Відповідно до п.п. 49.18.2 та п.п. «б» п. 176.2 ПКУ особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку на доходи фізичних осіб (далі – податок), а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого розташування.
При цьому, у разі нарахування (виплати) доходів податковий агент повинен відобразити в податковому розрахунку такі виплачені доходи на користь всіх платників податків, в тому числі виплачені на користь самозайнятих осіб (фізичних осіб – підприємців (далі – ФОП) та осіб, що провадять незалежну професійну діяльність).
Форма податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (далі – ф. №1ДФ) затверджена наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
Отже, у разі повернення ФОП суми попередньої оплати при розірванні договору, яка була відображена суб’єктом господарювання у розрахунку за формою №1ДФ за попередній квартал, суб’єкт господарювання зазначає таку суму повернення з від’ємним значенням у складі податкового розрахунку за ф. №1ДФ за будь-який наступний податковий період, протягом якого відбулося таке повернення коштів.