Перерасчет НДФЛ - 2025: когда проводить и что обязательно учитывать работодателю
Годовой перерасчет налога на доходы физических лиц (НДФЛ) — обязательная процедура для каждого работодателя в конце отчетного года. Его проведение прямо предусмотрено Налоговым кодексом Украины и является ключевым этапом завершения зарплатного года для бухгалтерии.
Рассмотрим, когда именно проводится перерасчет, кого он касается, как действовать в случае недоплаты или переплаты НДФЛ и как правильно отразить результаты в отчетности и бухучете.
Кто и когда обязан проводить годовой перерасчет НДФЛ
Согласно п.п. 169.4.2 НКУ, работодатель (налоговый агент) обязан осуществить перерасчет:
- сумм доходов, начисленных работнику в виде заработной платы;
- сумм удержанного НДФЛ;
- сумм предоставленной налоговой социальной льготы (НСЛ).
Перерасчет проводится в следующих случаях:
- По итогам каждого отчетного налогового года — при начислении заработной платы за последний месяц года (декабрь).
- При изменении места применения НСЛ — в месяце, когда прекращается ее применение.
- При окончательном расчете с работником, который увольняется.
Таким образом, годовой перерасчет НДФЛ за год обязательно проводится именно в декабре.
Кого охватывает перерасчет
Годовой перерасчет проводят:
- за каждым работником отдельно
- в отношении всех работников, которые находились в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря;
- все работодатели — юридические лица, ФЛП, самозанятые лица.
Наличие или отсутствие права на налоговую социальную льготу не освобождает от обязанности провести перерасчет.
Цель годового перерасчета
Основная задача перерасчета — проверить правильность налогообложения зарплаты в течение года, а именно:
- выявить ошибки в расчете НДФЛ;
- проверить корректность предоставления НСЛ;
Важно: штрафы за ошибки с НДФЛ не применяются, если работодатель самостоятельно выявил и исправил их во время годового перерасчета.
Если по результатам перерасчета возникла недоплата НДФЛ
Основное правило, определенное п.п. 169.4.4 НКУ:
Сумму недоплаты удерживают из любого облагаемого дохода работника после налогообложения, начиная с зарплаты за декабрь.
Если дохода за декабрь недостаточно, остаток недоплаты удерживают из доходов следующих месяцев (январь, февраль и т.д.) — до полного погашения.
Ограничения по ст. 128 КЗоТ
Размер удержаний не может превышать 20% суммы зарплаты «на руки».
Но если работник подаст письменное заявление на одноразовое удержание всей суммы — это ограничение не применяется.
Если работник увольняется, и сумма дохода за последний месяц не покрывает недоплату:
- непогашенную часть включают в годовое налоговое обязательство работника;
- уплату такой суммы работник осуществляет самостоятельно.
Если выявлена переплата НДФЛ
В случае переплаты:
- сумма переплаты уменьшает налоговое обязательство работника в соответствующем месяце;
- фактически это означает уменьшение суммы НДФЛ к удержанию из зарплаты.
Отражение результатов в отчетности (4ДФ)
Результаты годового перерасчета за 2025 год отражают в приложении 4ДФ Налогового расчета за декабрь 2025 года.
В частности:
- в графах 4а и 4 раздела I указывают сумму НДФЛ с учетом недоплаты или переплаты;
- если часть недоплаты переносится на следующие месяцы — ее отражают в 4ДФ соответствующих периодов.
Бухгалтерский учет результатов перерасчета
В бухучете применяют следующие проводки:
-
Недоплата НДФЛ:
Дт 661 — Кт 641/НДФЛ -
Переплата НДФЛ (метод «красное сторно»):
Дт 661 — Кт 641/НДФЛ
Ответственность за непроведение годового перерасчета НДФЛ
Налоговый кодекс не устанавливает отдельного штрафа именно за непроведение годового перерасчета НДФЛ. Вместе с тем его игнорирование может привести к финансовым санкциям в случае проверки.
Если из-за непроведенного перерасчета будет выявлено занижение или завышение НДФЛ, работодателю грозит штраф за подачу 4ДФ с недостоверными данными — 1020 грн, а при повторном нарушении в течение года — 2040 грн (п. 119.1 НКУ). Кроме того, в случае неудержания НДФЛ возможно применение штрафа по ст. 125¹ НКУ — в размере 10% суммы налога (с увеличением при повторности или умышленности).
Вместе с тем эти штрафы не применяются, если ошибки были самостоятельно выявлены и исправлены во время проведения годового перерасчета НДФЛ, что делает его эффективным инструментом для избежания ответственности.
Подытожим ключевые правила
- Годовой перерасчет НДФЛ — обязателен для всех работодателей.
- Проводится при начислении зарплаты за декабрь.
- Осуществляется отдельно за каждого работника.
- Недоплату удерживают из зарплаты, переплату — засчитывают.
- Результат обязательно отражается в 4ДФ за декабрь.
