Постачальник надсилає покупцеві видаткову накладну електронною поштою у вигляді сканованого документа з підписом і мокрою печаткою. Чи визнається така накладна оригіналом для цілей податкового обліку?
Видаткова накладна, яку постачальник надсилає електронною поштою у вигляді сканованого документа з «мокрою» печаткою, не вважається оригіналом для цілей податкового обліку. Такий документ розглядається як копія, оскільки не містить кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Відповідно до чинного законодавства України, оригіналом електронного документа є файл, створений у системі електронного документообігу (або іншим дозволеним способом), який підписано КЕП обох сторін (продавця і покупця).
Таким чином:
| Вид документа | Чи є оригіналом для податкової? |
|---|---|
| Скан з мокрою печаткою, надісланий e-mail | Ні — це копія |
| Документ з КЕП, підписаний у СЕД | Так — це оригінал |
Якщо документообіг не ведеться в електронній формі, постачальник повинен надати паперовий оригінал з підписом і печаткою (якщо її використання передбачено) — безпосередньо або поштою.
