Особова справа працівника
Особова справа працівника – це важливий документ, який містить інформацію про трудову діяльність працівника протягом усього часу його роботи на підприємстві. Ось основні аспекти, які слід враховувати:
Нормативні документи
Правила № 1000/5: «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджені наказом Мін’юсту. Ці правила є обов’язковими для всіх установ.
Перелік № 578/5: «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затверджений наказом Мін’юсту.
Для яких категорій працівників ведеться особова справа
Відповідно до Переліку № 578/5, особові справи обов’язково ведуться на:
- керівників організацій;
- службовців;
- професіоналів;
- фахівців;
- працівників громадських організацій;
- сумісників
Документи, що входять до особової справи
Згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5, до особової справи входять:
1. Заява про прийняття на роботу.
2. Письмовий трудовий договір (контракт).
3. Копії або витяги з наказів про прийняття на роботу.
4. Особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка.
5. Автобіографія.
6. Копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім осіб, які відмовились від ІПН через релігійні переконання), копія військового квитка (за наявності).
7. Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання.
8. Заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних.
9. Копії або витяги з наказів про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво.
10. Копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності).
11. Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних.
12. Копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення.
13. Документи з атестації.
14. Заява про звільнення з роботи.
15. Копії або витяги з наказів про звільнення з роботи.
Документи в особовій справі групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.
Важливі моменти
Зберігання документів: Термін зберігання особової справи становить 75 років.
Внесення змін: У разі зміни працівником місця проживання, необхідно внести зміни до особової картки працівника (за її наявності) та до письмового трудового договору. Особовий листок з обліку кадрів не коригується.
Подяка: У трудовій книжці та особовій справі робиться запис про нагородження подякою. Копії подяк до особової справи не долучаються.
Ця інформація допоможе вам правильно організувати ведення особових справ працівників на вашому підприємстві.
Працівник змінив адресу проживання: в яких кадрових документах це врахувати
