— Які кадрові документи повинен вести фізична особа - підприємець?
— Чи потрібно такому роботодавцю, в якого є наймані працівники, вести кадрове діловодство та в якому обсязі?
— Чи обов’язково затверджувати штатний розпис, графік відпусток, правила внутрішнього трудового розпорядку, вести табель обліку робочого часу?
Законодавство про працю прямо не передбачає обов’язку фізичної особи — підприємця (далі — ФОП) вести кадрову документацію при застосуванні найманої праці.
Однак, норми трудового законодавства поширюються на осіб, які працюють за трудовим договором з фізичною особою ч. 1 ст. 3 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), а отже, й на трудові відносини, що виникають між працівником та ФОП – роботодавцем. Так, щоб дотримати норми ст. 29 КЗпП, такий роботодавець повинен мати правила внутрішнього трудового розпорядку, адже зобов’язаний ознайомити з ними працівника до початку роботи за укладеним трудовим договором. Працівники, які мають трудові відносини з даним роботодавцем мають таке саме право на відпустки, як і працівники підприємств, установ, організацій (ст. 2 Закону України «Про відпустки»). А статтею 10 Закону "Про відпустки" встановлено, що черговість надання відпусток визначається графіками відпусток, які затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Відповідно, роботодавець зобов’язаний вести й облік відпусток, що надаються працівникам.
Щодо інших документів – відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286 (далі — Інструкція № 286), дія якої поширюється і на фізичних осіб-підприємців, зазначені основні методологічні положення з визначення показників кількості працівників у формах державних статистичних спостережень.
Пунктом 1.6 розділу I Інструкції установлено, що до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належать: наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особова картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати; розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості.
Задля практичного втілення настанов Інструкції № 286 підприємець має вести означену первинну облікову документацію з персоналу.
Щодо складання штатного розпису – це є необхідним у роботі з персоналом. На підставі штатного розпису ухвалюють рішення про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові. Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.
Позицію щодо необхідності ведення ФОП кадрової документації при застосуванні найманої праці висловило й Мінсоцполітики (лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10–16/06), з погляду Міністерства, це запобігатиме порушенням законодавства про працю і випадковим помилкам у роботі з персоналом.
Іван Лазарєв, державний інспектор відділу з питань додержання законодавства про працю, застрахованих осіб, зайнятість, працевлаштування інвалідів та з питань дитячої праці у Дніпропетровському регіоні.