«Поспішайте бачити» заповнення Книги ОДВ у ФОП-ЗС у прикладах

Умови прикладу

ФОП на загальній системі (неплатник ПДВ) провадить діяльність з липня 2015 року. Види діяльності: роздрібна торгівля алкогольними напоями та надання в оренду власної нерухомості (квартира). Для торгівлі він орендує магазин, в якому працює разом з найманим працівником (позмінно). У листопаді 2015 року були здійснені такі операції.

Зарплата працівникам

На картку працівника 06.11.2015 р. була перерахована зарплата за другу половину жовтня. За відомістю сума нарахованої зарплати — 1000 грн. Запис здійснюємо в день виплати зарплати.

У Книзі ОДВ відображається «грязна» сума зарплати, тобто без вирахування ПДФО та «утримань» з ЄСВ!

Разом із зарплатою сплачено ЄСВ, нарахований на неї (36,8 % х 1000 грн. = 368 грн.) і утриманий з неї, у тому числі утриманий при виплаті авансу за першу половину жовтня (3,6 % х (1000 грн. + 1000 грн.) = 72 грн.). Утриманий ЄСВ уже «сидить» у витратах у Книзі ОДВ у складі «грязної» зарплати, тому окремо його до витрат записувати не потрібно!

У ті дні, коли не було ані доходу, ані витрат, Книгу ОДВ можна не заповнювати.

Того самого дня сплачено ПДФО, утриманий із зарплати працівника (умовно — 47,85 грн.). Ця сума у Книзі ОДВ окремо не відображається («сидить» у складі «грязної» ЗП).

Купівля товару та його доставка

Сплачено постачальнику 09.11.2015 р. за 5 ящиків пива «Старопрамен» 0,33 л за ціною 6 грн. за пляшку (усього 600 грн.). На дату оплати товарів витрати у Книзі ОДВ не відображаються.

Витрати за придбаними товарами показуються в періоді, коли надійшла виручка від їх продажу (одночасно з відображенням доходу).

Наступного дня (10.11.2015 р.) отримано від постачальника партію пива, оплачену 09.11.2015 р. У Книзі ОДВ така операція не відображається, оскільки товар ще не проданий.

Крім того, отримано 20 пляшок коньяку «Грінвіч 5* 0,5 л кор.» (за ціною 85 грн. на загальну суму 1700 грн.), які згідно з договором будуть оплачені у грудні. На 10.11.2015 р. витрат немає.

За доставку пива та коньяку до магазину перевізнику (ППЄПу групи 3) сплачено 60 грн. Вважаємо, що такі витрати можна відобразити у Книзі ОДВ на дату виплати коштів перевізнику (незалежно від дати отримання доходу). При цьому не розподіляти транспортні витрати на кожну одиницю реалізованого товару.

Продаж товару

11.11.2015 р. працівник продав 2 пляшки коньяку «Грінвіч 5* 0,5 л кор.» і 4 пляшки пива «Старопрамен» 0,33 л одному покупцю, а також 10 пляшок цього пива різним покупцям. Ціни реалізації: коньяк — 100 грн./пляш., пиво — 8 грн./пляш. Сума доходу за день становила 312 грн. (2 шт. х 100 грн. + 4 шт. х 8 грн. + 10 шт. х 8 грн.). У Книзі ОДВ ФОП вказує загальну суму виручки за день — одним рядком (без розшифровки, від кого та за що вона отримана).

Записи про виручку за один і той самий день не одним рядком, а декількома порушують Порядок ведення Книги ОДВ від 16.09.2013 р. № 481 (і за це теоретично можуть навіть оштрафувати).

Отримавши дохід від продажу товарів, ФОП також отримує право відобразити витрати на купівлю цього товару, тобто може заповнити графи 6 і 5. Зауважимо, що до графи 6 потраплять тільки витрати на придбання проданого пива в сумі 84 грн. (14 шт. х 6 грн.), оскільки за нього вже сплачено постачальнику. А ось собівартість проданого коньяку до витрат не потрапить, оскільки він ще не оплачений (тобто витрати ще не понесені). Такі витрати потраплять до Книги ОДВ у місяці їх фактичної оплати, тобто у грудні.

