Вот и пришла пора отпусков. Но для бухгалтеров эта пора связана с дополнительными расчетами выплачиваемых работникам отпускных. Предлагаем вспомнить об основных правилах расчета и налогообложения отпускных.
Порядок предоставления отпусков в Украине регулирует
Закон об отпусках. Минимальный срок ежегодного отпуска в Украине составляет 24 календарных дня за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора, а для некоторых должностей, профессий и категорий работников размер ежегодного отпуска еще больше. Кроме основного ежегодного отпуска, некоторые категории работников имеют право на дополнительный отпуск, ежегодный или предоставляемый при определенных обстоятельствах (например, в связи с учебой, творческий или по беременности и родам). Виды таких отпусков указаны в ст. 4 Закона об отпусках, которая, однако, предусматривает, что законодательством Украины, коллективным договором или трудовым договором могут быть установлены и другие виды отпусков.
Право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает по окончании шести месяцев непрерывной работы на этом предприятии.
Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом, который обязан в письменном виде сообщить работнику о дате начала отпуска не позже чем за две недели до установленного графиком срока. Если график отпусков отсутствует, основанием для предоставления отпуска является заявление работника. Также заявление подается в случае, если работник желает пойти в отпуск в другой срок, чем установленный графиком.
Заработная плата работникам за время отпуска выплачивается не позже чем за три дня до его начала (ст. 21 Закона об отпусках). Порядок исчисления заработной платы работникам за время ежегодного отпуска устанавливается
Постановлением КМУ № 100 от 08.02.1995. Как это происходит на практике, показано в примере в конце статьи.
В соответствии со ст.21 Закона об отпусках работникам за время отпуска не позднее чем за три дня до его начала выплачивается заработная плата (то, что называют отпускные). Поскольку работник в период отпуска не работает, то за этот период ему выплачивается средняя заработная плата. Ее исчисление производится в соответствии с Порядком № 100, утвержденным Кабмином.
Порядок № 100 применяется в том числе при предоставлении работникам:
ежегодных отпусков, в том числе основных и дополнительных;
дополнительных отпусков в связи с обучением;
дополнительных отпусков работникам, имеющим детей;
выплаты работникам компенсации за неиспользованные отпуска.
Заработная плата за время отпуска исчисляется с учетом таких показателей, как количество дней отпуска и размер среднедневной (часовой) заработной платы, который в свою очередь зависит от:
общей суммы выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (либо иного расчетного периода);
количества календарных дней расчетного периода.
Формула для исчисления суммы отпускных выглядит следующим образом:
Заработная плата за время отпуска = Общая сумма выплат за последние полные 12 календарных месяцев работы (либо иной расчетный период) / (Количество календарных дней расчетного периода - Количество праздничных и нерабочих дней) х Количество календарных дней отпуска
В п.3 Порядка № 100 указаны выплаты, учитываемые при исчислении средней заработной платы во всех случаях ее сохранения. При чем все выплаты включаются в расчет в том размере, в котором они начислены, без исключения сумм отчисления на налоги, взыскания алиментов и т.п., за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.
Таким образом,
к таким выплатам относятся:
основная заработная плата;
доплаты и надбавки;
производственные премии. Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату;
вознаграждения по итогам годовой работы и выслугу лет;
выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, исполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и т.п.);
пособие в связи с временной нетрудоспособностью.
Достаточно большой перечень выплат, которые не учитываются при исчислении средней заработной платы, приведен в п.4 Порядка № 100. Это выплаты, которые по своему характеру являются единовременными.
В случае если на предприятии работают совместители, то исчисление средней заработной платы для оплаты времени ежегодного отпуска таким работникам производится по основному месту работы и по совместительству отдельно. Именно поэтому в пп.«ї» п.4 Порядка № 100 предусмотрено, что при исчислении средней заработной платы не учитывается заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством).
В п.2 Порядка № 100 указано, что исчисление средней заработной платы для оплаты времени ежегодного отпуска осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска. То есть если работник идет в отпуск в июне 2012 года, то расчетный период составляет с 1 июня 2011 года по 31 мая 2012 года.
Если же работник проработал менее года, то средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, то есть с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск.
Из расчетного периода исключается:
время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично (п.2 Порядка № 100). Это, в частности, может быть время простоя не по вине работника, которое оплачивалось согласно нормам ст. 113 КЗоТ в размере не ниже двух третей установленной работнику тарифной ставки (оклада); период отпуска без сохранения заработной платы (ст.25 и 26 Закона об отпусках);
праздничные дни: 1 января (Новый год), 7 января (Рождество Христово), 8 марта (Международный женский день), 1 и 2 мая (День международной солидарности трудящихся), 9 мая (День Победы), 28 июня (День Конституции Украины), 24 августа (День независимости Украины) (ст.73 КЗоТ);
нерабочие дни: 7 января (Рождество Христово), Пасха, Троица (ст.73 КЗоТ).
