Яка методика перевірки по рахунку 361 повноти складання ПН?

Методика перевірки повноти складання податкових накладних (ПН) за рахунком 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями» базується на правилі «першої події» (п. 187.1 ПКУ) та звірці даних бухгалтерського обліку з даними Єдиного реєстру податкових накладних (ЄРПН).Нижче наведено покроковий алгоритм перевірки:

 1. Аналіз «першої події» за рахунком 361

Оскільки, податкові зобов'язання (ПЗ) з ПДВ виникають або за датою відвантаження (дебет 361), або за датою оплати (кредит 361), перевірка проводиться за обома напрямками:

• Дебетовий оборот рахунку 361 (Реалізація): Перевірте кожну операцію відвантаження. Якщо відвантаження було першою подією (тобто на цей момент не було передоплати), на цю дату має бути складена ПН.
• Кредитовий оборот рахунку 361 (Оплата): Перевірте надходження коштів. Якщо оплата є авансом (перша подія), на дату зарахування коштів має бути складена ПН.
•  *Примітка:* У програмах автоматизації аванси часто обліковуються на субрахунку 681, тому перевірку кредитового обороту слід проводити в парі: Кт 361 + Кт 681.

 2. Використання рахунку 643

У бухгалтерському обліку для контролю ПЗ зазвичай використовують субрахунки до рахунку 643 «Податкові зобов'язання»:

• 6431 (або аналогічний): Податкові зобов'язання, що підлягають реєстрації.
• 6432 (або аналогічний): Податкові зобов'язання непідтверджені (виникають у момент відвантаження або оплати до моменту реєстрації ПН).

Методика звірки: 1. Сформуйте «Аналіз рахунку 361» у розрізі контрагентів та документів-підстав.
2. Перевірте сальдо на рахунку 6432. На кінець періоду залишок на цьому рахунку має бути лише за тими операціями, за якими ПН ще не зареєстрована (наприклад, якщо термін реєстрації ще не настав) або заблокована.
3. Якщо за операцією (відвантаження/оплата) закрилося сальдо по 361/681, але залишається залишок на 6432 — це ознака того, що ПН не була виписана або не проведена в обліку. 

3. Формульна перевірка (загальний контроль)

Для швидкої перевірки за звітний період можна використати формулу:
((Оборот Дт 361 + Оборот Кт 681) – Повернення) / 6 = Сума ПДВ (20%)
Ця формула є орієнтовною, оскільки не враховує операції без ПДВ, за ставкою 0%, 7%, 14% або касовий метод.

 4. Звірка з ЄРПН

Найбільш надійний метод — порівняння даних вашої облікової системи з витягом з ЄРПН:
1. Отримайте Витяг з ЄРПН за відповідний період.
2. Скористайтеся функцією «Звірка з ЄРПН» у вашій програмі для звітності.
3. Програма автоматично порівняє суми та дати за кожним контрагентом. Якщо в обліку є проведення Дт 361 (реалізація), але в ЄРПН відсутня відповідна ПН — це вказує на пропуск. 

 5. Перевірка специфічних операцій

• Повернення: Перевірте кредит 361 у разі повернення товару покупцем. На такі суми має бути складений Розрахунок коригування (РК).
• Касовий метод: Якщо підприємство застосовує касовий метод (п. 44 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ), ПЗ виникають лише за кредитом 361 (оплата). У такому разі дебетовий оборот (відвантаження) не є підставою для складання ПН.
• Бюджетні кошти: Якщо оплата здійснюється за рахунок бюджетних коштів, ПЗ виникають за датою отримання коштів (п. 187.7 ПКУ), незалежно від дати відвантаження. 

 Рекомендовані звіти для перевірки:

1. Оборотно-сальдова відомість (ОСВ) по рахунку 361 та 681 (по субконто «Контрагенти» та «Договори»).
2. Аналіз рахунку 361 у кореспонденції з рахунками 70 (доходи) та 311 (банк).
3. Звіт «Перевірка суми ПДВ», який автоматично порівнює базу оподаткування в документах реалізації/оплати з виписаними ПН.
Важливо: Не забудьте перевірити операції з неплатниками ПДВ. Хоча вони не отримують ПН, ви все одно зобов'язані скласти та зареєструвати ПН (з типом причини «02») на такі відвантаження або аванси.