Норми законодавства про працю поширюються в т.ч. на трудові відносини, що виникають між працівником і фізичною особою — підприємцем.
Для недопущення порушення законодавства про працю, уникнення випадкових помилок у роботі з персоналом і, як наслідок — можливого виникнення трудових спорів, підприємцю необхідно вести кадрову документацію під час застосування найманої праці.
На цьому наголошує Мінсоцполітики в листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06, звертаючи увагу на те, що законодавство про працю прямо не зобов’язує підприємця вести кадрову документацію.
Так, до початку роботи за укладеним трудовим договором працівник має бути ознайомлений із правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором.
До того ж працівникам, які працюють у ФОПів, гарантоване право на відпустки, облік яких має вести підприємець.
Фахівці міністерства нагадали: до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників, зокрема, належать: наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особова картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (п. 1.6 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286).
Перелічена вище первинна облікова документація має вестися зокрема й підприємцем, оскільки положення Інструкції поширюються й на таку категорію роботодавців.
Складання штатного розпису є необхідним у роботі з персоналом. На підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема, про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові.
Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення й оплату праці.