Нужен ли договор на электронный документооборот с контрагентом

В эпоху цифровой трансформации бизнеса электронный документооборот (ЭДО) стал привычным инструментом для бухгалтеров, юристов и предпринимателей. Но возникает важный вопрос: нужно ли заключать договор на электронный документооборот с контрагентом, чтобы отправленные документы имели юридическую силу?

Что говорит законодательство

Согласно ст. 14 Закона Украины «Про електронні документи та електронний документообіг», стороны могут заключать договор об электронном обмене документами. В то же время, обязательности такого договора не установлено – его наличие является желательным, но не обязательным условием.

Также Закон про бухгалтерський облік (ч. 2 ст. 9) позволяет оформлять первичные документы в электронном виде. Если такой документ содержит все обязательные реквизиты и квалифицированные электронные подписи сторон, он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог (ст. 8 Закона «Про електронні документи»).

Имеет ли юридическую силу электронный документ без соглашения?

Да. Если документ оформлен надлежащим образом – имеет КЭП и все необходимые реквизиты, то его юридическая сила не вызывает сомнений, даже при отсутствии соглашения об ЭДО. Все требования к форме выполнены, а значит — документ легитимен.

Когда стоит заключить соглашение об электронном документообороте

Хотя закон не требует заключать отдельное соглашение об ЭДО, такое соглашение является рекомендуемым с практической точки зрения:

• чтобы получить официальное согласие контрагента на обмен электронными документами;
• определить каналы обмена: email, программа для обмена электронными документами и т.д.;
• согласовать форму подтверждения получения документов (квитанции, уведомления);
• уменьшить риски споров, если контрагент впоследствии оспорит факт получения документа или откажется признавать ЭДО.

Эти пункты можно прописать либо в отдельном договоре, либо в дополнительном соглашении к основному договору поставки, услуг и т.д.

Что в случае, если соглашения нет

Если соглашение об ЭДО не заключено, но документы подписаны КЭП и соответствуют требованиям к первичным документам, они все равно будут иметь полноценную юридическую силу.

В обратном случае — даже если соглашение об электронном документообороте заключено, но стороны использовали бумажную форму, такой документ также будет действительным. Важно, чтобы форма соответствовала договоренностям и законодательным требованиям.

Можно и в электронной, и в бумажной форме

Согласно ст. 7 Закона «Про електронні документи» — если документ создан одновременно в электронной и бумажной формах с одинаковой информацией, оба документа считаются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Вывод

Заключение договора об электронном документообороте не является обязательным, но оно рекомендовано для избежания спорных ситуаций и урегулирования технических деталей документооборота. Электронный документ без договора, но с КЭП и полным набором реквизитов — имеет полную юридическую силу.