Перерахунок ПДФО - 2025: коли проводити та що обов’язково врахувати роботодавцю

Річний перерахунок податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) — обов’язкова процедура для кожного роботодавця наприкінці звітного року. Його проведення прямо передбачене Податковим кодексом України і є ключовим етапом завершення зарплатного року для бухгалтерії.

Розглянемо, коли саме проводиться перерахунок, кого він стосується, як діяти у разі недоплати або переплати ПДФО та як правильно відобразити результати у звітності і бухобліку.

Хто і коли зобов’язаний проводити річний перерахунок ПДФО

Відповідно до п.п. 169.4.2 ПКУ, роботодавець (податковий агент) зобов’язаний здійснити перерахунок:

• сум доходів, нарахованих працівнику у вигляді заробітної плати;
• сум утриманого ПДФО;
• сум наданої податкової соціальної пільги (ПСП).

Перерахунок проводиться у таких випадках:

1. За підсумками кожного звітного податкового року — під час нарахування заробітної плати за останній місяць року (грудень).
2. При зміні місця застосування ПСП — у місяці, коли припиняється її застосування.
3. Під час остаточного розрахунку з працівником, який звільняється.

Отже, річний перерахунок ПДФО за рік обов’язково проводиться саме у грудні.

Кого охоплює перерахунок

Річний перерахунок проводять:

• за кожним працівником окремо 
• щодо всіх працівників, які перебували у трудових відносинах станом на 31 грудня;
• усі роботодавці — юридичні особи, ФОП, самозайняті особи.

Наявність або відсутність права на податкову соціальну пільгу не звільняє від обов’язку провести перерахунок.

Мета річного перерахунку

Основне завдання перерахунку — перевірити правильність оподаткування зарплати протягом року, а саме:

• виявити помилки у розрахунку ПДФО;
• перевірити коректність надання ПСП;

Важливо: штрафи за помилки з ПДФО не застосовуються, якщо роботодавець самостійно виявив і виправив їх під час річного перерахунку.

Якщо за результатами перерахунку виникла недоплата ПДФО

Основне правило, визначене п.п. 169.4.4 ПКУ:

Суму недоплати утримують із будь-якого оподатковуваного доходу працівника після оподаткування, починаючи із зарплати за грудень.

Якщо доходу за грудень недостатньо, залишок недоплати утримують із доходів наступних місяців (січень, лютий тощо) — до повного погашення.

Обмеження за ст. 128 КЗпП
Розмір утримань не може перевищувати 20% суми зарплати «на руки».
Але якщо працівник подасть письмову заяву на одноразове утримання всієї суми — це обмеження не застосовується.

Якщо працівник звільняється, і сума доходу за останній місяць не покриває недоплату:

• непогашену частину включають до річного податкового зобов’язання працівника;
• сплату такої суми працівник здійснює самостійно.

Якщо виявлено переплату ПДФО

У разі переплати:

• сума переплати зменшує податкове зобов’язання працівника у відповідному місяці;
• фактично це означає зменшення суми ПДФО до утримання із зарплати.

Відображення результатів у звітності (4ДФ)

Результати річного перерахунку за 2025 рік відображають у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за грудень 2025 року. 

Зокрема:

• у графах 4а та 4 розділу I зазначають суму ПДФО з урахуванням недоплати або переплати;
• якщо частина недоплати переноситься на наступні місяці — її відображають у 4ДФ відповідних періодів.

Бухгалтерський облік результатів перерахунку

У бухобліку застосовують такі проводки:

• Недоплата ПДФО:
  Дт 661 — Кт 641/ПДФО

• Переплата ПДФО (метод «червоне сторно»):
  Дт 661 — Кт 641/ПДФО

Відповідальність за непроведення річного перерахунку ПДФО

Податковий кодекс не встановлює окремого штрафу саме за непроведення річного перерахунку ПДФО. Водночас його ігнорування може призвести до фінансових санкцій у разі перевірки.

Якщо через непроведений перерахунок буде виявлено заниження або завищення ПДФО, роботодавцю загрожує штраф за подання 4ДФ з недостовірними даними — 1020 грн, а при повторному порушенні протягом року — 2040 грн (п. 119.1 ПКУ). Крім того, у разі неутримання ПДФО можливе застосування штрафу за ст. 125¹ ПКУ — у розмірі 10% суми податку (з підвищенням при повторності або умисності).

Водночас ці штрафи не застосовуються, якщо помилки були самостійно виявлені та виправлені під час проведення річного перерахунку ПДФО, що робить його ефективним інструментом для уникнення відповідальності.

Підсумуємо ключові правила

• Річний перерахунок ПДФО — обов’язковий для всіх роботодавців.
• Проводиться під час нарахування зарплати за грудень.
• Здійснюється окремо за кожним працівником.
• Недоплату утримують із зарплати, переплату — зараховують.
• Результат обов’язково відображається у 4ДФ за грудень.