На сьогодні розрахунки через підзвітних осіб для бухгалтерів багатьох підприємств є звичним та майже повсякденним явищем. Такі розрахунки відбуваються, в основному, при оплаті дрібних господарських витрат і витрат, пов’язаних з відрядженням.
Іноді у зв’язку з цим перед бухгалтером виникає ряд питань, особливо у випадку здійснення через підзвітних осіб розрахунків з фізичними особами – підприємцями (далі – ФОП).
Перше питання: чи потрібно підзвітній особі отримувати від ФОП документи стосовно підтвердження їх підприємницького статусу, якщо так, то які саме?
Друге питання: якщо виникає необхідність утримання ПДФО з ФОП, то на якій стадії це відбувається – при здійсненні розрахунків між підзвітною особою та ФОП чи після складання звіту про витрачені кошти?
І третє питання: чи необхідно підприємству відображати доходи ФОП у звіті за ф. № 1ДФ, якщо вони були сплачені через підзвітну особу?
Зазначені питання ми й розглянемо в даній статті.
Перелік необхідних документів
Згідно з п. 177.8 ПКУ під час нарахування (виплати) фізичній особі – підприємцю доходу від здійснення нею підприємницької діяльності суб'єкт господарювання та/або самозайнята особа, які нараховують (виплачують) такий дохід,
не утримують податок на доходи у джерела виплати, якщо фізичною особою – підприємцем, яка отримує такий дохід, надано копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб'єкта підприємницької діяльності. Це правило не застосовується в разі нарахування (виплати) доходу за виконання певної роботи та/або надання послуги згідно з цивільно-правовим договором, коли буде встановлено, що відносини за таким договором фактично є трудовими, а сторони договору можуть бути прирівняні до працівника чи роботодавця відповідно до пп. 14.1.195 та 14.1.222 цього Кодексу.
Інакше кажучи, єдиною умовою для неутримання ПДФО із суми доходів, що виплачуються ФОП, є наявність копії документа про його державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності за умови, що виконання робіт та/або надання послуг не здійснюється за договорами, які відповідно до законодавства прирівнюються до трудових відносин.
Водночас, відповідно до п. 177.6 ПКУ у разі якщо
фізична особа – підприємець отримує інші доходи, ніж від провадження підприємницької діяльності, у межах обраних ним видів такої діяльності, такі доходи оподатковуються за загальними правилами, встановленими цим Кодексом для платників податку – фізичних осіб.
Тобто п. 177.6 ПКУ встановлює додаткові вимоги щодо необхідності контролю над видами діяльності під час розрахунків з ФОП: якщо ФОП здійснює операції, що не відповідають обраним ним видам діяльності, то отримані ФОП доходи оподатковуються за загальними правилами – ПДФО утримується та сплачується податковим агентом.
Для деяких платників єдиного податку передбачені нюанси. Так, відповідно до пп. 2 п. 293.4 ПКУ до доходу, отриманого платниками єдиного податку першої або другої групи від провадження діяльності, не зазначеної у свідоцтві платника єдиного податку, ставка єдиного податку встановлюється у розмірі 15 відсотків. Отже, для таких осіб види їх діяльності формально можна не контролювати, адже вони самі повинні сплатити єдиний податок за підвищеною ставкою з доходів від діяльності, не вказаної в їх свідоцтві. Але, щоб підтвердити, що особа є платником єдиного податку, від неї необхідно отримати свідоцтво платника такого податку.
Що стосується решти ФОП, то в ПКУ не сказано, яким саме чином повинна здійснюватись перевірка обраних ними видів діяльності. Так само не сказано і яким документом це потрібно підтвердити.
В консультації з Єдиної бази податкових знань ДПСУ зазначила, що документом, який підтверджує реєстрацію ФОП в якості суб’єкта підприємницької діяльності та дозволяє отримати інформацію про види діяльності, може бути витяг або виписка з Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб – підприємців.
Отримання вказаних документів передбачено Порядком надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, затвердженим наказом Мін’юсту від 14.12.2012 р. № 1846/5.
На практиці виникає питання: станом на яку дату повинен бути витяг з Єдиного державного реєстру – чи обов’язково він повинен бути датований днем проведення розрахунку з ФОП, чи може бути отриманий раніше?
Строк дії таких документів визначено в Законі України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» від 15.05.2003 р. № 755-IV (далі – Закон № 755). Так, згідно з ч. 1 ст. 18 Закону № 755 якщо відомості, які підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру, були внесені до нього, то такі
відомості вважаються достовірними і можуть бути використані в спорі з третьою особою,
доки до них не внесено відповідних змін.
