Чи потрібен договір на електронний документообіг з контрагентом

У часи цифрової трансформації бізнесу електронний документообіг (ЕДО) став звичним інструментом для бухгалтерів, юристів та підприємців. Але виникає важливе запитання: чи потрібно укладати договір на електронний документообіг з контрагентом, аби надіслані документи мали юридичну силу?

Що говорить законодавство

Згідно зі ст. 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», сторони можуть укладати договір про електронний обмін документами. Водночас, обов’язковості такого договору не встановлено – його наявність є бажаною, але не обов’язковою умовою.

Також Закон про бухгалтерський облік (ч. 2 ст. 9) дозволяє оформлювати первинні документи в електронному вигляді. Якщо такий документ містить усі обов’язкові реквізити та кваліфіковані електронні підписи сторін, він має таку ж юридичну силу, як і паперовий аналог (ст. 8 Закону «Про електронні документи»).

Чи має юридичну силу електронний документ без угоди?

Так. Якщо документ оформлений належним чином – має КЕП та всі необхідні реквізити, то його юридична сила не підлягає сумніву, навіть за відсутності угоди про ЕДО. Усі вимоги до форми виконані, а отже — документ легітимний.

Коли варто укласти угоду про електронний документообіг

Хоча закон не вимагає укладати окрему угоду про ЕДО, така угода є рекомендованою з практичної точки зору:

• щоб отримати офіційну згоду контрагента на обмін електронними документами;
• визначити канали обміну: email, програма для обміну електронними документами тощо;
• узгодити форму підтвердження отримання документів (квитанції, повідомлення);
• зменшити ризики спорів, якщо контрагент згодом заперечить факт отримання документа або відмовиться визнавати ЕДО.

Ці пункти можна прописати або у окремому договорі, або у додатковій угоді до основного договору поставки, послуг тощо.

Що у випадку, якщо угоди немає

Якщо угода про ЕДО не укладена, але документи підписано КЕП і вони відповідають вимогам до первинних документів, вони все одно матимуть повноцінну юридичну силу.

У зворотному випадку — навіть якщо угода про електронний документообіг укладена, але сторони використали паперову форму, такий документ теж буде чинним. Важливо, щоб форма відповідала домовленостям і законодавчим вимогам.

Можна і в електронній, і в паперовій формі

За ст. 7 Закону «Про електронні документи» — якщо документ створено одночасно в електронній і паперовій формах з однаковою інформацією, обидва документи вважаються оригіналами і мають однакову юридичну силу.

Висновок

Укладення договору про електронний документообіг не є обов’язковим, але воно рекомендоване для уникнення спірних ситуацій і врегулювання технічних деталей документообігу. Електронний документ без договору, але з КЕП і повним набором реквізитів — має повну юридичну силу.