Относительно включения в отчет об использовании средств, предоставленных на командировку, стоимости книг-справочников, приобретенных работником за собственные средства во время пребывания в служебной командировке за рубежом

   

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
   
   ЛИСТ
   
   від 12.10.2010 р. N 31-26030-12-29/27606

   
   Міністерство фінансів розглянуло лист щодо включення до звіту про використання коштів, наданих на відрядження, вартості книжок-довідників, придбаних працівником за власні кошти під час перебування у службовому відрядженні за кордоном, і повідомляє.
   
   Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі - підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
   
   Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.
   
   З метою податкового обліку положеннями підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" визначено перелік витрат на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником податку або є членами керівних органів такого платника.
   
   Одночасно встановлено, що до складу валових витрат платника податку можуть бути включені витрати на відрядження за умови наявності підтверджуючих документів щодо зв'язку такого відрядження з основною діяльністю такого платника податку (зокрема, документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах , які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку) за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість зроблених витрат, а також не підтверджені документально добові витрати (в межах граничних норм).
   
   Згідно з чинним законодавством витрати на придбання книг-довідників чи інших товарно-матеріальних цінностей за кошти підприємства або за рахунок власних коштів під час відрядження працівника до складу витрат на відрядження не включаються.
   
   Підпунктом 1.3 розділу II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59, визначено, що придбання валютних коштів в уповноваженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.
   
   Статтею 7 Декрету Кабінету Міністрів України від 19 лютого 1993 року N 15-93 "Про систему валютного регулювання і валютного контролю" визначено, що в розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту використовується як засіб платежу іноземна валюта. Такі розрахунки здійснюються лише через уповноважені банки.
   
   Видача коштів на відрядження або під звіт, звіт за отримані кошти і відповідальність за невиконання фінансових зобов'язань працівника врегульовані пунктом 9.10 статті 9 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб". Форма Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядок складання вказаного Звіту затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 19 вересня 2003 року N 440.
   
   У той же час слід відзначити, що питання придбання працівником для підприємства товарно-матеріальних цінностей за власні кошти та правомірності їх подальшого відшкодування врегульовані положеннями статей 1158 та 1160 Цивільного кодексу України щодо права особи, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, вимагати від даної особи відшкодування фактично зроблених витрат за умови подання звіту про здійснення таких витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії.
   
   Враховуючи те, що питання порядку організації та здійснення валютно-обмінних операцій на території України, переміщення іноземної валюти через митний кордон України, а також отримання готівки відносяться до компетенції Національного банку України, з метою отримання більш докладних роз'яснень щодо цього Вам необхідно звернутися безпосередньо до Національного банк Україна.
   
   Також просимо врахувати, що відповідно до статті 2 Закону Україну "Про державну податкову службу в Україні" та статтею 4 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" роз'яснення окремих положень податкового законодавства надаються податковими органами.
   
   Заступник Міністра
   А. Кравець