С 1 февраля 2026 года вступил в силу приказ Министерства юстиции Украины № 3177/5, которым утвержден Порядок проставления Министерством юстиции Украины апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств. Документ устанавливает условия, основания и процедуру проставления апостиля с использованием программных средств Электронного реестра апостилей.
Апостиль — это специальный штамп, который удостоверяет подлинность подписи должностного лица, в которой она выступала, и подлинность оттиска печати или штампа на официальном документе для его использования в государствах — участниках Гаагской конвенции 1961 года.
Проставление апостиля осуществляется Министерством юстиции Украины в пределах предоставленных полномочий и в срок до трех рабочих дней, течение которого начинается со следующего дня после регистрации в Реестре заявления о проставлении апостиля.
Алгоритм действий в соответствии с Порядком Если подается официальный документ в бумажной форме
Шаг 1. Подача заявления осуществляется путем личного обращения заявителя:
*в любой отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального органа Министерства юстиции Украины или к нотариусу;
* в случае если документ является архивным — в Государственную архивную службу Украины. В случае нахождения заявителя за границей обращение может быть отправлено почтовым отправлением.
Шаг 2. Заявитель подает:
Шаг 3. При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность, в соответствии с требованиями законодательства.
Шаг 4. Должностное лицо отдела ГРАГС, Государственной архивной службы Украины или нотариус:
Шаг 5. По результатам рассмотрения Министерством юстиции Украины соответствующего официального документа должностное лицо отдела ГРАГС, Государственной архивной службы Украины или нотариус информирует заявителя и осуществляет выдачу официального документа с проставленным апостилем или уведомление об отказе в его проставлении в порядке, определенном Порядком.
Шаг 1. Заявление о проставлении апостиля подается заявителем в электронной форме с использованием средств Единого государственного вебпортала электронных услуг (Дія) и передается в Электронный реестр апостилей в порядке электронной информационной взаимосвязи.
Шаг 2. Оплата услуги осуществляется с использованием интегрированных платежных систем или подтверждается право на освобождение от уплаты в соответствии с требованиями законодательства.
Шаг 3. Реестровый номер заявления и результат его рассмотрения предоставляются заявителю с использованием средств Портала Дія.
В случае необходимости получения образцов подписей, оттисков печатей или дополнительной проверки официального документа рассмотрение может быть приостановлено на срок до одного месяца. Течение срока рассмотрения в таком случае продолжается со дня получения Министерством юстиции Украины ответа на соответствующий запрос. О приостановлении рассмотрения заявителя информируют с использованием контактных данных, указанных в заявлении.
Каждый проставленный апостиль может быть проверен по данным Электронного реестра апостилей, в том числе с помощью QR-кода на официальном вебсайте Министерства юстиции Украины.
Обновленный Порядок обеспечивает четкую, прозрачную и контролируемую процедуру проставления апостиля с использованием электронных реестров и определенных законом сроков, что делает эту услугу предсказуемой как для граждан, так и для профессионального сообщества.