У штатному розписі має передбачатися перелік усіх назв посад і професій працівників відповідного підприємства, установи, організації, включаючи вакантні посади.
Водночас підприємство (установа, організація) самостійно вирішує питання стосовно порядку введення до штатного розпису назв посад (професій), які застосовуватимуться в разі виробничої необхідності.
Назви посад (професій) виписуються з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками.
Міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів установлюються в колективному договорі чи іншому локальному документі підприємства залежно від складності робіт, організаційно-правового рівня посади, функцій, котрі виконує підрозділ, у якому працює той чи інший працівник, й інших умов праці. При цьому міжпосадові співвідношення можуть установлюватися в певному діапазоні («вилки») окладів. Під час застосування діапазонів («вилок») окладів проводиться атестація працівника, і за результатами атестації встановлюється оклад у межах діапазону за посадою, яку обіймає працівник.
У штатному розписі доцільно встановити фіксований розмір посадового окладу, а тому у випадку, коли колективним договором чи іншим документом з оплати праці встановлені «вилки» за посадами, то за результатами атестації можуть бути встановлені в штатному розписі різні розміри посадових окладів у межах «вилки».
Відповідні рекомендації озвучило Мінсоцполітики в листі від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284.