Автор : Адамович Наталія, податковий експерт
А тепер безпосередньо розбиратимемося з витрачанням/списанням ПММ.
Витрачаєте ПММ? Рівняйтеся на норми
Підприємство в господарській діяльності використовує два автомобілі: легковий — для обслуговування адмінперсоналу, вантажний — для збуту товару. Чи обов’язково розраховувати нормативну витрату ПММ за Нормами № 431?
З одного боку, ПКУ не містить жодних обмежень щодо віднесення до складу витрат виключно нормативних витрат на ПММ. З іншого боку, господарність витрат залишається важливою для ПДВ-обліку. А наднормативна витрата палива, крім іншого, може свідчити ще й про його розкрадання.
Норми № 43 якраз і призначено не тільки для планування потреби підприємств, організацій та установ у ПММ, а й для контролю за їх витрачанням. Вони дозволяють уникнути зловживань і негосподарської перевитрати палива.
На той факт, що цей документ
повинні застосовувати всі підприємства-автовласники, незалежно від форми власності,
неодноразово вказували фахівці Мінінфраструктури (див. листи від 17.02.2014 р. № 1545/25/10-14 і від 03.02.2015 р. № 1186/25/10-15).
На застосуванні Норм № 43 в облікових цілях завжди наполягали і продовжують наполягати і податківці (див., наприклад, лист ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 // «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 53, с. 5).
Тобто всі без винятку підприємства-автовласники повинні нормувати власні витрати ПММ. Причому незалежно від того, скільки у них у розпорядженні працюючої автотехніки (навіть якщо на підприємстві працює один автомобіль).
Для цього ви можете користуватися безпосередньо Нормами № 43 або ж розробити власне,засноване на них, положення про списання ПММ, що максимально враховуватиме специфіку конкретно вашого підприємства. Це дозволить вам розмежувати нормативні та наднормативні паливні витрати.
Види норм витрати ПММ
Які норми витрати палива встановлено для автомобілів? Як ними користуватися і як визначити нормативну витрату ПММ?
Різні види норм витрати палива для автомобілів установлено пп. 1.2 — 1.8 Норм № 43. Основною є базова норма на пробіг автомобіля — на 100 км (додатки А і Б).
До того ж, залежно від моделі та здійснюваної роботи авто, додатково слід ураховувати:
— норму на виконання транспортної роботи (ураховує додаткову витрату палива при русі автомобіля з вантажем) — на 100 тонно-кілометрів (т•км);
— норму на одну тонну спорядженої маси (ураховує додаткову витрату палива при зміні спорядженої маси автомобіля, причепа або напівпричепа);
— норму на поїздку з вантажем (ураховує збільшення витрати палива, пов’язане з маневруванням та виконанням операцій навантаження та розвантаження) — на одну поїздку;
— норму на пробіг при виконанні спеціальної роботи — на 100 км (табл. Б.2 додатка Б);
— норму на роботу спеціального обладнання, установленого на автомобілях, — на годину або на виконану операцію (табл. Б.1 додатка Б);
— базову норму на роботу автономного (незалежного) обігрівача — на одну годину його роботи.
Майте на увазі! Для розрахунку загальної нормативної витрати палива перелічені вище нормативи коригують за допомогою поправочних коефіцієнтів, які допомагають врахувати дорожні, кліматичні та інші експлуатаційні фактори (див. розд. 3 Норм № 43). Величини поправочних коефіцієнтів установлює керівник підприємства і затверджує наказом по підприємству ( п.п. 3.5.8 Норм № 43). Нагадаємо, вони бувають як підвищуючі, так і понижуючі.
Саму ж нормативну витрату ПММ для кожного конкретного автомобіля (обладнання) із застосуванням відповідних норм витрати палива і коефіцієнтів їх коригування розраховують за формулами, наведеними в розд. 4 Норм № 43. Детальніше про розрахунок нормативної витрати палива див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 58, с. 30.
Первинка для списання ПММ
Чи достатньо для списання ПММ складати подорожні листи? Чи додатково до них потрібні акти на списання, бухгалтерські довідки тощо?
Зауважимо, що у своїх роз’ясненнях як документ, що підтверджує витрачання ПММ, податківці хочуть бачити первинний документ, що за своєю природою є аналогом подорожнього листа(див. лист ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, лист Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13).