Например, работник подал заявление о предоставлении ему отпуска с 4 июня 2012 года продолжительностью 24 календарных дня. Оклад работника составляет 3500,00 грн. ежемесячно. Кроме того, в декабре 2012 года ему была выплачена премия за 2011 год в размере 4000,00 грн., а в январе 2012 года оплачены дни командировки в сумме 300,00 грн. Для исчисления суммы отпускных необходимо определить:
количество календарных дней расчетного периода: 356 дней (с 1 июня 2011 года по 31 мая 2012 года). Из расчетного периода исключены праздничные и нерабочие дни;
общую сумму выплат за последние полные 12 календарных месяцев работы: 46300,00 грн. (3500,00 грн. х х 12 мес. + 4000,00 грн. + 300,00 грн.);
размер среднедневной заработной платы: 130,06 грн. (46300,00 грн. : 356 дн.).
Сумма отпускных составляет 3121,44 грн. (130,06 грн. х 24 дн.).
В соответствии с пп.2.2.12 Инструкции № 5 оплата ежегодных и дополнительных отпусков относится к фонду дополнительной заработной платы, поэтому в целях налогообложения сумма отпускных включается в базу обложения НДФЛ и базу начисления ЕСВ в том месяце, за который (а не в котором) они начислены. Если отпуск приходится на разные месяцы, для целей обложения НДФЛ и уплаты ЕСВ переходные отпускные делятся на месяцы, за которые они начислены (так называемые переходные отпускные).
Например, работник ушел в отпуск с 20.05.2012 г. по 12.06.2012 г. Зарплата за фактически отработанное время за последние 12 календарных месяцев работы такого работника составила 24000 грн. Среднедневная зарплата работника 24000 : 356 = 67,42 грн, где 356 - это количество календарных дней в расчетном периоде (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска), за исключением праздничных и нерабочих дней. Продолжительность отпуска - 24 календарных дня. Значит, общая сумма отпускных составит 1618,08 грн, из которых по 809,04 грн предоставляется, соответственно, за май и за июнь 2012 г.
Что касается НДФЛ, подпунктом 169.4.1 НКУ установлено, что для целей налогообложения доходы (или их часть) относятся к налоговым периодам их начисления. Значит, чтобы удержать НДФЛ, например, из отпускных, выплаченных в марте 2012 г. за часть марта и апреля 2012 года, нужно отдельно рассчитать НДФЛ с дохода за март 2012 г. (зарплата + отпускные за март 2012 г.) и с апрельского дохода (зарплата + отпускные за апрель 2012 г.). В отчете по форме № 1ДФ переходные отпускные отражаются вместе с зарплатой, с одинаковым признаком дохода, однако если выплачиваются такие отпускные в одном квартале, а начисляются - в следующем, то это необходимо отразить в № 1ДФ по факту таких событий (начисления). Это же правило используется и для исчисления предельной суммы дохода, который дает право на получение налоговой социальной льготы.
То, как начислять ЕСВ и отражать в отчетности переходные отпускные, ПФУ разъяснял в письме от 18.02.2011 г. № 3116/03-30. В нем, в частности, сказано, что согласно пп. 4.3.2 Инструкции № 21-5 при начислении единого взноса на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которого больше одного месяца, максимальная величина применяется отдельно за каждый месяц.
В месячном отчете в ПФУ по форме, установленной приложением 4 к Порядку № 22-2, переходные отпускные отражаются в таблице 6 следующим образом (согласно п. 4.9 Порядка № 22-2):
а) суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в таблицу 6 как суммы начисленной заработной платы в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце;
б) суммы, которые были выплачены в текущем месяце, но приходятся на дни отпуска следующих месяцев, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в следующих строках по первой строке.
Срок выплаты отпускных Согласно ст. 21 Закона об отпусках заработная плата работникам за время отпуска выплачивается не позднее чем за три дня до его начала. Несвоевременная выплата отпускных в соответствии с п.2 ст.11 Закона об отпусках служит причиной для переноса отпуска. Если работник обратился с заявлением о переносе отпуска в связи с таким обстоятельством, то предприятие не имеет права ему в этом отказать.
Нарушение сроков выплаты отпускных является основанием для применения административного штрафа, предусмотренного в ст.41 КоАП, в размере от 30 до 100 нмдг (то есть от 510 до 1700 грн.). Штраф налагается на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности.
Функции государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, в том числе об отпусках, осуществляет Государственный департамент надзора за соблюдением законодательства о труде и его территориальные органы. В случае нарушения работодателем норм законодательства о труде по результатам проверки должностные лица этого ведомства имеют право вносить им предписания об устранении выявленных нарушений; составлять в предусмотренных законом случаях протоколы об административных правонарушениях, а также рассматривать дела о таких правонарушениях и налагать административные взыскания согласно законодательству.