Табель обліку робочого часу: тонкощі заповнення

Автор: Світлана Замазій шеф-редактор порталу buhgalter.com.ua.

Насамперед слід нагадати, що ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР зобов’язує всіх роботодавців забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Облік виконуваної працівником роботи неможливий без обліку відпрацьованого працівниками робочого часу. Для цього застосовують Табель обліку використання робочого часу. Його типова форма (№ П-5) затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489.  

Загальні правила ведення Табеля 

Увага: Табель за формою № П-5 має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Тобто за необхідності цю форму можна доповнити іншими показниками, необхідними для обліку в установі.

Більш того, дозволено застосовувати й іншу форму Табеля. Проте при цьому обов’язковою є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок і неявок працівників, які визначені формами державних статистичних спостережень з праці.

Відкривають Табель щомісяця та заповнюють щодня на працівників структурного підрозділу та зазначають у ньому конкретну кількість робочих годин, фактично відпрацьованих (невідпрацьованих) певним працівником.

Складають цей документ в одному примірнику за 2 — 3 дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.

Включення працівника до Табеля чи виключення з нього (у зв’язку із звільненням або внутрішнім переміщенням) здійснюють на підставі наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу та про припинення трудового договору (контракту).

Своєю чергою, відмітки в Табелі про фактично відпрацьований час, про причини неявок на роботу, про роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інші відхилення від нормальних умов роботи роблять тільки на підставі належним чином оформлених документів щодо обліку особового складу. Це можуть бути накази про направлення в службове відрядження, про надання відпустки тощо.

Заповнений Табель обліку використання робочого часу повинен підписати керівник підрозділу.

Для відображення використаного робочого часу за кожен день у Табелі відведено два рядки:

• верхній — для запису кількості відпрацьованих або невідпрацьованих годин за відповідними видами витрат робочого часу;
• нижній — для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу (надурочний, нічні години, робота у вихідні та святкові дні, відпустки, тимчасова непрацездатність, прогули, простої тощо).

У Табелі фіксують і скорочений робочий час, і запізнення працівників.

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу (буквений та цифрової коди) наведено на титульному аркуші Табеля за формою № П-5.

Табель ведуть протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбивають підсумки щодо кількості годин, відпрацьованих кожним співробітником.

Табель складає уповноважений на це працівник, якого спеціально призначено наказом по установі.

Важливо: обов’язки щодо ведення Табеля мають бути зазначені в посадовій інструкції працівника, який несе персональну відповідальність за достовірність і правильність ведення Табеля.

Заповнений Табель повинен підписати керівник підрозділу та перевірити працівник кадрової служби (служби персоналу). Після цього Табель передають до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Згiдно зі ст. 115 КЗпП заробiтна плата виплачується працiвникам регулярно в робочi днi у строки, встановленi колективним договором, але не рiдше вiд двох разiв на мiсяць через промiжок часу, що не перевищує 16 календарних днiв.

Вiдповiдно Табель заповнюється двiчi на мiсяць: за першу половину мiсяця - для нарахування авансових платежiв та за весь мiсяць - для розрахунку заробiтної плати за мiсяць. Наприкiнцi мiсяця в табелi пiдраховується загальна кiлькiсть вiдпрацьованих днiв i днiв неявок на роботу.

Увага: виправлення та правки в Табелі не допускаються. Тобто якщо Табель заповнено і передано до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати, то виправлення в ньому зробити вже не можна.

Проте на практиці часто бувають ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля. Наприклад, у бюджетних установах Табель для нарахування зарплати за місяць передають до бухгалтерії за кілька днів до його закінчення. І нерідко буває так, що працівника протабелювали як такого, що відпрацював повний місяць, а наприкінці місяця з’ясовується, що він захворів. Також працівник може захворіти під час відпустки. Такі ситуації і потребують внесення виправлень до раніше поданого Табеля. Як це зробити?

По-перше, усі правки необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів.

По-друге, коригувати дані слід в поточному місяці, але із зазначенням періоду, за який їх коригують. Виправні дані слід вносити до окремого Табеля (коригуючий Табель). В шапці документа зазначайте дату заповнення Табеля та місяць (період), який коригуєте. На підставі даних такого коригуючого Табеля бухгалтер проведе коригування заробітної плати. 

Це загальні правила заповнення та ведення Табеля. Але на практиці виникають додаткові запитання щодо його заповнення. Розглянемо деякі з них. 

Один працівник — дві посади

При заповненні Табеля важливо розрізняти такі варіанти оформлення трудових відносин із працівником, як внутрішнє сумісництво і суміщення професій (посад).