Незважаючи на це
підприємство для списання ПММ може використовувати зручну для обліку форму первинного документа
Головне, щоб його форма (подорожнього листа/іншого первинного документа):
1) була затверджена наказом про облікову політику підприємства (тобто в наказі було прописано, що списання ПММ підприємство здійснює саме на підставі цієї форми);
2) містила всі ознаки (обов’язкові реквізити) первинного документа, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік2;
3) давала інформацію про госпоперацію, підтверджувала її здійснення.
Підприємство як первинний документ може прийняти за основу старі, такі, що втратили чинність, але вже звичні форми подорожніх листів. До того ж, прибрати з них зайві, на ваш погляд, реквізити і додати свої, нові.
Але не перестарайтеся! Хоча з визначення первинного документа прибрали слова про те, що він «підтверджує господарську операцію», його роль все одно залишилася визначною3.
3 Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 99, с. 4.
Щоправда, суди вважають, що госпоперацію можна підтвердити не одним, а кількома документами (договорами, додатковими угодами тощо). Аби лише з них убачалося, що витрати фактично понесені (див. ухвалу ВАСУ від 01.03.2017 р. у справі № 823/5399/15). Це дещо принижує значення первинки. Проте для списання ПММ важливо, щоб саме подорожній лист (інший первинний документ) містив усі необхідні дані, що характеризують господарську операцію — роботу автомобіля.
Важливо! Для розрахунку норм витрати пального під час експлуатації, наприклад, самоскида, знадобляться не тільки дані щодо пробігу, але й щодо кількості поїздок з вантажем. Нагадаємо, додаткова норма на маневрування встановлюється на кожну поїздку з вантажем. Отже, якщо кількість поїздок з вантажем не буде зазначена в подорожньому листі, то відповідно не буде підстави використовувати цю норму. При роботі автомобіля з причепом потрібні ще й пробіг автомобіля, дані про вантажопідйомність автомобіля. При роботі авто із спецобладнанням — обсяг транспортної роботи (маса вантажу і пробіг з вантажем), кількість кузовів розсипаного піску, час роботи авто із спецобладнанням.
Якщо ви не зазначите потрібні деталі роботи автомобіля в первинному документі (подорожньому листі), то порахувати складові нормативного розрахунку витрати палива не вийде
А ось якщо складете подорожній лист (інший первинний документ), у якому буде достатньо інформації про роботу автомобіля і даних для розрахунку нормативної витрати ПММ, то, у принципі, жодні додаткові документи більше не знадобляться.
Водночас для контролю і впорядкування даних на підставі подорожніх листів (первинних документів) ви цілком можете наприкінці місяця складати зведені облікові документи, наприклад, акти та довідки для списання ПММ ( п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).
Як часто складати подорожні листи? Ураховуючи, що подорожній лист виконує роль первинного документа, то його бажано виписувати у міру здійснення роботи автомобіля.
І якщо
водій на автомобілі виконує певну роботу щодня, то й подорожній лист бажано оформляти щодня
І тільки в окремих випадках (наприклад, коли робота водія має роз’їзний характер або під час перебування у відрядженні), коли у водія немає можливості повертатися на місце роботи у той самий робочий день, подорожній лист виписуйте на більший строк.
Якщо норми немає
Яку норму списання ПММ застосовувати, якщо на конкретний автомобіль норми витрати ПММ законодавчо не встановлені? Чи можна на підприємстві розробити та затвердити свої власні норми для списання ПММ? ЧИТАТИ ДАЛІ...
Інші матеріали із "Податки та бухгалтерский облік", 2017, 25:
Втрата сільгосппродукції: чи нараховувати ПЗ з ПДВ?
Коригуємо умовні ПЗ згідно з п. 198.5 ПКУ: коли (не) потрібний РК
Фізособа виплачує дохід нерезиденту-юрособі: чи утримувати податок на репатріацію?
Фіскали про звітність з «лівопального» акцизу
Увага-увага, говорить Мінфін!
Плата за землю: уточнюємо річну звітність
До якої декларації включати дані УР, якщо його подали «до» поточної декларації
Хотіли як краще, а… скасували норми природного убутку
Огляд інвалютних покращень від НБУ
Календар бухгалтера на квітень 2017 року
Працівниця служить за контрактом
Як оплатити працю відповідального за військовий облік
Звіт з ЄСВ: якщо працівник хворів у відпустці
Послуги хостингу від нерезидента
Крайнощі у вихованні
Передплатити "Податки та бухгалтерський облік"