Тобто зазначені документи є чинними доти, поки не буде внесено зміни до ЄДР. Окремої уваги заслуговує питання, як саме отримати інформацію про те, чи були внесені зміни до ЄДР, адже може статись так, що, маючи на руках виписку або витяг із застарілими даними, виплата грошових коштів ФОП без утримання ПДФО буде здійснена неправомірно.
На нашу думку, з метою перевірки актуальності інформації в наявних документах, можливо скористатися доступом до інформації з ЄДР через офіційний веб-сайт ДП «Інформаційно-ресурсний центр» за адресою http://irc.gov.ua/ua/Poshuk-v-YeDR.html. Відомості, які можна отримати за допомогою цього ресурсу, містять, зокрема, інформацію про номер та дату останньої виписки.
Враховуючи те, що відповідно до Закону № 755 виписка надається щоразу після внесення змін до ЄДР, так можна дізнатися дату останніх змін стосовно ФОП. Якщо дата останньої виписки пізніша, ніж дата витягу/виписки, наданої підприємству, то доцільно потурбуватись про отримання від ФОП нового документа.
За відсутності документів від ФОП або у випадках, коли операція з ФОП не відповідає видам діяльності, зазначеним у відповідних документах, суб’єкт господарювання, що виплачує доходи такому ФОП, повинен утримати та сплатити ПДФО із суми виплаченого доходу.
Порядок утримання податку
Враховуючи те, що в ситуації, яка розглядається, розрахунки з ФОП здійснюються через підзвітну особу, виникає питання, яким чином здійснюється утримання податку?
На наш погляд, за таких обставин необхідно діяти за аналогією з порядком закупівлі сільськогосподарської продукції у фізичних осіб. В таких ситуаціях підзвітна особа самостійно утримує ПДФО та оформляє акт або відомість закупівлі, де вказується сума нарахованого фізичній особі доходу, сума утриманого податку та сума виплаченого доходу.
У відносинах з ФОП зазвичай немає потреби в оформленні акта або відомості, оскільки ФОП повинен надати власний розрахунковий документ, однак
з метою недопущення порушень податкового законодавства підзвітна особа, як представник підприємства, повинна забезпечити утримання ПДФО.
Також слід звернути увагу на положення пп. 168.1.4 ПКУ, відповідно до якого якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи
виплачується готівкою з каси податкового агента, податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом банківського дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання).
Таким чином, з метою забезпечення своєчасності сплати ПДФО до бюджету, підзвітній особі доцільно повідомити підприємство про факт утримання податку в цей же день, особливо у випадку, якщо в цей день вона не матиме можливості відзвітуватись за своїми витратами.
Подання звіту за ф. № 1ДФ
Особи, які відповідно до норм ПКУ мають статус податкових агентів, згідно з п. 176.2 ПКУ зобов’язані подавати податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (ф. № 1ДФ) до органу державної податкової служби за місцем свого розташування. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду.
В одній із консультацій в Єдиній базі податкових знань податківці висловили цікаву думку щодо необхідності відображення у ф. № 1ДФ витрат, понесених у відрядженні працівником за отримані від ФОП послуги. Так, ДПСУ вказала, що оскільки підприємство (юридична особа) лише компенсує витрати працівника на відрядження, то таке підприємство не є податковим агентом щодо ФОП, яким було надано послуги відрядженому працівнику, а отже податковий розрахунок за ф. № 1ДФ підприємство подавати не зобов’язане.
Водночас, раніше в ЄБПЗ висловлювалась протилежна думка про те, що виплачені суб'єктом господарювання кошти фізичній особі – підприємцю – платнику єдиного податку, який надавав послуги фізичній особі під час її перебування у відрядженні, відображаються у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ з відповідною ознакою доходу.
На нашу думку, перший підхід не цілком відповідає законодавству, оскільки навіть якщо витрати здійснюються через підзвітну особу, все ж таки вони здійснюються за рахунок коштів підприємства, а тому воно є податковим агентом і повинно виконати всі свої обов’язки.
Інша справа, якщо аванс підзвітній особі не було видано, а витрати вона здійснила за рахунок власних коштів, і в подальшому підприємство здійснює компенсацію понесених витрат працівнику. В такому разі, дійсно, про виплату на користь ФОП коштів за рахунок підприємства не йдеться, а підприємство повинно розглядати лише необхідність утримання/неутримання податку із свого працівника і відповідно відображення/невідображення доходу працівника у ф. № 1ДФ.
Олексій Остапенко
аудитор
Аудиторська група «Гарантія-Аудит»
Дата підготовки 30.04.2013