Про суміщення професій (посад) можна говорити, якщо:

• окремий трудовий договір не укладався, але видано наказ керівника установи про покладання на працівника додаткових обов’язків за іншою посадою;
• встановлена доплата за суміщення посад.

При такому варіанті оформлення трудових відносин працівник виконує додаткові обов’язки за іншою професією (посадою) в межах робочого часу за основним місцем роботи. Тому облік робочого часу ведуть тільки за основною посадою (професією). Відповідно в Табелі на такого працівника заповнюють тільки один рядок(кодування «Р» або «01»).

Внутрішнє сумісництво відбувається коли:

• з працівником укладають окремий трудовий договір і видають наказ про прийняття працівника на роботу за сумісництвом;
• працівник виконує роботу за сумісництвом у вільний від основної роботи час;
• робота за сумісництвом оплачується окремо від основної роботи пропорційно відпрацьованому часу.

Облік робочого часу за основним місцем роботи і за сумісництвом потрібно вести окремо. Відповідно в Табелі на працівника — внутрішнього сумісника заповнюють два рядки: в одному обліковують час роботи за основним місцем роботи (кодування «Р» або «01»), а в іншому — за сумісництвом (кодування «РС» або «02», оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу). 

Робота в режимі неповного робочого часу

Робота в режимі неповного робочого часу (дня, тижня) може кодуватися в Табелі двома кодами:

• «РС» («02») — для годин роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством;
• «НД» («20») — для неявок у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень).

Згідно з законодавством, а саме ст. 56 КЗпП, за угодою між працівником і роботодавцем може встановлюватись як при прийнятті на роботу, так і згодом неповний робочий день або неповний робочий тиждень. На просьбу вагітної жінки, жінки, яка має дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, в тому числі таку, що знаходиться під її опікуванням, або здійснює догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку, роботодавець зобов'язаний встановлювати їй неповний робочий день або неповний робочий тиждень. Тобто для кодування відпрацьованого неповного часу, встановленого з ініціативи працівника застосовується код «РС» («02»).  

А ось роботу в режимі неповного робочого часу, встановленого з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП), в Табелі позначають кодом «НД» («20»). 

Водію встановлено ненормований робочий день: що у Табелі?

За потреби водіям легкових автомобілів може встановлюватися ненормований робочий день, тобто понад нормальну тривалість робочого часу.

На водіїв, які працюють на умовах ненормованого робочого дня, поширюється встановлений роботодавцем режим робочого часу. Тому керівник установи не має права систематично залучати працівників, які працюють у такому режимі, до роботи понад установлену тривалість робочого часу.

Майте на увазі: чинне законодавство не містить вимог щодо підтвердження «ненормованості» робочого часу працівників. Якщо працівник за потреби виконує роботу понад нормальну тривалість робочого часу і такі ситуації виникають неодноразово, працівнику встановлюють ненормований робочий день.

При встановленні ненормованого робочого дня зазвичай керуються Рекомендаціями щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затвердженими наказом Мінпраці від 10.10.97 № 7.

Основні ознаки цього режиму роботи такі:

1) виконувати роботу на умовах ненормованого робочого дня можуть тільки окремі працівники, для яких неможливо нормувати час трудового процесу (час роботи не можна вирахувати точно);

2) ненормований робочий день означає вихід за межі нормальної тривалості робочого часу. Таку роботу не вважають надурочною і додатково не оплачують;

3) ненормований робочий день не може бути встановлено працівникам з підсумованим обліком робочого часу.

Зверніть увагу, що години, відпрацьовані працівником надурочно як ненормований робочий час, не оплачують, а лише компенсують шляхом:

• надання щорічної додаткової відпустки;
• оплати у випадках, передбачених законодавством (наприклад, доплата водіям у розмірі 25% тарифної ставки).

Оскільки години, перепрацьовані в режимі ненормованого робочого дня, не оплачують, то в Табелі їх не відображають.

Тобто в Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми. Наприклад, якщо у водія 8-годинний робочий день, то в Табелі слід проставити 8 відпрацьованих годин навіть за умови, що працівник працював «ненормовано» цього дня. 

Якщо у працівників різна тривалість робочого дня протягом тижня

Статтею 50 КЗпП встановлено, що нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень.

 При цьому, як правило, графіком роботи передбачають однакову тривалість добової роботи (наприклад, 5 днів на тиждень по 8 годин).

Але деякі установи передбачають різну тривалість робочого дня протягом тижня. Законодавством це не заборонено.

