З 1 лютого 2026 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України № 3177/5, яким затверджено Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав. Документ установлює умови, підстави та процедуру проставлення апостиля з використанням програмних засобів Електронного реєстру апостилів.
Апостиль — це спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису посадової особи, у якій вона виступала, та автентичність відбитка печатки або штампа на офіційному документі для його використання в державах — учасницях Гаазької конвенції 1961 року.
Проставлення апостиля здійснюється Міністерством юстиції України в межах наданих повноважень та у строк до трьох робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля.
Алгоритм дій відповідно до Порядку Якщо подається офіційний документ у паперовій формі
Крок 1. Подання заяви здійснюється шляхом особистого звернення заявника:
*до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України або до нотаріуса;
* у разі якщо документ є архівним — до Державної архівної служби України. У разі перебування заявника за кордоном звернення може бути надіслане поштовим відправленням.
Крок 2. Заявник подає:
Крок 3. Під час особистого звернення заявник пред’являє документ, що посвідчує особу, відповідно до вимог законодавства.
Крок 4. Посадова особа відділу ДРАЦС, Державної архівної служби України або нотаріус:
Крок 5. За результатом розгляду Міністерством юстиції України відповідного офіційного документа посадова особа відділу ДРАЦС, Державної архівної служби України або нотаріус інформує заявника та здійснює видачу офіційного документа з проставленим апостилем або повідомлення про відмову у його проставленні у порядку, визначеному Порядком.
Крок 1. Заява про проставлення апостиля подається заявником в електронній формі з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (Дія) та передається до Електронного реєстру апостилів у порядку електронної інформаційної взаємодії.
Крок 2. Оплата послуги здійснюється з використанням інтегрованих платіжних систем або підтверджується право на звільнення від сплати відповідно до вимог законодавства.
Крок 3. Реєстровий номер заяви та результат її розгляду надаються заявнику з використанням засобів Порталу Дія.
У разі необхідності отримання зразків підписів, відбитків печаток або додаткової перевірки офіційного документа розгляд може бути зупинений на строк до одного місяця. Перебіг строку розгляду в такому випадку продовжується з дня отримання Міністерством юстиції України відповіді на відповідний запит. Про зупинення розгляду заявника інформують з використанням контактних даних, зазначених у заяві.
Кожен проставлений апостиль може бути перевірений за відомостями Електронного реєстру апостилів, у тому числі за допомогою QR-коду на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.
Оновлений Порядок забезпечує чітку, прозору та контрольовану процедуру проставлення апостиля з використанням електронних реєстрів і визначених законом строків, що робить цю послугу передбачуваною як для громадян, так і для професійної спільноти.