Держстат у листі від 21.11.2016 р. № 09.4-12/307-16 роз’яснили окремі нюанси ведення типової форми первинної облікової документації № П-2 "Особова картка працівника" (далі - особова картка).
Автори листа зауважили, що особова картка ф. № П-2 містить стандартний уніфікований перелік показників, необхідних для складання респондентами форм державних статистичних спостережень із праці.
Формат особової картки передбачає як можливість доповнення даних про працівника в додаткових рядках, так і їх виправлення на підставі відповідних документів.
Наприклад, зміна прізвища, місця проживання, паспортних даних тощо. Виправлення такого роду інформації не є порушенням ведення первинного обліку на підприємстві і не тягне за собою адміністративної відповідальності.
Водночас звертаємо увагу на те, що особова картка використовується не тільки для статистичного обліку, а й для інших цілей. Так, реквізит "Підпис працівника" у розділі IV особової картки введено з урахуванням положень п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58.
Крім того, зауважуємо, що відповідно до наказу Мінсоцполітики від 02.07.2012 р. № 390 (далі - наказ № 390) особові картки належать до документів, які перевіряють державні інспектори з питань праці під час проведення перевірок додержання суб'єктами господарювання законодавства про працю та загальнообов'язкове державне соціальне страхування. При здійсненні таких перевірок на підприємствах усіх форм власності та у фізичних осіб, які використовують найману працю, значна увага приділяється, зокрема, належному оформленню трудових відносин із найманими працівниками.
Згідно з п.п. 1.1.11 Акта перевірки додержання суб'єктами господарювання законодавства про працю та загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом № 390, до питань, що підлягають перевірці, належить наявність підпису працівника в особовій картці про ознайомлення із записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення.