці можливо лише під час нарахування лікарняних/декретних за попередні місяці;
• 14 – якщо відображають у Д1 за поточний звітний період суму ЄСВ-різниці за попередні періоди, яка виникла у зв’язку з утриманням відпускних, за дні відпустки наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року при звільненні працівника.

 Код типу нарахувань «13» і «14» не можна застосовувати за майбутні звітні періоди

Графа 10

Зазначають місяць і рік, за який проведено нарахування доходу фізособі

Графа 11

Зазначають прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи

Графа 12

Проставляють кількість календарних днів, що припадають на період тимчасової непрацездатності працівника

Графа 13

Зазначають кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати

Графа 14

Проставляють кількість календарних днів звітного місяця, протягом яких застрахована особа перебувала в трудових відносинах (на які припадає дія ЦПД на виконання робіт або надання послуг).

Якщо за працівником заповнені декілька рядків, графу 14 заповнюють за одним рядком, а саме за рядком із сумою зарплати (за наявності).

 Кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця не можна зазначати у звітному місяці за майбутні та минулі звітні періоди, за винятком відпустки, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і випадків поновлення на роботі особи за рішенням суду

Графа 15

Проставляють кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на конкретний місяць перебування працівниці в такій відпустці

Графа 16

Зазначають фактично нараховані суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги) за ЦПД, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, тобто без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ.

Стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у Додатку ФІЗ-Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були здійснені нарахування виплат за поточні та майбутні (відпускні, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами), за минулі (тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду – сум середньої заробітної плати за вимушений прогул) періоди.

Суми відпускних вносять до поля відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця. При цьому в графі 09 зазначають код типу нарахування «10».

Суми виплат, нарахованих за дні тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами, відображають в окремих рядках у полі відповідного місяця тільки в сумі, яка припадає на такий місяць.

Якщо у звітному місяці нараховують зарплату за попередній період, зокрема у зв’язку з виявленням помилок, то донараховані суми включають до зарплати поточного місяця (тобто місяця, в якому були здійснені такі донарахування).

У графі 16 (17) можна проставити від’ємні значення зарплати (допомоги), тільки якщо необхідно відобразити:

• суми перерахунків зарплати, пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу попередніх звітних (податкових) періодах у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю і настанням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• сторновані суми відпускних, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах;
• сторновані суми, нарахованих платниками єдиного податку, які обрали спрощену систему оподаткування - фізичними особами – підприємцями, які належать до другої та третьої груп платників єдиного податку, у період дії воєнного стану, для категорії застрахованих осіб 29, 36, 37, 39, 42 - 45, 47, 50, 66, 75–78 відповідно до додатку 1 до Порядку №4.

 Нарахування відображають за календарний місяць (із першого по останнє число місяця)

Графа 17

Відображають нараховані суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги), лікарняних і допомоги по вагітності та пологах у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Графа 18

Заповнюють за працівниками, за якими донараховували ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску.

Зазначають різницю між МЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ за конкретний місяць.

Якщо заповнюють графу 18, то обов’язково в рядку 09 треба зазначати тип нарахування

Графа 19

Заповнюють лише у випадках, коли потрібно виправити помилку в попередніх періодах щодо ЄСВ, утриманого з доходу працівника

Графа 20

Зазначають суму ЄСВ, нарахованого на конкретний вид доходу

Графа 21

Ознака основного місця роботи.

За рядками з виплатами, нарахованими за основним місцем роботи, проставляють «1». В усіх інших випадках – «0».

Якщо працівник – внутрішній сумісник (працює на умовах сумісництва у того ж роботодавця що і за основним роботи), то за рядком із сумами доходу, нарахованого:

• за основним місцем роботи, проставляють «1»;
• за місцем роботи за внутрішнім сумісництвом – «0»

Графа 22

Якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, проставляють «1», в інших випадках – «0».

Ознаку «неповний робочий час» показують у разі, якщо особа працює:

• неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин);
• неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
• за поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня – 5 годин при 4 робочих днях на тиждень)

Графа 23

Проставляють «1», якщо за працівником ведеться облік спецстажу або він має право на пільги з пенсійного забезпечення. В інших випадках – «0»

Графа 24

Проставляють «1» за працівниками, яких прийняли на нові робочі місця. В інших випадках – «0»

Графа 25

Заповнюють у разі подання Податкового розрахунку з типом:

• «Звітний новий» або «Уточнюючий» з метою виправлення помилок у несумових показниках («0» – рядок на введення, «1» – рядок на вилучення);
• «Звітний новий» з метою виправлення помилок у сумових показниках, які виправляють до граничного строку подання звіту.

Для виправлення помилок проставляють «0» – якщо потрібно ввести рядок, «1» – якщо рядок потрібно вилучити

Графа 26

Проставляють ознаку наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом.

Ознаку «1» проставляють у разі, якщо працівник виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом, ознаку «0» – якщо до працівника не застосовують умови ст. 21-1 КЗпП.