У Табелі у такому разі слід відображати фактично використаний робочий час у годинах.

Наприклад, може бути так: понеділок-четвер — 8 год 15 хв (8,25 год), п’ятниця — 7 год. Загалом за тиждень отримуємо ті самі 40 годин, які передбачено КЗпП. 

Підсумований облік робочого часу

При підсумованому обліку робочого часу праця працівників регулюється графіками роботи (змінності), на підставі яких складають Табель робочого часу, в якому відповідно фіксуються дані про явки/неявки працівників на роботу за графіком.

У випадку якщо відповідно до графіка змінності час роботи припадає на ніч, табелювати такі робочі години можна або розбиваючи їх між суміжними добами, або відносячи на день початку/кінця зміни.

При табелюванні роботи працівників, яким установлений підсумований облік робочого часу, зазвичай використовують такі коди:

• «Р» («01») - години роботи, передбачені колдоговором;
• «РС» («02») - години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно з законодавством;
• «ВЧ» («03») - вечірні години роботи;
• «РН» («04») - нічні години роботи;
• «НУ» («05») - надурочні години роботи;
• «РВ» («06») - години роботи у вихідні та святкові дні. 

Робота у вихідний день

Табелем за формою № П-5 спеціального кодування для вихідних, святкових або неробочих днів не передбачено. Тому в полях навпроти таких днів або ставлять прочерк або залишають їх незаповненими. Адже мета Табеля — це накопичення інформації про використання робочого часу.

У той же час якщо працівник залучається до роботи у вихіднідні (тобто для нього робота в такі дні не передбачена трудовим договором згідно з його графіком роботи), то відпрацьований у такому разі час табелюють кодом «РВ» («06»). 

Табелюємо оплачувану відпустку

Законом України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР передбачено, що оплачувана відпустка надається працівникам виходячи з кількості календарних днів.

Тож, якщо працівник перебуває у оплачувальної відпустці, то в Табелі слід відмічати не лише робочі, а й вихідні дні.

При цьому для основної щорічної відпустці (ст. 6 Закону № 504) передбачено код «В» («08»).

Для щорічної додаткової відпустки (ст. 7, 8 Закону № 504) – код «Д» («09»).

Для додаткової відпустки, передбаченої ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» - код «Ч» («10»).

Для творчої відпустки (ст. 16 Закону № 504) – код «ТВ» («11»).

Для додаткової відпустки у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15 Закону № 504) – код «Н» («12»).

Для додаткової оплачувальної відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону № 504) – код «ДО» («15»). 

Табелюємо неоплачувану відпустку

У Табелі неоплачувану відпустку зазначають так:

• відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — «НБ» («13»);
• додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку (ст. 25 Закону № 504)  — «ДБ» («14»);
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — «ДД» («17»);
• відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону № 504) — «НА» («18»).

Для зручності в установі можуть вводитися позначення, розроблені під окремі підстави для надання відпустки без збереження зарплати. 

Як табелювати час у відрядженні?

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу (поїздка держслужбовця - за розпорядженням керівника держслужби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Таке визначення дає Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказомМінфіну від 13.03.98  № 59.

Тобто фактично працівник у відрядженні виконує доручену йому роботу, але не на своєму звичайному робочому місці.

Особливістю цього виду робочого часу є те, що дні перебування працівника у відрядженні прирівнюються до звичайного дня роботи за графіком (наприклад, восьмигодинним). У результаті робочі дні, на які припадає відрядження, обліковуються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі.

У цьому випадку день відрядження в Табелі відображають записами:

• що припадає на робочий: у верхньому рядку — «8», у нижньому — «ВД»;
• що припадає на вихідний день: у верхньому рядку — «Х» або прочерк, у нижньому — «ВД».

Якщо працівника відряджають спеціально для роботи у вихідний день, то роботу у відрядженні в такий день позначають у Табелі кодом «ВД» («07») і проставляють кількість годин, відпрацьованих у такий день.

Якщо працівник виїжджає у відрядження у вихідний день, то день від’їзду у відрядження позначають кодом «ВД» («07»), а наданий пізніше відгул — кодом «ІН» («22»).

Якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день і такий день повернення зазначено в наказі, то в Табелі день приїзду з відрядження позначають кодом «ВД» («07»), а наданий пізніше відгул (якщо це передбачено відповідним положенням) — кодом «ІН» («22»). 

Відрядження за основним місцем роботи: що в Табелі за сумісництвом? 

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, яке її відрядило (п. 13 розд. І Інструкції № 59). Тобто за дні перебування працівника у відрядженні з основного місця роботи оплата за місцем роботи за сумісництвом не здійснюється.

