В эпоху цифровой трансформации бизнеса электронный документооборот (ЭДО) стал привычным инструментом для бухгалтеров, юристов и предпринимателей. Но возникает важный вопрос: нужно ли заключать договор на электронный документооборот с контрагентом, чтобы отправленные документы имели юридическую силу?
Согласно ст. 14 Закона Украины «Про електронні документи та електронний документообіг», стороны могут заключать договор об электронном обмене документами. В то же время, обязательности такого договора не установлено – его наличие является желательным, но не обязательным условием.
Также Закон про бухгалтерський облік (ч. 2 ст. 9) позволяет оформлять первичные документы в электронном виде. Если такой документ содержит все обязательные реквизиты и квалифицированные электронные подписи сторон, он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог (ст. 8 Закона «Про електронні документи»).
Да. Если документ оформлен надлежащим образом – имеет КЭП и все необходимые реквизиты, то его юридическая сила не вызывает сомнений, даже при отсутствии соглашения об ЭДО. Все требования к форме выполнены, а значит — документ легитимен.
Хотя закон не требует заключать отдельное соглашение об ЭДО, такое соглашение является рекомендуемым с практической точки зрения:
Эти пункты можно прописать либо в отдельном договоре, либо в дополнительном соглашении к основному договору поставки, услуг и т.д.
Если соглашение об ЭДО не заключено, но документы подписаны КЭП и соответствуют требованиям к первичным документам, они все равно будут иметь полноценную юридическую силу.
В обратном случае — даже если соглашение об электронном документообороте заключено, но стороны использовали бумажную форму, такой документ также будет действительным. Важно, чтобы форма соответствовала договоренностям и законодательным требованиям.
Согласно ст. 7 Закона «Про електронні документи» — если документ создан одновременно в электронной и бумажной формах с одинаковой информацией, оба документа считаются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
Заключение договора об электронном документообороте не является обязательным, но оно рекомендовано для избежания спорных ситуаций и урегулирования технических деталей документооборота. Электронный документ без договора, но с КЭП и полным набором реквизитов — имеет полную юридическую силу.