Перечень основных документов, используемых в статье:
НКУ - Налоговый Кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI
Постановление НБУ № 223 - Постановление Правления Национального Банка Украины от 30 апреля 2010 N 223 «Об осуществлении операций с использованием специальных платежных средств»
Постановление НБУ № 492 - Постановление Правления Национального Банка Украины от 12 ноября 2003 N492 «Об утверждении Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах»
Постановление НБУ № 637 - Постановление Правления Национального Банка Украины от 15 декабря 2004 N 637 «Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине»
Приказ № 1276 - Приказ Министерства Финансов Украины от 5 декабря 2012 № 1276
В данной статье мы постарались раскрыть вопросы использования корпоративных платежных карточек, которые особенно удобны для использования в командировках. Применение этого инструмента освобождает бухгалтерию от необходимости выдавать авансы на командировку и покупать иностранную валюту в случае командировки за границу. Если на предприятии есть корпоративная карточка, это позволяет избежать всех бюрократических сложностей при получении наличной иностранной валюты для выдачи ее командированному работнику. Отметим также, что платежные карточки международного образца, которые существуют сегодня, позволяют снимать с карточного счета средства в валюте страны пребывания, несмотря на то, что на самом карточном счету средства учитываются в гривнах. Это избавляет от необходимости открытия валютного счета.
Постановление НБУ №223 дает определение корпоративной карточки как корпоративного специального платежного средства, которое дает возможность его держателю осуществлять операции по счету предприятия. Одновременно определяет определенные права и ограничения на использование карточных счетов и осуществление операций по ним.
Пользователи имеют право использовать специальные платежные средства для осуществления платежных операций в соответствии с режимами счетов и условий договора с эмитентом. Могут применяться следующие платежные схемы: дебетовая, дебетово-кредитная и кредитная. Наиболее распространенной является дебетовая схема, предусматривающая осуществление пользователем платежных операций с использованием специального платежного средства в пределах остатка средств, учитываемых на его счете.
С помощью корпоративных платежных карточек могут финансироваться расходы на выполнение некоторых гражданско-правовых действий и расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким предприятием или являющихся членами руководящих органов такого предприятия согласно перечню, приведенному в п. 140.1.7 НКУ:
• на проезд (в том числе перевозки багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);
• оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений;
• оплату телефонных разговоров;
• оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов;
• суточные расходы (на питание и финансирование других собственных нужд физического лица).
Все указанные выше расходы должны быть подтверждены документально (кроме суточных расходов) в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов (при наличии посадочного талона) и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т.д.
В п. 7.3. Постановления НБУ № 223 указано, что операции пользователей должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов по операциям с использованием специальных платежных средств в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, необходимом для всех участников сделки, и/или документов в электронной форме (при условии доставки его клиенту), предусмотренных правилами платежной системы. Документы по операциям с использованием специальных платежных средств имеют статус первичного документа и могут быть использованы при урегулировании спорных вопросов. Обязательные реквизиты таких документов приведены в п. 7.7 Постановления НБУ № 223. Итак, кроме первичных документов, приведенных в п. 140.1.7 НКУ сотрудник, который пользовался корпоративной карточкой, должен предоставить в бухгалтерию также первичные документы, приведены в п.7.3 данного постановления.
Текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, используется в соответствии с Постановлением НБУ №492 с учетом ограничений, установленных законодательством Украины. Согласно п. 8.3 данного Постановления средства с текущего счета юридического лица не могут быть использованы с помощью специального платежного средства для:
• получения заработной платы, других выплат социального характера;
• расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам);
• осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.
Средства с текущего счета в иностранной валюте юридического лица могут быть использованы с помощью специального платежного средства исключительно для:
• получение наличных за пределами Украины для оплаты расходов;
• осуществление расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с расходами на командировку и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и нахождением воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания Украины, Воздушного кодекса Украины, Конвенции о международной гражданской авиации, Международной конвенции о дорожном движении.
Таким образом, с помощью корпоративной карты (валюты, снятой с этой карты) работник, находясь за границей в командировке, не имеет права приобретать ТМЦ, оплачивать работы, услуги для целей предприятия за исключением вышеприведенного.
Может возникнуть вопрос, какой курс должно использовать предприятие для отражения расходов в учете, оплата которых осуществлена корпоративной картой за пределами Украины в иностранной валюте, при условии, что валюта платежа отличается от валюты карточного счета:
1. курс межбанковского валютного рынка в соответствии с выпиской из корпоративной карты;
2. курс НБУ на дату операции с последующим отражением курсовой разницы.
При проведении расчета корпоративной карточкой по текущему счету, валюта которого отличается от валюты расчета, банком предоставляется дополнительная услуга по сделкам конвертации (купли - продажи) иностранной валюты. Пользуясь нормами п.153.1.4ПКУ мы определяем, что по операциям купли - продажи иностранной валюты положительная или отрицательная разница включаются в состав соответственно доходов и расходов. Также в расходы включаются все другие платежи, связанные с приобретением валюты. Банковская выписка по текущему карточному счету содержит информацию о сумме, понесенных расходов в валюте карточного счета. Разница между суммой расходных операций по курсу НБУ и данными выписки банка соответствует стоимости затрат по сделке конвертации валют.
Операции в иностранной валюте при первичном определении отражаются в национальной валюте путем пересчета с применением валютного курса на дату осуществления операции (п.5 П (С) БУ).
Согласно нормам НКУ (п.п.153.1.2, 153.1.3) расходы, осуществленные в иностранной валюте, включаются в расходы отчетного периода путем пересчета в национальную валюту по официальному курсу НБУ на дату осуществления операции, а в части ранее проведенной оплаты - по курсу на дату перечисления аванса.
Определение курсовых разниц от перерасчета операций осуществленных в иностранной валюте осуществляется в соответствии с положениями (стандартами) бухгалтерского учета.
Расходы признаются одновременно с признанием дохода. Расходы, которые невозможно связать с определенным доходом признаются в периоде, в котором они осуществлены (П(С)БУ 16)
На расчеты корпоративной картой действуют ограничения, установленные п.2.3 гл.2 Постановления НБУ № 637 в части предельной суммы в оплату за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет средств, полученных по корпоративным специальными платежными средствами. Ограничения не распространяются на использование средств:
• при расчетах с физическими лицами;
• выданных на командировку.
Сотрудники, в распоряжение которых предоставлены корпоративные платежные карточки, представляют в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет по форме утвержденной Приказом № 1276 с учетом следующих особенностей (п. 170.9.3 НКУ):
а) в случае если во время служебных командировок командированный сотрудник получил наличные с применением платежных карточек, он представляет отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;
б) в случае если во время служебных командировок командированный сотрудник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса, в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).
На практике часто возникают проблемы, связанные с использованием корпоративных карт:
• на цели, не предусмотренные действующим законодательством;
• подачей отчетов об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, с нарушением сроков, установленных пп. 170.9.3 НКУ;
• несвоевременным возвратом наличности, полученной с применением корпоративной карточки.
В таком случае пользователям платежных карт стоит знать о пп. 170.9.1 НКУ, который предусматривает удержание налога на доходы физических лиц на суммы невозвращенных средств, полученных с применением специальных платежных средств. При этом согласно п. 164.5 НКУ в сумму невозвращенных средств для удержания НДФЛ применяется повышающий коэффициент. Сумма налога, начисленная на сумму такого превышения, удерживается лицом, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы дохода - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.
Корпоративная карта является эффективным и удобным инструментом в жизни современного предприятия, которая позволяет оперативно финансировать соответствующие расходы предприятия при использовании такого инструмента с соблюдением действующих ограничений.