Закінчується строк служби РРО: як правильно зняти його з реєстрації

Суб’єкти господарювання часто запитують: якщо строк служби реєстратора розрахункових операцій (РРО) закінчується (наприклад, 13.03.2026), чи можна працювати на ньому в цей день, чи вже потрібно зняти РРО з реєстрації? Також виникають питання щодо процедури розреєстрації, необхідних документів та можливих штрафів.

Розглянемо ці питання детальніше.

До речі, нещодавно ДПСУ оновила редакцію Держреєстру РРО, про це читайте за посиланням.

Важливо: мова лише про класичні РРО

У цьому матеріалі йдеться виключно про класичні реєстратори розрахункових операцій (РРО). Для програмних РРО (ПРРО) строк експлуатації не обмежений.

Якщо програмний РРО морально застаріває, розробники можуть оновити програму. Після встановлення нової версії підприємство може продовжувати використовувати ПРРО без обмежень.

Що таке строк служби РРО

Строк служби РРО — це період, протягом якого виробник або постачальник гарантує справну роботу реєстратора, його комплектуючих і збереження інформації у фіскальній пам’яті за умови дотримання правил експлуатації.

Таке визначення наведено у п. 2 Порядку технічного обслуговування та ремонту РРО, затвердженого постановою КМУ від 12.05.2004 № 601.

Як визначити строк служби РРО

У більшості випадків строк експлуатації встановлює виробник реєстратора. Тому при визначенні строку служби потрібно орієнтуватися на експлуатаційну документацію до РРО.

Якщо в документації виробника строк експлуатації не зазначений (що часто стосується старих моделей реєстраторів), застосовується загальне правило:

• 7 років з дати введення РРО в експлуатацію;
• але не більше ніж 9 років від дати виготовлення.

Водночас якщо виробник встановив строк експлуатації більше ніж 9 років, використовувати РРО можна протягом усього визначеного строку.

З якої дати обчислюється строк служби

Датою введення РРО в експлуатацію вважається дата, зазначена:

• у паспорті (формулярі) РРО;
• в акті введення РРО в експлуатацію.

Саме ця дата вноситься до інформаційної системи ДПС під час первинної реєстрації РРО. З неї і починається відлік строку служби РРО.

Чи можна працювати в останній день строку служби

Якщо строк служби РРО закінчується 13.03.2026, то працювати на ньому можна протягом усього цього дня.

Це пояснюється загальними правилами обчислення строків: перебіг строку починається з наступного дня після настання події, а строк, визначений роками, закінчується у відповідну дату останнього року.

Отже, 13.03.2026 — останній день законного використання РРО. Починаючи з 14.03.2026 використовувати цей реєстратор вже не можна.

Як самостійно скасувати реєстрацію РРО

Закінчення строку експлуатації РРО є підставою для скасування його реєстрації відповідно до Порядку № 547.

Підприємство може самостійно ініціювати процедуру розреєстрації.

Етап 1. Розпломбування РРО

• Підприємець звертається до центру сервісного обслуговування (ЦСО).
• ЦСО проводить розпломбування РРО.
• Після цього видається довідка за формою № 1-ЦСО.
• ЦСО також надсилає електронну копію довідки до податкової.

Етап 2. Подання документів до ДПС

До податкового органу за місцем реєстрації РРО подають:

• заяву про скасування реєстрації РРО за формою № 4-РРО (ідентифікатор форми J/F1313604);
• реєстраційне посвідчення на реєстратор.

Етап 3. Скасування реєстрації

Податкова служба скасовує реєстрацію РРО протягом 5 календарних днів після отримання документів.

Після цього підприємству видається довідка про скасування реєстрації РРО за формою № 6-РРО (ідентифікатор форми J/F1413702). 

Що буде, якщо не подати заяву

Якщо суб’єкт господарювання не подасть заяву самостійно, податкова служба може скасувати реєстрацію РРО примусово.

При цьому:

• податкова попереджає підприємство за місяць до закінчення строку служби;
• якщо заяву не подано, приймається рішення про розреєстрацію;
• реєстрацію скасовують не пізніше ніж через 2 робочі дні після завершення строку експлуатації.
• податкова направляє довідку про скасування реєстрації РРО за формою № 6-РРО (ідентифікатор форми J/F1413702). 

Чи є штраф за несвоєчасну розреєстрацію

Штрафу саме за несвоєчасне скасування реєстрації РРО законодавство не передбачає. Адже навіть якщо підприємство не подасть заяву, податкова може провести розреєстрацію самостійно.

Проте є інший ризик.

Штрафи за використання РРО після закінчення строку служби

Фіскали традиційно наполягають на тому, що в разі використання суб’єктом господарювання РРО, який вичерпав свій строк експлуатації, такий технологічний пристрій не може вважатися РРО відповідно до вимог Закону про РРО.

У такому випадку застосовуються фінансові санкції відповідно до ст. 17 Закону про РРО:

• 100 % вартості товарів або послуг, проданих з порушенням — за перше порушення;
• 150 % — за кожне наступне порушення.

Крім того, ст. 155¹ КУпАП передбачає адміністративну відповідальність за порушення порядку проведення розрахунків.

Висновки

• Строк служби РРО визначають за документацією виробника або за загальним правилом — 7 років з моменту введення в експлуатацію, але не більше 9 років від дати випуску.
• Якщо строк служби закінчується 13.03.2026, працювати на РРО можна включно до цієї дати.
• З наступного дня використання такого технологічного пристрою вважається порушенням.
• Для розреєстрації потрібно розпломбувати РРО у ЦСО та подати заяву за формою № 4-РРО до податкової.
• Робота на РРО після закінчення строку служби може призвести до штрафу відповідно до ст. 17 Закону про РРО.