У період регулярних відключень електроенергії генератори залишаються критично важливими для бізнесу. Водночас використання пального потребує належного документального оформлення. Розглянемо, як правильно організувати списання пального на роботу генератора, чи обов’язково вести журнал обліку та як діяти, якщо на підприємстві працює кілька генераторів.
Пальне, витрачене на роботу генератора, списують відповідно до норм витрат пального. Саме норми є базою для визначення обсягу списання.
Підприємство для визначення норм може:
використовувати технічну документацію виробника;
затвердити власні норми внутрішнім наказом*;
розрахувати середню фактичну витрату на підставі тестових запусків.
Головне — норми повинні бути документально підтверджені та затверджені керівником.
* У цьому питанні можуть бути корисними Методичні рекомендації з нормування витрат пального, електроенергії, мастильних та інших експлуатаційних матеріалів для автомобілів і техніки, підготовлені ДП «ДержавтотрансНДІпроект» (редакція від 17.11.2023). Зокрема, варто звернути увагу на додаток 5 — «Акт встановлення тимчасової норми витрати палива на роботу спеціального обладнання автомобілів…», який можна використовувати як орієнтир при оформленні відповідних документів.
Щоб обґрунтувати витрати, слід оформляти такі документи:
1. Журнал обліку роботи генератора
У ньому фіксують:
дату роботи;
кількість відпрацьованих годин;
показники лічильника (за наявності);
відповідальну особу.
Затвердженої форми журналу не існує. Підприємство розробляє її самостійно та затверджує наказом.
Важливо: журнал ведеться окремо по кожному генератору.
2. Звіт про витрати пального
У документі зазначають:
залишок пального на початок періоду;
кількість отриманого пального;
фактично використаний обсяг;
залишок на кінець періоду.
Такий звіт можна складати один на кілька генераторів.
3. Акт списання пального
Оформлюється у довільній формі, але обов’язково має містити реквізити первинного документа згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік:
назву документа;
дату складання;
зміст операції;
одиницю виміру;
підписи відповідальних осіб.
Акт можна оформлювати як на один, так і на кілька генераторів.
Журнал обліку — окремий для кожного генератора.
Звіт про витрати пального — можна один загальний.
Акт списання — допускається спільний.
Такий підхід дозволяє коректно підтвердити господарське використання пального та уникнути претензій під час перевірок.
Докладніше на цю тему читайте матеріал Правила списання пального для генератора.
Для правильного списання пального на роботу генератора підприємству потрібно:
► визначити та затвердити норми витрат;
► вести журнал обліку по кожному генератору окремо;
► оформлювати звіт про витрати пального;
► складати акт списання з усіма обов’язковими реквізитами (ст. 9 Закону про бухоблік).