Номер рядка / графи / розділ Додатка ФІЗ-4ДФ

Порядок відображення даних

Рядок 1

Відмічають відповідну клітинку: «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від типу, який Розрахунок подають ФОП / НПД

Рядок 2

Звітний (податковий) період. Відображається арабськими цифрами навпроти напису "Звітний (податковий) період" звітний (податковий) період (календарний рік), за який подається Розрахунок ФОП / НПД;

• квартал, за який формується Розрахунок ФОП / НПД (цифрове значення від 1 до 4);
• номер місяця в кварталі, за який формується Розрахунок ФОП / НПД (цифрове значення від 1 до 3);
• номер Розрахунку ФОП / НПД, до якого додається додаток ФІЗ-4ДФ (відповідає номеру, вказаному у заголовній частині Розрахунку ФОП / НПД);

Рядок 3

Платник. Зазначається прізвище (за наявності), ім'я та по батькові самозайнятої фізичної особи, що подає Розрахунок ФОП / НПД

Рядок 031

Зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи (за наявності) або серія (за наявності) та номер паспорта зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

Рядок 032

Зазначається Кодифікатор за місцезнаходженням платника ФОП / НПД, нотаріусом за місцем розташування робочого місця приватного нотаріуса.

Рядок 4

Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101).

Проставляють кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, за якими здійснюють нараховування доходу за ознакою 101

Рядок 5

Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102).

Проставляють кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді.

Розділ I "Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору". Рядок 06

Графа 1

Відображають порядковий номер кожного рядка, що заповнюють

Графа 2

Відображають РНОКПП або серію, номер паспорта фізичної особи, якій нараховано дохід

Графа 3а

Показують дохід (суму), нарахований фізичній особі.

Дохід вказують окремо за кожною ознакою доходу, наведеній у Довіднику ознак доходів фізичних осіб.

У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні

Графа 3

Відображають суму фактично виплаченого податковим агентом доходу фізичній особі у місяці, за який заповнюють додаток ФІЗ-4ДФ.

Щодо зарплати діє норма: заробітну плату за звітний місяць, що виплачують у встановлені законодавством терміни в наступному місяці, слід відображати в ФІЗ-4ДФ за той місяць, за який її нарахували. Наприклад, у ФІЗ-4ДФ за травень відображають заробітну плату, яку нарахували у травні та виплатили в червні, тобто не пізніше 7 числа місяця наступного за оплачуваним.

Графа 4а

Відображають суму податку, нарахованого та утриманого з доходу фізичної особи

Графа 4

Показують фактичну суму ПДФО, перераховану до бюджету у відповідному місяці

Графа 5а

Відображають суму військового збору, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством.

Дані зазначають персоніфіковано по кожній фізособі

Графа 5

Відображають фактичну суму перерахованого військового збору до бюджету.

Графа 6

Вказують ознаку доходу відповідно до Довідника ознак. Наприклад, зарплаті та лікарняним відповідає ознака доходу «101», винагороді за цивільно-правовим договором – ознака «102», «декретним» – «128».

Ознаку доходу визначають до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачують у звітному періоді не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватися у наступних періодах, ознаку доходу в разі виплати слід зазначати відповідно до нарахованого у попередньому періоді доходу.

Окрема одна ознака доходу = один окремий рядок у ФІЗ-4ДФ

Графа 7

Дата прийняття на роботу.

Тут проставляють дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття – 20 травня 2026 року, то у графі 7 потрібно вказати «20.05.2026».

Графу 7 заповнюють щодо працівників, прийняти на роботу у звітному періоді

Графа 8

Тут зазначають дату звільнення працівника в такому ж порядку як у графі 7.

У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці.

Наприклад, якщо працівник звільнився 10 травня, а 25 травня знову прийнятий на роботу, то інформацію по ньому наводять у графах 7 та 8 в окремих рядках, адже дохід у вигляді зарплати був нарахований двічі за окремими підставами і за окремі періоди роботи протягом звітного місяця.

Але якщо працівника прийняли на роботу 4 січня, а 29 січня звільнився, то інформація по ньому зазначають у графах 7 та 8 в одному рядку, оскільки у такому разі дохід виплатили за однією підставою і за один період.

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюють.

Якщо в звітному періоді, в якому відбулося звільнення працівника, йому не нараховували та не виплачували дохід, то в додатку ФІЗ-4ДФ відомості про такого звільненого працівника не наводять та графу 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюють (роз’яснення ДПС).

Графи 7 та 8 не заповнюють щодо договорів цивільно-правового характеру

Графа 9

Ознака податкової соціальної пільги.

За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді проставляють прочерк

Графа 10

Заповнюють лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Розрахунків ФОП / НПД, у випадку виправлення раніше поданої звітної інформації.

У цій графі відображають ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознаку «1», якщо рядок потрібно виключити.

Підсумковий рядок розділу І

Зазначають загальні суми:

• нарахованого доходу – за графою 3а,
• виплаченого доходу – за графою 3,
• нарахованого ПДФО – за графою 4а,
• перерахованого ПДФО – за графою 4,
• нарахованого військового збору – за графою 5а,
• перерахованого військового збору – за графою 5. 

У разі подання додатку ФІЗ-4ДФ із типом форми «Звітний новий» або «Уточнюючий» та заповнення рядків на вилучення одного помилкового рядка з попередньо внесеною інформацією і введення нового або пропущеного рядка, підсумковий рядок «Всього» за графами 3а, 3, 4а, 4, 5а та 5 розділу I не заповнюють (ЗІР, категорія 103.25)

Рядок 07 або розділ II

Зведені дані щодо коригування військового збору.

Заповнюють лише у випадках, якщо потрібно виправити помилки за періоди до 2021 року, оскільки дані щодо військового збору наводять у ФІЗ-4ДФ у розділі 1 не узагальнено, а персоніфіковано. Тож у разі подання звітного розрахунку показники рядка 07 не заповнюють.

 Тут відомості зазначають неперсоналізовано, а загальною сумою