Суттєві та несуттєві помилки у реквізитах ТТН
Товарно-транспортна накладна (ТТН) виконує подвійну функцію: вона є як транспортним документом, так і первинним документом бухгалтерського обліку. Це означає, що вимоги до її заповнення регулюються різними нормативно-правовими актами, і помилки в реквізитах можуть мати різні наслідки залежно від контексту.
Обов'язкові реквізити ТТН
1. Згідно із Законом України «Про автомобільний транспорт» (Закон № 2344) – для транспортних цілей:
- Дата і місце складання.
- Вантажовідправник (повне найменування/П.І.Б., код платника податків або податковий номер/РНОКПП або серія та номер паспорта).
- Автомобільний перевізник (повне найменування/П.І.Б., код платника податків або податковий номер/РНОКПП або серія та номер паспорта, П.І.Б. водія та номер його посвідчення).
- Вантажоодержувач (повне найменування/П.І.Б., код платника податків або податковий номер/РНОКПП або серія та номер паспорта).
- Транспортний засіб (марка, модель, тип, реєстраційний номер автомобіля, причепа/напівпричепа), його параметри (довжина, ширина, висота, загальна вага, в тому числі з вантажем, та маса брутто).
- Пункти завантаження і розвантаження.
2. Згідно з Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні (Правила № 363) та Інформаційною довідкою Мінрозвитку – для транспортних цілей (оновлена форма з 03.01.2025):
- Після 03.01.2025 року необхідно використовувати нову форму ТТН. Всі поля цієї форми вважаються обов'язковими для заповнення, за винятком тих, які неможливо заповнити через специфіку вантажу (наприклад, кількість місць для насипного вантажу).
- Не допускається видалення "зайвих" полів/реквізитів із форми.
- Обов'язковими є підписи водія, відповідальних осіб вантажовідправника та вантажоодержувача. Печатка не є обов'язковою.
- Заповнення числових даних (наприклад, маса брутто, кількість місць) словами (прописом), якщо це вимагається.
3. Згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (Закон № 996) – для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування:
- Назва документа (форми).
- Дата складання.
- Назва підприємства, від імені якого складено документ.
- Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру.
- Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення.
- Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
- Реквізити, що стосуються габаритно-вагових параметрів транспортного засобу, не є обов'язковими з точки зору Закону № 996.
Значні та несуттєві помилки в реквізитах ТТН
Несуттєві (незначні) помилки:
Несуттєві недоліки в ТТН як первинному документі не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що ці недоліки одночасно:
- Не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
- Не викривляють відомості про дату складання первинного документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст і обсяг господарської операції.
Приклади несуттєвих помилок:
- Незначні неточності в заповненні реквізитів, що не мають прямого обліково-податкового характеру (наприклад, параметри транспортного засобу).
- Відсутність максимальної деталізації опису господарської операції, якщо загальний зміст операції зрозумілий та дозволяє ідентифікувати активи, зобов'язання, доходи або витрати.
- Помилка в посаді відповідальної особи (наприклад, "комірник" замість "завідувач складу"), якщо рух активів відбувся і є інші документальні підтвердження.
- Відсутність підпису водія, якщо наявні інші докази перевезення (наприклад, подорожні листи).
- Відсутність печатки на ТТН, оскільки її використання не є обов'язковим для суб'єктів господарювання.
- Незначні недоліки у даті складання ТТН, якщо дати навантаження та розвантаження зафіксовані.
Значні помилки:
Значні помилки можуть ставити під сумнів реальність господарської операції або призводити до адміністративної відповідальності.
- Відсутність ТТН: Може призвести до штрафу для перевізника у розмірі 17 000 грн згідно зі ст. 60 Закону № 2344, а також сумнівів податкових органів щодо реальності операції.
- Використання старої форми ТТН після 03.01.2025 року: Може бути прирівняне до відсутності ТТН з відповідними наслідками для перевізника.
- Видалення "зайвих" полів/реквізитів з нової форми ТТН: Документ не буде вважатися ТТН, що може призвести до штрафу.
- Відсутність обов'язкових реквізитів згідно із Законом № 996: Робить документ не належним первинним документом, що може призвести до невизнання витрат або податкового кредиту.
- Недостовірні відомості про масу або габарити вантажу, що не відповідають фактичним даним: Може призвести до адміністративного штрафу для вантажовідправника у розмірі 51 000 грн згідно зі ст. 132-2 КУпАП.
- Невірні або відсутні повні адреси пунктів навантаження/розвантаження, особливо якщо вони не відповідають реальному місцезнаходженню складських приміщень: Може стати підставою для невизнання податкового кредиту.
- Заповнення числових даних цифрами замість слів (прописом), коли це вимагається: Може бути розцінено як відсутність ТТН і призвести до відповідальності.
Загалом, хоча суди часто стають на бік платників податків у разі несуттєвих недоліків, завжди краще максимально повно та коректно заповнювати всі реквізити ТТН, оскільки це може допомогти уникнути зайвих питань з боку контролюючих органів. Важливо пам'ятати, що реальність господарської операції та рух активів є ключовими для її визнання, і інші первинні документи можуть доповнювати ТТН.
Боремося з безтоварністю (нереальністю) господарських операцій
Значні й незначні помилки в реквізитах ТТН: як визначитись?
Правила заповнення нової ТТН: рекомендації Мінрозвитку