Крім цього, чинним законодавством не передбачено надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати на роботі за сумісництвом у разі, коли за основним місцем роботи він перебуває у відрядженні.

У такому разі в Табелі щодо працівника-сумісника слід зробити відмітку «Інші причини неявок («I» або «30»)».

Підтвердним документом для такого випадку є довідка з місця роботи працівника за основним місцем роботи або копія наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження. Саме так рекомендувало вчиняти Мінсоцполітики у листі від 23.04.2013 № 146/13/133-13. 

Тимчасова непрацездатність працівника

Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266, передбачає, що оплаті підлягають календарні дні тимчасової непрацездатності (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами).

Крім того, саме календарні дні хвороби та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами виключають при розрахунку середньої зарплати як поважні причини.

Тому в Табелі зазначають усі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на період хвороби, як робочі, так і вихідні та неробочі.

У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності:

• «ТН» («26») — за цим кодом зазначають оплачувану тимчасову непрацездатність (підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином);
• «НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (підтверджується довідками лікувальних установ). 

Якщо працівник захворів у відрядженні

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. При цьому дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження (абз. 3 п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59).

Отже, дні хвороби у відрядженні, засвідчені листком непрацездатності, в Табелі кодують «ТН» («26») (оплачувана тимчасова непрацездатність). 

Працівник відсутній на роботі, причини не відомі 

Інколи буває, що на момент заповнення Табеля документів, що підтверджують причину відсутності працівника, немає.

У такому випадку в Табелі слід зробити відмітку про неявки з нез’ясованих причин «НЗ» («28»).

Коли працівник надасть документи, що реабілітують його відсутність, або, навпаки, буде визнано факт прогулу, табельник має внести відповідні зміни. 

Відпустка до 3 років + «декретний» лікарняний 

Якщо працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, то в Табелі на неї проставляють буквене позначення «ВП» (або числове «16»).

Для відображення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами передбачено таке саме позначення («ВП» («16»)).

Тому якщо в жінки є листок непрацездатності по вагітності та пологах, а сама вона перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, то проблем із заповненням Табеля не виникне.

 За увесь період відпустки до 3 років за першою дитиною в Табелі проставляйте «ВП» («16»), у тому числі у разі накладання днів за листком непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами на дні відпустки для догляду за дитиною. 

Відпустка до 6 років + «декретний» лікарняний

Якщо в працівниці є листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, то відпустку для догляду за дитиною до 6 років (у Табелі відображають з кодом «ДД» («17»)) переривають. На підставі цього листка та заяви жінки із зазначенням дати початку відпустки надають відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.

У такій ситуації на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами в Табелі проставляють буквене позначення «ВП» (або код «16»). 

Відпустка до 3 років + робота на умовах неповного часу

Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, може вийти на роботу на умовах неповного робочого часу (ст. 179 КЗпП).

Але передбачене Табелем кодування видів витрат робочого часу не дозволяє у звичайному порядку чітко показати в Табелі таку ситуацію. Справа в тому, що ані код «ВП» («16»), ані код «РС» («02») окремо не відображають її повністю.

Тому, на нашу думку, Табель щодо такої працівниці можна заповнити двома способами:

• шляхом уведення нового, не передбаченого Табелем, коду видів витрат робочого часу (або шляхом відображення інформації про фактично відпрацьований такою працівницею час через дріб «РС/ВП») або
• шляхом уведення додаткових рядків до існуючої форми Табеля. При цьому в рядках, призначених для відображення інформації про відпрацьований працівницею час, слід зазначати фактичну кількість відпрацьованих годин за день та код «РС» («02»). А у рядках, призначених для відображення кількості днів, коли працівниця перебуває у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, слід проставляти код «ВП» («16») за всі календарні дні перебування в такій відпустці, а дані про кількість годин за такі дні не зазначати. 

Працівника мобілізували: що в Табелі?

Для відображення періоду мобілізації окремого кодування типовою формою Табеля не передбачено.

Проте відображати такий період в Табелі необхідно за допомогою відмітки «Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.)», буквений код — «ІН», цифровий код — «22».

На цьому наголосило Мінсоцполітики у листі від 05.06.2015 № 225/06/186-15.

Доповнимо, що такою ж відміткою можна також позначити час (дні/години) направлення працівника на курси підвищення кваліфікації або короткострокові семінари, зокрема тренінги. На це вказує Мінпраці у листі від 22.06.2010 № 6551/0/14-10/13.