В последнее время участились вопросы от читателей следующего характера: на предприятии сотруднику выдают денежные средства под отчет для закупки товара. На следующий день он подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающий документ —товарный чек. Авансовый отчет утверждает руководитель. Конечно, после этого работнику неоднократно выдавали под отчет другие суммы (на хознужды и командировки), по которым он опять же своевременно отчитывался и при необходимости возвращал неиспользованный остаток.
Однако во время налоговых проверок сложилась недобрая традиция: если выявлено, что какой-то из товарных чеков не содержит определенных реквизитов (зачастую отсутствует форма оплаты за товар), налоговики сразу спешат вычеркнуть этот документ из разряда расчетных. Далее они и вовсе шокируют бухгалтеров утверждением: нет подтверждающей (расчетной) бумаги — значит, работник не отчитался. Упомянутое нарушение влечет Финсанкции согласно абз. 5 ст. 1 Указа Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных" от 12. 06. 95 г. № 436/95 (далее — Указ № 436), а именно за выдачу наличных под отчет без полного отчета относительно ранее выданных средств. А это не много не мало — 25% от суммы, по которой не отчитались, плюс от всех выданных после этого денежных средств за весь период проверки.
Как нам показалось, это не очень корректно, поэтому мы попросили ГНАУ прояснить ситуацию и спросили: правомерно ли в данном случае применение упомянутых санкций согласно Указу № 436?
Вестей от налоговой пришлось подождать, но они того стоят.
В начале своего письма налоговики путем логических переходов и размышлений приходят к выводу, что оформление расчетных операций с использованием товарных чеков в случаях, предусмотренных Законом Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06. 11. 95 г. № 265/95-ВР, — правомерно. Форма и содержание товарного чека сейчас законодательно не установлены, а поэтому на усмотрение субъектов хозяйствования могут быть произвольными. Возражений нет!
Далее нам с вами напомнили, что товарный чек для признания его расчетным документом должен соответствовать требованиям пп. 3. 2
Положения о форме и содержании расчетного документа, утвержденного приказом ГНАУ от 01. 12. 2000 г. № 614 (далее — Положение № 614). Вместе с тем специалисты ГНАУ уточнили, что товарный чек обязательно должен содержать:
— название и адрес хозединицы;
— общую сумму НДС по всем указанным в чеке товарам (для плательщиков НДС);
— наименование, количество и стоимость приобретенных товаров;
— стоимость единицы измерения товара;
— общую стоимость приобретенных товаров;
— дату (день, месяц, год) проведения расчетной операции;
— подпись лица, осуществляющего расчеты.
Итак, имея дело с товарными чеками, обязательно проследите, чтобы означенные реквизиты там были стопроцентно. Кстати, в упомянутом подпункте Положения № 614 перечислены и другие реквизиты. Однако, как следует из комментируемого письма, дабы товарный чек признали расчетным документом, достаточно и вышеуказанных данных.
Однако, если в полученном расчетном документе будут и дополнительные реквизиты, от этого он только выиграет.
Мы, в свою очередь, советуем торговцам, которые используют товарные чеки, дополнительно фиксировать в них следующие реквизиты:
1) надпись "ТОВАРНЫЙ ЧЕК";
2) название субъекта хозяйствования.
Ну и конечно, как видите, отсутствие в товарном чеке реквизита "форма оплаты", ничем не угрожает.
В конце ГНАУ обобщает: если ваш работник предоставил товарный чек без вышеупомянутых ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ реквизитов, то за это к нему применяют финсанкцию в размере уплаченных средств.
Заметьте —санкция разовая и отнюдь не 25% на накопленный итог всех выданных под отчет сумм за период проверок! Это не может не радовать, ведь будут "шерстить" и год, и два, а если средства работнику выдают постоянно, то штрафы вообще усматривались невиданные. Комментируемое письмо —хороший козырь в борьбе с намерениями применить неправомерные санкции.
Татьяна ВАЛЕНТИНОВА, консультант газеты "Все о бухгалтерском учете"