Как в налоговом учете отражают расходы на представителей и делегации контрагентов?
Как мы поняли, вас интересует налоговый учет расходов на прием представителей и делегаций ваших контрагентов. Исходя из этого поясняем: налоговое законодательство не устанавливает ограничений относительно когорты представительских расходов, т.е. все расходы, понесенные на прием и обслуживание отечественных (иностранных) представителей (делегаций), которые прибыли по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.
Право занять свое место в составе налоговых представительским расходам дает пп. 138.10.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ). Такие расходы признают в периоде понесения (138.5 НКУ). Тем не менее, отметим, что НКУ разрешает признавать расходы, если выполняются два условия:
— наличие первичных документов, подтверждающих осуществление расходов (п. 138.2 НКУ);
— связь расходов с хоздеятельностью (пп. 14.1.27 НКУ).
Поэтому, если представительские расходы были понесены на цели, сопровождающие хоздеятельность, например, подписание договора, для того, чтобы иметь право отнести расходы на прием и обслуживание представителей контрагента к налоговым, следует позаботиться о надлежащем документальном оформлении таких расходов. Такими документами могут быть: приказ о проведении такого мероприятия, приглашении отечественных (иностранных) представителей (делегаций) и их ответе, смета расходов, акт выполненных работ, накладные на отпуск продукции, товаров со склада, отчет о проведенном мероприятии и т.п. Кстати, аналогичную мысль высказали налоговики в консультации в подкатегории 110.07.20 единой базы налоговых знаний.
О представительских расходах не отчитываются отдельным отчетом. Сумму понесенных представительских расходов в составе административных расходов отражают в строке 06.1 Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия, утвержденной приказом Минфина Украины от 28.09.11 г. № 1213.