Книгу ОДВ за підсумками дня заповнює сам ФОП (працівники Книгу не ведуть):

В ідеалі ФОП зобов’язаний відображати у графі 6 купівельну вартість саме проданих товарів. Однак при значній номенклатурі товарів, придбаних за різними цінами, це зробити складно. Тому деякі ФОП використовують облікові програми, які розраховують собівартість проданих товарів за бухметодами. Це допустимо.
А є й такі ФОП, які заповнюють графу 6 у момент сплати грошей постачальнику, не чекаючи на продаж товару. Це є порушенням, за яке як мінімум можна нарватися на адмінштраф у розмірі 51 — 136 грн. ( ст. 164¹ КУпАП).

Купівля основних засобів

12.11.2015 р. ФОП придбав для магазину 2 холодильники загальною вартістю 40000 грн. Уключити до витрат вартість холодильників не можна, оскільки в  п. 177.4 ПКУ у складі витрат прямо не згадана амортизація основних засобів (на що вказують і податківці). Тому у Книзі ОДВ запис про них не з’явиться. ☹

У цій ситуації, щоб не втратити право на витрати, краще було б, щоб ці холодильники придбав дружній ППЄП (3 групи) і надавав вам їх в оренду. Тоді ви б могли щомісяця відображати у графі 8 Книги ОДВ орендну плату за обладнання на підставі п.п. 177.4.4 ПКУ.

Аванси з ПДФО та ЄСВ

13.11.2015 р. ФОП сплатив аванс з ПДФО «за себе» (2000 грн.). Але ПДФО (як аванси, так і річна сума) не включається до витрат ФОП (тобто і до Книги ОДВ), оскільки не вказаний у  п. 177.4 ПКУ. Однак на суму сплачених авансів наприкінці року можна буде зменшити підсумковий (річний) ПДФО.

Що ж до авансів з ЄСВ, то вони скасовані з 29.05.2015 р.*, тому їх сплачувати не потрібно. А ось річний платіж з ЄСВ можна поставити до витрат (графа 8 Книги ОДВ) на підставі п.п. 177.4.3 ПКУ. Витрати відображаються в день сплати ЄСВ (а його потрібно сплатити не пізніше 10.02.2016 р.).

* Про це ми розповідали у статті «ФОП-спрощення або варіація, однак зникла ЄСВ-оптимізація» у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 25.

Сплачена орендна плата

16.11.2015 р. ФОП протягом дня продав 20 пляшок пива різним покупцям на суму 160 грн. Крім того, він сплатив орендну плату за магазин у розмірі 600 грн. Орендні витрати в повному обсязі (без прив’язки до проданих товарів) відображаються у графі 8 Книги ОДВ на дату виплати коштів (можна в одному рядку з іншими витратами, а можна виділити їх і в окремий рядок).

Повернення товару

17.11.2015 р. покупець повернув 3 пляшки пива неналежної якості. Така операція відображається у графі 3 Книги ОДВ, зокрема, вказується сума грошей, повернених покупцю (3 шт. х 8 грн. = 24 грн.).

Крім того, слід зменшити раніше відображені витрати на суму 18 грн. (3 шт. х 6 грн.). На нашу думку, цю суму слід поставити до графи 6 Книги ОДВ зі знаком «мінус». При цьому до графи 5 слід унести реквізити акта повернення.

Отримана орендна плата

Оскільки ФОП здавав квартиру в оренду не як громадянин, а як підприємець (міг би здати і як громадянин), отримана орендна плата має фігурувати у графі 2 Книги ОДВ. При цьому окрему Книгу для оренди заводити не потрібно: усі підприємницькі доходи скопом відображаються в одній-єдиній Книзі ОДВ. Це потім у декларації про доходи їх розбивають за видами діяльності, та й то здебільшого «на око».

Припустимо, 18.11.2015 р. ФОП отримав від орендаря платіж у розмірі 3000 грн. І того самого дня оплатив рахунки за електрику, воду тощо на суму 700 грн.

Що стосується комунальних платежів за квартиру, то їх можна включити до витрат у день оплати, оскільки квартира використовується в підприємницькій діяльності. Але обов’язково мають бути рахунки та квитанції про оплату.

Цього ж дня в магазині працівник продав 2 пляшки коньяку і 30 пляшок пива на загальну суму 440 грн. Книгу ОДВ заповнюємо так:

Підбиваємо підсумки

30.11.2015 р. підбито підсумки за місяць. Вважаємо, що підсумки слід підбивати за всіма графами, незважаючи на те, що в Порядку № 481 це передбачено тільки для «прибуткової» графи 2.

v.miroshnichenko@buhgalter911.com