Нагадаємо, ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці зобов’язує всіх роботодавців забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
З огляду на цю норму роботодавець зобов’язаний вести облік виконуваної працівником роботи, але вона не містить прямого обов’язку ведення табеля.
У статті «Табель обліку робочого часу: тонкощі заповнення» ми рекомендували облікувати робочий час за допомогою табеля, за основу якого взяти форму № П-5.
На цій сторінці ви можете завантажити бланк Табеля обліку робочого часу (типова форма № П-5).
А скільки часу потрібно зберігати Табель обліку робочого часу?
Строк зберігання табелів обліку використання робочого часу визначено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
Відповідно до статті 408 цього Переліку, табелі обліку використання робочого часу зберігаються 1 рік.
Це загальний мінімальний строк зберігання таких документів.
Для окремих категорій працівників законодавство встановлює значно триваліші строки зберігання.
Табелі потрібно зберігати 75 років, якщо вони стосуються:
працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці;
громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи.
Такі строки передбачені відповідно статтями 445 та 694 Переліку № 578/5.
Хоча мінімальний строк зберігання табелів становить 1 рік, на практиці роботодавцям доцільно зберігати їх не менше 3 років, тобто 1095 днів.
Причина — можливі перевірки та необхідність підтвердження правильності:
нарахування заробітної плати;
оплати лікарняних;
розрахунку відпускних;
сплати податків і зборів;
відображення даних у звітності.
Крім того, Податковий кодекс України передбачає строки зберігання документів, необхідних для податкового контролю. Тому з практичної точки зору трирічний строк зберігання табелів є безпечнішим для роботодавця.
Табель обліку робочого часу може знадобитися не лише під час податкової перевірки, а й у разі трудового спору з працівником.
Зокрема, він може підтверджувати:
кількість відпрацьованих днів;
роботу у вихідні або святкові дні;
простої;
відсутність працівника;
перебування у відпустці;
періоди тимчасової непрацездатності;
правильність нарахування зарплати.
Саме тому знищувати табелі одразу після спливу 1 року не завжди доцільно.
Мінімальний строк зберігання табелів обліку використання робочого часу становить 1 рік. Проте для окремих категорій працівників, зокрема зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці та постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, табелі потрібно зберігати 75 років.
Для звичайних табелів безпечніше орієнтуватися не лише на мінімальний архівний строк, а й на можливі перевірки. Тому на практиці роботодавцям доцільно зберігати табелі щонайменше 3 роки.