Перерасчет НДФЛ - 2025: когда проводить и что обязательно учитывать работодателю

Годовой перерасчет налога на доходы физических лиц (НДФЛ) — обязательная процедура для каждого работодателя в конце отчетного года. Его проведение прямо предусмотрено Налоговым кодексом Украины и является ключевым этапом завершения зарплатного года для бухгалтерии.

Рассмотрим, когда именно проводится перерасчет, кого он касается, как действовать в случае недоплаты или переплаты НДФЛ и как правильно отразить результаты в отчетности и бухучете.

Кто и когда обязан проводить годовой перерасчет НДФЛ

Согласно п.п. 169.4.2 НКУ, работодатель (налоговый агент) обязан осуществить перерасчет:

• сумм доходов, начисленных работнику в виде заработной платы;
• сумм удержанного НДФЛ;
• сумм предоставленной налоговой социальной льготы (НСЛ).

Перерасчет проводится в следующих случаях:

1. По итогам каждого отчетного налогового года — при начислении заработной платы за последний месяц года (декабрь).
2. При изменении места применения НСЛ — в месяце, когда прекращается ее применение.
3. При окончательном расчете с работником, который увольняется.

Таким образом, годовой перерасчет НДФЛ за год обязательно проводится именно в декабре.

Кого охватывает перерасчет

Годовой перерасчет проводят:

• за каждым работником отдельно 
• в отношении всех работников, которые находились в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря;
• все работодатели — юридические лица, ФЛП, самозанятые лица.

Наличие или отсутствие права на налоговую социальную льготу не освобождает от обязанности провести перерасчет.

Цель годового перерасчета

Основная задача перерасчета — проверить правильность налогообложения зарплаты в течение года, а именно:

• выявить ошибки в расчете НДФЛ;
• проверить корректность предоставления НСЛ;

Важно: штрафы за ошибки с НДФЛ не применяются, если работодатель самостоятельно выявил и исправил их во время годового перерасчета.

Если по результатам перерасчета возникла недоплата НДФЛ

Основное правило, определенное п.п. 169.4.4 НКУ:

Сумму недоплаты удерживают из любого облагаемого дохода работника после налогообложения, начиная с зарплаты за декабрь.

Если дохода за декабрь недостаточно, остаток недоплаты удерживают из доходов следующих месяцев (январь, февраль и т.д.) — до полного погашения.

Ограничения по ст. 128 КЗоТ
Размер удержаний не может превышать 20% суммы зарплаты «на руки».
Но если работник подаст письменное заявление на одноразовое удержание всей суммы — это ограничение не применяется.

Если работник увольняется, и сумма дохода за последний месяц не покрывает недоплату:

• непогашенную часть включают в годовое налоговое обязательство работника;
• уплату такой суммы работник осуществляет самостоятельно.

Если выявлена переплата НДФЛ

В случае переплаты:

• сумма переплаты уменьшает налоговое обязательство работника в соответствующем месяце;
• фактически это означает уменьшение суммы НДФЛ к удержанию из зарплаты.

Отражение результатов в отчетности (4ДФ)

Результаты годового перерасчета за 2025 год отражают в приложении 4ДФ Налогового расчета за декабрь 2025 года. 

В частности:

• в графах 4а и 4 раздела I указывают сумму НДФЛ с учетом недоплаты или переплаты;
• если часть недоплаты переносится на следующие месяцы — ее отражают в 4ДФ соответствующих периодов.

Бухгалтерский учет результатов перерасчета

В бухучете применяют следующие проводки:

• Недоплата НДФЛ:
  Дт 661 — Кт 641/НДФЛ

• Переплата НДФЛ (метод «красное сторно»):
  Дт 661 — Кт 641/НДФЛ

Ответственность за непроведение годового перерасчета НДФЛ

Налоговый кодекс не устанавливает отдельного штрафа именно за непроведение годового перерасчета НДФЛ. Вместе с тем его игнорирование может привести к финансовым санкциям в случае проверки.

Если из-за непроведенного перерасчета будет выявлено занижение или завышение НДФЛ, работодателю грозит штраф за подачу 4ДФ с недостоверными данными — 1020 грн, а при повторном нарушении в течение года — 2040 грн (п. 119.1 НКУ). Кроме того, в случае неудержания НДФЛ возможно применение штрафа по ст. 125¹ НКУ — в размере 10% суммы налога (с увеличением при повторности или умышленности).

Вместе с тем эти штрафы не применяются, если ошибки были самостоятельно выявлены и исправлены во время проведения годового перерасчета НДФЛ, что делает его эффективным инструментом для избежания ответственности.

Подытожим ключевые правила

• Годовой перерасчет НДФЛ — обязателен для всех работодателей.
• Проводится при начислении зарплаты за декабрь.
• Осуществляется отдельно за каждого работника.
• Недоплату удерживают из зарплаты, переплату — засчитывают.
• Результат обязательно отражается в 4ДФ за декабрь.